當(dāng)前公文管理巾的問題及解決對策探究

朱蘇春

本文結(jié)合筆者在企業(yè)中的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對公文管理中常見的一些問題進(jìn)行了總結(jié)，并就如何提高單位的公文管理水平談了幾條個人看法，希望能夠?qū)ζ渌颂峁┮恍┙梃b。

公文管理 問題與對策

引言

所謂公文管理一般是指收發(fā)文單位特定的人員使用特定辦法對公文進(jìn)行管理，使其符合單位收發(fā)要求，該過程是一個動態(tài)的過程，包括公文擬制、辦理、保管和歸檔等一系列工作，做好公文管理要解決好當(dāng)前公文管理中存在的問題，提高思想意識和人員素質(zhì)，從根本上提高單位公文管理水平。

當(dāng)前公文管理中的存在的問題

（1）當(dāng)前有關(guān)公文制度建設(shè)和公文處理要求不相適應(yīng)

目前公文在大多數(shù)基層單位當(dāng)中主要是進(jìn)行簡單轉(zhuǎn)發(fā)和宣講對上級公文管理要求進(jìn)行傳達(dá)，對自身所在單位的公文處理編制的時候很多都是閉門造車，沒有和優(yōu)秀公文制度相比較，公文格式樣本設(shè)計(jì)的時候也沒有從自身實(shí)際出發(fā)使得一些公文范例參考意義不強(qiáng)，覆蓋面不夠廣，制度建設(shè)成為了“公文要求雜記”，公文內(nèi)容繁雜、冗余文字較多，寫作方法仍然需要進(jìn)一步改進(jìn)。

（2）公文培訓(xùn)水平不能滿足公文質(zhì)量要求

單位內(nèi)部組織的公文培訓(xùn)活動比較少，想要學(xué)習(xí)該方面技能的人得不到及時充電，實(shí)踐指導(dǎo)也不夠，培訓(xùn)效果不理想。外部培訓(xùn)和公開課和單位自身公文實(shí)際要求情況不相適應(yīng)，不能達(dá)到切實(shí)需要的目標(biāo)，就當(dāng)前來說很多基層單位還沒有足夠多的和公文有關(guān)的論文和資料，當(dāng)前使用的文獻(xiàn)資料也不具備系統(tǒng)性和權(quán)威性，最終致使基層單位培訓(xùn)資料缺乏系統(tǒng)的章法，培訓(xùn)效果直接受到影響。

加強(qiáng)公文管理規(guī)范的主要做法

（1）按照規(guī)定制定合理的公文處理制度

想要保證基層單位的公文高效運(yùn)轉(zhuǎn)，首先應(yīng)該有一個成熟完善的管理制度，正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，加強(qiáng)制度建設(shè)有利于為公文寫作制定一個規(guī)范的框架。所以各級單位應(yīng)該在嚴(yán)格落實(shí)上級單位要求的基礎(chǔ)上，根據(jù)自身的實(shí)際情況編制出可行性比較高的公文寫作和處理規(guī)定，統(tǒng)一本單位的公文寫作格式。

（2）制定切合實(shí)際的公文處理辦法

一些單位在自己制定的《公文處理辦法》中，《辦法》編制人員特意設(shè)置了多種公文種類和形式以及公文寫作規(guī)則等，使得公文處理辦法具備較高的可操作性，同時該《辦法》也可作為剛剛進(jìn)人單位的基層員工的培訓(xùn)素材使用。公文格式要求在該公文處理辦法中得到具體說明，編制人員能夠?qū)⒏黝惞囊筠D(zhuǎn)化成為加密特急通知文件、聯(lián)合發(fā)文請示件等11種典型的公文格式模板。

（3）制定出實(shí)用的公文處理力、法

通過對一些單位制定的公文處理辦法進(jìn)行分析后，發(fā)現(xiàn)一些單位的制度并沒有對所有的文種給與說明，二是根據(jù)單位的實(shí)際情況保留了除了決議、公報(bào)、命令之外的9中常用文體。在行為規(guī)則上，公文規(guī)范編制人員將上行文、平行文和下行文需要遵循的文種選擇和抄送單位等都采納到了公文處理的辦法當(dāng)中，考慮到不同單位的不同性質(zhì)，編制人員對于請示和批復(fù)類的公文進(jìn)行了重點(diǎn)闡述，其主要原因就在于在實(shí)際寫作中，請示、批復(fù)類公文中的質(zhì)量問題比較多，主要表現(xiàn)為公文的文體不一致、公文標(biāo)題太長、公文的附件格式和附注標(biāo)注不規(guī)范等問題。所以，編制人員在管理公文的時候需要將批復(fù)類的公文轉(zhuǎn)化為“批轉(zhuǎn)類公文”，并規(guī)定公文的題目不得超出50個字、不得高于三行，該類公文標(biāo)題格式統(tǒng)一成《某單位關(guān)于某某評審意見的通知》。

加強(qiáng)公文管理規(guī)范的有效建議

（1）要加快條例標(biāo)準(zhǔn)向處理辦法的轉(zhuǎn)化速度

一般來說，條例具備法的效力，而且條例也具備行為簡潔和受法律約束力等特點(diǎn)，不過因?yàn)闂l例僅僅能夠明確一些硬性規(guī)定的內(nèi)容，在實(shí)際的實(shí)行過程當(dāng)中很容易出現(xiàn)指導(dǎo)性不強(qiáng)、行文零散等一些影響公文處理人員學(xué)習(xí)事件的問題。基層單位要在充分的吸收《條例》和《寫作標(biāo)準(zhǔn)》的基礎(chǔ)之上，針對一些公文的寫作細(xì)節(jié)和特殊問題加以規(guī)范，比如和自身單位發(fā)展的實(shí)際情況，根據(jù)實(shí)際需求將不需要的文種予以革新或者去除，加強(qiáng)對批轉(zhuǎn)類公文的細(xì)節(jié)詞論。

（2）推動處理辦法轉(zhuǎn)化為工作手冊

首先，公文的編制人員要以公文處理辦法為依據(jù)，將規(guī)范格式模板、公文業(yè)務(wù)規(guī)范等其他內(nèi)容融合在一起形成工作要求，并且要將各種公文管理制度落實(shí)到工作手冊當(dāng)中，人手一份，為所有從事公文寫作和處理的人員規(guī)范行文提供指導(dǎo)，另外還可以在實(shí)際的公文處理當(dāng)中篩選出一些具有典型錯誤的文章案例及公文格式常見問題實(shí)例給單位開展公文寫作有關(guān)培訓(xùn)的活動提供一些培訓(xùn)材料，最后基層公文管理單位還要加強(qiáng)收發(fā)文質(zhì)量管理工作，對于不規(guī)范的公文必須退還重寫，以此來帶動擬稿單位及時加以改進(jìn)。

（3）公文管理者要重視單位的辦文實(shí)際情況

基層單位公文管理工作者除了應(yīng)該充分了解單位辦文的實(shí)際情況以外，還要對單位的實(shí)際辦文制度要求和學(xué)習(xí)培訓(xùn)在基層的效果反饋情況進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，另外還要定期邀請基層單位向辦公室反映某個階段集中存在的問題，針對問題進(jìn)行深入分析和討論，運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法集中提出修改意見進(jìn)行整改，推動全單位的公文管理規(guī)范化。

結(jié)語

公文寫作是企業(yè)管理中的重要工作，因此要選聘一些政治覺悟高、責(zé)任心強(qiáng)的正式員工負(fù)責(zé)公文管理工作；二是要加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流培訓(xùn)，提高辦文秘書綜合素質(zhì)，從發(fā)文質(zhì)量、收文處理、文件保管等方面全面檢查基層單位文秘工作人員公文管理情況，調(diào)動相關(guān)工作人員積極性和主動性，為企業(yè)公文管理作出貢獻(xiàn)。

[1]徐梅芳.當(dāng)前我國行政公文處理存在的主要問題及其對策研究[D].湖北大學(xué)，2010.

[2]闕宗仁.當(dāng)前機(jī)關(guān)公文處理中的問題及其對策[J].黨政研究，1999（3）：69-71.