高效時間管理研究

錢丹

一、時間管理的重要意義

（一）高效時間管理是促進個人成長的必然要求

不善時間管理有兩種表現：一種無所事事，碌碌無為，每天不知道應該做什么，揮霍時間；一種忙而無效，徒勞無功，每天忙得暈頭轉向卻成效不佳。前蘇聯科學家柳比歇夫，用一生進行時間管理。從28歲開始，每天對自己所做事情的時間進行記錄、統計和總結，一直堅持到離世。他的一生高效實現了人生寬度，在農學、動物學、哲學、遺傳學、進化論等方面都取得了成就。

（二）高效時間管理是促進組織發展的必然要求

個人績效和組織績效相輔相成。一方面，只有個人的工作效率提高了，組織的績效才可能提高。另一方面，做好時間管理提高個人效率的同時促進本單位的發展，才能得到組織的認可，從而促進個人的發展。

（三）時間的四項獨特性需要高效管理

一是供給毫無彈性，時間具有普遍公平性，每個人的一天皆為24小時。二是無法蓄積，不能像金錢一樣儲存。三是無法取代，世間萬事萬物必須依賴時間這一基本資源。四是無法失而復得，一但流逝，無法挽回。因此，時間彌足珍貴需要高效利用。

二、時間管理的內涵

（一）時間管理的含義

用技巧、技術和工具完成工作，實現目標，時間管理并不是要花更多的時間，而是更有效的運用時間。本質是“自管理者的管理”。通過自我管理，自我約束，合理有效地利用時間。

（二）時間管理的演變

第一代時間管理，著重便條與備忘錄，在忙碌中調配時間；第二代時間管理，強調行事歷與日程表，注意規劃時間的重要性；第三代時間管理，強調優先級觀念，依據輕重緩急設定目標；第四代時間管理，以自然法則為中心，羅盤理論和正北理論，強調方向正確最重要，不求快而求如何接近目標，這是一種現代時間管理理念。

三、從西方經典理論談時間管理

（一）二八時間管理法分析與應用

意大利經濟學家帕雷托提出80：20定律：世界上充滿了不平衡性，20%的人口擁有80%的財富，20%的員工創造了80%的價值……將這一經濟學原理運用于時間管理，啟示是把多數的時間和精力用在關鍵問題上，在有限的時間里創造更多的價值。

（二）象限時間管理法分析與應用

又叫四象限法則。按照時間的重要性和緊迫性程度把事物分為四個象限：第一象限，既重要又緊急的事，如突發事件應該馬上去處理。第二象限，不緊急但重要的事。正是由于它的不緊急會被忽略。如果被拖延，會隨著時間的推移，越來越緊急，直到突破一定的極限，變成一象限的突發事件。 應該平時多花點時間去處理。第三象限，緊急但是不重要的事，通常是被打擾的事件。因為緊急會有所錯覺，表面看似第一象限，隨著時間的不斷推移，當越過一定的極限以后，因為失去時機而消失。應減少時間分配。第四象限是既不重要也不緊急的事，盡量不占用主要時間。

（三）艾維李的效率法的分析與應用

美國管理學家艾維李的認為：先花5分鐘的時間，把接下來的一個階段，要做的6件事情列出來；然后花5分鐘的時間，對這6件事情進行排序；然后按照次序執行，以保證所有的時間都在做最重要、最有價值的事情。也稱作“10分鐘6件事效率法”。

簡而言之，每天對第二天要做的事情進行計劃。第一步：列出第二天要做的N件事情；第二步：把這N件事情按重要性和緊急性排序；第三步：第二天按照計劃一一完成，避免遺漏。

四、時間管理的四則運算

（一）加法——找出隱藏的時間

時間如海綿里的水，只要愿意擠，總還是有的。有很多零碎的時間，可以化零為整。善于利用空擋的時間，比如上班路上、排隊、候車的時間、下班前的幾分鐘，有效瀏覽碎片化的信息或者做工作計劃。

（二）減法——減少時間的浪費

減少干擾。遵循時間管理的韻律原則：一是保持自己的韻律，學會適當拒絕。由于愛面子不好意思拒絕別人的要求，結果無端地浪費了時間。所以可以有技巧地婉言謝絕，提供更好的建議。二是要與別人的韻律相協調。尊重對方的時間，不要唐突打擾，與他人時間取得協作。

（三）乘法——提高工作成效

不善統籌安排會浪費大量時間。做事情不分輕重緩急，把多數時間用在了不重要的事情上面，結果丟了西瓜，撿了芝麻。正如管理學中“泡茶的藝術”，第一步，洗好水壺，灌上涼水，放在火上；第二步，在等待水開的時間里，洗茶壺、洗茶杯、拿茶葉；第三步，等水開了，泡茶喝。乘法即要善于統籌，把事情重疊去做，用最短的時間做最多的事情。

（四）除法——根除浪費時間的習慣

克服“拖延”。帕金森定律指出工作會自動膨脹，占滿一個人所有可用的時間；人們會根據任務的最終完成期限來對工作速度進行調整。假如一項工作的完成期限是一周，人們會如期完成；而同一項工作完成期限是一個月，便會下意識放慢進度，將整個月的時間都耗在上面。克服拖延要做好分解，把大任務分成若干小任務，明確輕重緩急，按照邏輯順序進行排列，逐步完成。（作者單位：中共重慶市九龍坡區委黨校）