如何科學規范的進行人事檔案管理工作

向陽

人事檔案是對個人的經歷、政治思想、業務能力、思想品德、工作表現、工作業績、薪酬福利等多項內容進行記錄，是對人才的一種整體的考察，同時，也是正確選撥人才的主要標準，以及單位員工退休、養老等切身利益的一項重要依據。可是就目前我國的人事檔案管理工作來看，對其重視程度還遠遠不夠，管理也不到位，所以，在現如今這個信息化的時代，必須要充分利用好一切信息化手段，加強對人事檔案管理的現代化意識，不斷完善人事檔案管理的相關制度，加強對人事檔案規范化、現代化、科學化的建設，最終可以實現人事檔案的科學、規范化管理。

一、我國人事檔案管理工作的現狀及普遍存在的問題

（一）對于人事檔案管理工作的重視程度不夠

很多單位當中的員工，甚至包括有些領導對于人事檔案管理工作的認識還存在著一些誤區，他們普遍認為人事檔案管理工作屬于是檔案保管員的一項事務性工作，并不能為單位帶來任何的經濟效益，只要確保檔案不泄露、不丟失，可以及時應對查檔、外調工作就可以。這些都說明有很多人對于人事檔案管理工作缺乏認識，重視程度不夠，這樣的一種思想觀念并不能適應現代化管理的要求。

（二）對人事檔案管理的力度不夠，管理方式落后，水平較低

負責人事檔案管理工作的工作人員，很多都沒有經歷過專業的知識教育培訓，因此，這些工作人員對于人事檔案的材料收集、整理、歸檔、裝訂等工作，以及檔案的重要性及管理檔案的具體要求并不清楚，缺乏檔案收集的意識。同時，大多數的人事檔案管理人員都是身兼數職，這樣并不能使其把精力全部投入到檔案管理工作中。在眾多的人事檔案當中，有一些需要歸檔的材料不具有真實性，而歸檔的材料也沒有進行及時的補充和完善，這樣一來，歸檔的材料就不能準確的反映出本人的實際情況，最終使得人事檔案不斷的進行改革，而且人事制度也隨著不斷進行改革。人事檔案管理工作如何才能適應時代發展的需求，并且對人事檔案管理工作的內容及范圍、檔案的收集方式、人事檔案的服務對象進行不斷的更新，是負責人事檔案管理工作的相關人員所面臨的一項嚴峻的問題。

（三）對人事檔案的交接手續沒有引起重視，交接手續不嚴謹

由于有一些人事檔案的管理人員并不是專職人員，因此，在其離開工作崗位，進行檔案的移交工作時，交接程序并沒有按照要求進行，沒有做到該檢查的檢查，該清理的清理，該簽字的簽字，這些就導致人事檔案在材料及數量上面出現了不同程度的問題，同時責任及界限也不夠清晰。這其中，甚至有些人事檔案的管理人員覺得交接工作只是把鑰匙一交就可以，這樣會使人事檔案的交接工作出現脫節，進而出現人事檔案管理的硬件設施不夠完善，對認識檔案管理人員沒有及時進行培訓的情況。

（四）人事檔案管理人員對人事檔案的重要性認識程度不夠

一部分的人事檔案管理人員，他們覺得只要有一份好的工作就可以，至于檔案，全都是可有可無的。有些人甚至都不知道自己的人事檔案在哪里存放，還有些人覺得自己的檔案就應當由自己親自保管，不應該在單位存放，這樣就會導致有些應該歸檔的材料沒有及時的交給人事檔案管理人員進行存檔，所以，必然會出現人事檔案材料不完整，嚴重的還會出現人事檔案的材料丟失、缺失等情況。

（五）人事檔案的管理方法不夠先進

我國很多地區，在人事檔案的管理方法上，缺少相應的檔案管理軟件，在查找人事檔案的相關信息時，仍然需要手工查找，這位人事檔案的查閱帶來了很大的不便。而存儲人事檔案的工具仍然是傳統的鐵皮柜，這種柜子不僅占地面積大，同時所占空間也不能被完全的應用，所以顯得十分落后。

二、加強人事檔案科學規范管理的具體措施

人事檔案是對個人的經歷、政治思想、業務能力、思想品德、工作表現、工作業績、薪酬福利等多項內容進行記錄，是對人才的一種整體的考察，只有完全發揮出人事檔案的價值，才可以更好的服務于黨組織及人民群眾。

（一）加強人事檔案管理意識，強化人事檔案管理程序

不斷加強單位領導對于人事檔案管理的意識，對人事檔案管理的硬件設施進行不斷的完善，對檔案所用庫房要增加，庫房內要增添空調、檔案密集架、電腦、除濕機等。通過最先進的計算機管理軟件，建立一套人事檔案信息存儲及檢索的系統。由于人事檔案管理工作屬于是單位人事管理工作的一項最主要的環節，與單位員工的各項薪資福利、職稱評定等都有著直接的聯系，所以，必須要及時提升人事檔案管理人員的整體素質，加強他們對人事檔案工作的自覺、主動性，這樣才能使人事檔案的材料準確，并且歸檔及時。

（二）加強干部人事檔案的管理力度

干部人事檔案是黨和國家的機密，干部人事檔案是用人的重要依據，是澄清個人有關問題的最佳信證。因此在干部人事檔案日常管理上，要堅決按制度，按規定辦理。要堅持做到“三不轉”，即個人帶檔不轉、沒有調函不轉，接收單位不明不轉；要堅持做到“四不借”，即未經領導批準不借、非特殊需要不借、手續不全不借、親屬檔案不借；要堅持做到“五不查”，即非人事干部不查、無組織介紹信不查、涉及本人不查、牽扯親屬不查、未經批準不查。只有這樣才能確保干部檔案日常管理規范化。

（三）人事檔案的管理工作要做到有章可循、規范操作

人事檔案的管理人員必須要主動做好檔案的收集工作，確保做到制度上墻、有章可循。準備一個員工檔案借閱登記薄、檔案轉入及轉出登記簿、職工檔案材料轉入及轉出登記簿、檔案材料移交表等。由于時間較長而收集不到的檔案材料，一定要查清楚原因，并及時的進行登記，這樣可以方便以后的查找工作。因此，在人事檔案材料的收集過程中，必須要做到口勤、手勤、腳勤，對于新的資料要進行及時的補充，使人事檔案的作用可以完全的發揮出來。

（四）不斷加快檔案信息化進程，提高人事檔案管理工作的效率

通過計算機技術進行人事檔案信息的檢索及存儲，最終能夠實現人事檔案的網絡化管理，是現如今人事檔案管理工作的一項重要工作。想要做到這些，就必須要建立一個人事檔案的數據庫，真正實現人事檔案管理的信息化和網絡化。而且，要在對使用權限進行明確規定的基礎上，將部分信息對個人及部門進行公開，建立一套公開的人事檔案管理體制。這樣一來，就會加強員工的檔案意識，最終提高人事檔案管理工作的效率。

三、結語

人事檔案管理工作如果想要取得進一步的發展及突破，就必須要緊緊抓住機遇，同時也要不斷加強自身的學習，努力提高人事檔案管理人員的整體素質，打破固有的思想，形成一套全新的人事檔案管理思想及觀念，這樣才能夠適應我國檔案事業的不斷發展，并最終實現人事檔案管理的科學化、規范化、現代化。（作者單位為湖南鷹嘴界國家級自然保護區管理局）