企業辦公室管理創新

宗瓊

辦公室作為一個企業的中樞機構，創新的管理思路和方式，不僅可以提高工作質量和效率，而且對提升企業的整體管理水平有著舉足輕重的作用。本文結合科研單位辦公室管理的現狀，著重論述企業辦公室管理創新思路及實踐策略。

一、企業辦公室管理的內涵

（一）輔助領導決策

作為一個綜合性的管理組織，國有企業辦公室具有廣泛的接觸面和廣泛的信息。通過收集資料，提出了多種儲備方案和建設方案，為企業的經營決策提供了一個全面、詳細的依據。為提高企業的整體效率做好企業管理者的科學決策工作，為員工和助手提供科學依據。

（二）協調職能

辦公室是企業高效有序的協調人員，主要負責與企業外部單位和內部部門的溝通、協調工作，確保各級領導的指導精神得到及時傳達，促進企業的正常運作和全面發展，實現企業發展的目標計劃，各種關系可以為可持續發展創造良好的外部環境，同時協調企業內部各部門之間的關系。

（三）信息溝通

現社會是信息溝通的時代，大量的信息接收和傳達是有效的控制和管理的目標基礎，及時的溝通可以保證經濟效益的增長從而提高工作效率。在內部控制活動中信息的透明性和反饋性是實現有效溝通和實現管理目標的關鍵，同時，企業辦公室需要改善溝通渠道、加強信息網絡管理，培養一批素質高、實力強的信息人才隊伍，建立與業務目標相關的管理系統，分工明確，嚴格監督，保障信息及時傳達，為企業提供更優更快的服務。

二、企業辦公室管理存在不足

（一）管理觀念缺乏創新

隨著經濟快速發展，以往舊的管理模式將被新的思想和工作方法取代，新的辦公工作內容和形式也發生了變化，結合企業工作的實際情況，創新管理的概念應改善辦公室管理工作的整體性質，進一步規劃促進企業完善管理機制，適應激烈的市場競爭環境。

（二）管理水平有待提高

管理涉及到組織的一切資源和活動，包括一種深刻的辯證關系。正確處理事務，有利于提高管理效率。日常工作，如接收和接收正式文件，接收日常信息，收集和處理信息，促進標準化和制度化，是提高企業管理效率和整體工作效率的前提。根據實際情況對企業來說，充分發揮辦公室員工的積極性，引導他們挖掘內在潛力，探索新的工作方法，高效地完成分配的各項任務，充分發揮辦公室的效率。

（三）人員素質需要加強

辦公室工作人員不同于其它部門專業技術人員，辦公室人員需要綜合知識強能適應更多場所應變能力強的人才，上要知國家政治政策，下要服務與群眾，所以對人員素質要求越來越高，因此在進行人才選擇時，要選取業務能力強、綜合素質高，有好的協調能力和組織能力的人。

三、企業辦公室管理創新思路及實踐策略。

（一）更新管理理念

現代企業辦公室管理的核心是服務于企業發展的全局，保證各部門的工作順利進行。辦公室管理必須打破舊觀念創造新觀念，改進管理方法，挖掘辦公室人員潛力，調動員工的積極性和創造性，確保實施通過制度約束的力量進行管理創新。同時，根據辦公室管理模式的創新，調整和優化企業文化和制度規范，為企業的經營、管理和發展帶來活力和活力的源泉。

（二）打通信息報告渠道 及時掌握企業動態

首先，建立自己的網站既微信公眾號，使企業網站既微信公眾號成為對外宣傳、形象展示、信息發布、便于聯系的窗口和平臺。及時更新內容，積極宣傳企業發展成果，展示企業良好的精神風貌，充分發揮利用好網站平臺既微信公眾號。其次，歸口管里，專人負責 ，確保網站既微信公眾號正常運行。企業各部門通力配合，及時有效提供工作動態、企業大事件、成果專利、轉型升級等信息稿件及圖片，進一步的更快更及時的做好企業宣傳工作。

（三）規范管理制度 建立健全辦公室規章制度

有效實施辦公室管理工作，進一步優化和完善管理工作，為了落實科技發展觀，體現以人為本的理念，建立健全較為合理的，符合企業發展的管理制度，以進一步提高辦公管理的效率，企業需要從長遠的角度進行改進。在健全制度的基礎上規范辦公室管理，以進一步調動員工積極性，提高企業整體效率，使企業管理逐步走上規范化道路，是企業發展的核心因素。完善的規章制度它需要一定的權威，能夠約束辦公室中的每一位員工，使其履行自己的職責，合理行使個人權利和工作流程模式，完成良好的企業規章制度實現有章可循，去推動，落實責任，進一步提高工作效率，提高管理水平。

（四）優化人員配備 有效提高工作質量

在有些企業里，上班族不只是聽從上級的安排去完成工作任務，同時也協調各部門之間的工作。一般情況下，其他部門行使職能，不能完全完成自己的任務。因此，辦公室的工作人員應明確劃分，責任到人，建立合理的辦公室管理制度，讓員工能夠全身心投入到工作中去。之外，還需要對辦公室員工的工作能力和工作成績進行考核，堅持制度管人制度管事，公平公正、全面評價、注重實績的原則，在履行崗位職責和績效考核相結合起來，獎懲分明，更有效提高工作效率和工作質量。

（五）樹立新觀念 全面提高服務意識

首先，增強創新意識。辦公室要充分發揮自身的創新能力和主觀能力，改變傳統工作的思維方式，打破傳統工作的束縛，圍繞企業中心工作，積極主動地為企業的正常運轉搞好服務，努力提高政治理論水平、業務素質和工作能力，做好“上為企業領導排憂，下為企業部門服務”的排頭兵。第二，增強整體意識。辦公室要從大局出發，聽取各方的意見，考慮并提出公平合理的方案，進一步調動力量，熱情地組成和支持領導決策。

（六）注重學習培訓 提升辦公室人員的總體素質

首先，進一步加強辦公室人員培訓是很有必要的，我們要充分認識學習培訓的重要性，辦公是一個綜合部門，是承上啟下、溝通內外、協調左右的部門更要積極主動、全面系統努力彌補新的知識，才能更好的服務企業。其次，為進一步加強企業辦公人員專業培養，促進人員隊伍整體素質的提升，一方面，要更面全的掌握員工的基本信息，如教育、專業知識、愛好、工作經驗、家庭背景、人際關系等。另一方面，應該對員工的價值觀和世界觀有所了解，要掌握辦公人員學習能力、修養、積極性和時間等方面，根據每個人的分工不同結合辦公室任務的要求培養辦公室工作人員補充相關的知識，提供更多的機會和平臺以便大家學習。

（七）更新辦公軟、硬件設施 整體提高工作效率

隨著現代化、信息化建設的加快，使傳統的辦公模式顯得更加的遲緩和諸多的不便，以往的發文、通知、信息等都需要打印、復印、發放程序，使得過程長、效率低、浪費多、成本高，最終還不能及時的得到傳達和溝通，造成或多或少的經濟損失。當今，無紙化辦公OA（辦公自動系統）信息交流非常快速及時便捷，沒有地域的限制，只需要一臺電腦，鼠標點點，手指動動就可以得到及時的傳達與溝通，相應的節約了成本，大量的減少了辦公經費，整體的提高工作效率。

四、結語

效率和實用性，是實現現代企業辦公科學化管理的重要環節，一個企業的成敗取決于它對市場的適應能力。而環境方面，也對其內部管理制度進行了科學的完善。隨著現代辦公科學管理體制的發展，辦公科學的規范化和有效性成為可能，企業辦公室要努力使各項工作制度化、規范化，建立必要的考核、獎懲辦法，鼓勵先進，鼓勵落后，確保辦公室工作順利進行。企業辦公管理要適應科學技術發展帶來的巨大變化，注重辦公設備的更新和改進，創新管理模式，追求效益的最大提高。（作者單位為湖南有色冶金勞動保護研究院）