關(guān)于用友U8高校內(nèi)控管理軟件在財務(wù)應(yīng)用中的探討

趙芩芩

會計電算化是會計發(fā)展史上的一次重大革命，它不僅是會計發(fā)展的需要，而且是整個社會經(jīng)濟(jì)與科技發(fā)展的要求。隨著會計電算化的不斷深入，市面上的財務(wù)軟件也日趨成熟，已不僅僅只是信息化核算代替手工記賬。而本文著重探討的是最新的用友U8高校內(nèi)控管理軟件。此款軟件新增了核算模塊，建立了各模塊間的聯(lián)系，使得模塊間前后呼應(yīng)、相互勾稽，會計信息更加全面、準(zhǔn)確、精細(xì)。但是，正如萬事萬物都有其兩面性，在實際操作中也存在一些不符合實際的地方需要改善。

一、建立的背景

在用友U8高校內(nèi)控軟件之前，用友R9財務(wù)管理軟件可謂是高校財務(wù)人員的福音，它能想核算人員之所想，極大的滿足各種查賬要求，輔助明細(xì)賬、輔助往來等一應(yīng)俱全。如果非要加個弊端，那就是模塊的單一性。

U8在此基礎(chǔ)上增加了票據(jù)管理、收費(fèi)管理、網(wǎng)上繳費(fèi)、指標(biāo)管理及網(wǎng)上報銷。不僅僅針對核算人員，覆蓋更全面。

二、新增模塊說明

（一）票據(jù)管理。該模塊下設(shè)票據(jù)出入庫、票據(jù)核銷等。票據(jù)領(lǐng)用落實到個人，明確了責(zé)任，各號段票據(jù)匯總報表一目了然，核銷工作更加便捷。

（二）收費(fèi)管理。該模塊下設(shè)收、退費(fèi)業(yè)務(wù)，賬表查詢等。各票據(jù)責(zé)任人在各自票據(jù)號段下進(jìn)行收費(fèi)工作，能清晰地反應(yīng)各類收費(fèi)明細(xì)及匯總情況，便于財務(wù)核算會計查詢、復(fù)核。

（三）網(wǎng)上繳費(fèi)。該模塊開通了網(wǎng)上繳費(fèi)功能，便于學(xué)生自助繳費(fèi)，減少收費(fèi)員工作量。

（四）指標(biāo)管理。該模塊的開通旨在進(jìn)行單位內(nèi)部門二級預(yù)算，即在單位預(yù)算批復(fù)的前提下，進(jìn)行二次分割下達(dá)落實到部門，明細(xì)部門資金來源，讓各部門了解自己的資金使用情況，增強(qiáng)主人翁意識。

（五）網(wǎng)上報銷。在下達(dá)各部門預(yù)算的前提下，各部門方可結(jié)合各預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行網(wǎng)上報銷，若預(yù)算指標(biāo)值不足，則需追加預(yù)算方可報銷。

以上，便是U8新增模塊功能，各模塊間相互聯(lián)系且最終服務(wù)于賬務(wù)處理模塊，因以上模塊均開通憑證接口，自動生成憑證。理想情況下，這些模塊功能將大大減少會計人員制單量，只需一擊即成。可實際情況不容樂觀，會計電算化并不能替代手工錄入環(huán)節(jié)。

三、實際操作中的缺陷及建議

（一）預(yù)算指標(biāo)與經(jīng)濟(jì)科目不匹配。由于各部門報賬員的非專業(yè)性決定其在選擇預(yù)算指標(biāo)時并不能真實反應(yīng)業(yè)務(wù)性質(zhì)。誤選指標(biāo)不影響網(wǎng)上報銷，但其自動憑證卻不符合賬務(wù)處理原則。

兩種建議。其一，從源頭上控制，財務(wù)初審階段發(fā)現(xiàn)此類情況，要求報賬員重新制單，這種建議僅適合財務(wù)制度健全且運(yùn)行情況好的高校，否則，只會讓各部門覺得網(wǎng)上報銷并沒有簡化報賬程序，反而更繁瑣；其二，事后控制，核算會計對不符合條件的憑證更改明細(xì)科目，這就要求用友軟件開發(fā)人員開通相應(yīng)權(quán)限。

（二）預(yù)算指標(biāo)金額的分配問題。由于各部門間工作性質(zhì)的差異性導(dǎo)致預(yù)算指標(biāo)金額分配不能統(tǒng)一口徑。比如，按人頭計算的辦公包干經(jīng)費(fèi)，有些部門不夠用，有些部門又有結(jié)余。部門報銷時在不追加指標(biāo)的情況下選用其他結(jié)余指標(biāo)，導(dǎo)致會計制單時調(diào)賬禁止保存。

建議只有通過歷年預(yù)算經(jīng)驗，合理匹配預(yù)算資金，對于剛開始實行二級預(yù)算單位，只有不斷摸索，不斷改進(jìn)。

（三）網(wǎng)上報銷與手工憑證重復(fù)扣減指標(biāo)問題。所有網(wǎng)上報銷單據(jù)均可一一對應(yīng)自動生成憑證并扣減預(yù)算指標(biāo)，然而，實際操作中，出納人員完全可以從節(jié)約手續(xù)費(fèi)出發(fā)，將同一個人的幾筆報銷單一次性轉(zhuǎn)賬支付，此種情況下會自動生成幾張憑證，完全不符合實際；若核算會計手動錄入憑證，則會出現(xiàn)指標(biāo)重復(fù)扣減情況，也就是說網(wǎng)上報銷默認(rèn)自動生成憑證且扣減一次指標(biāo)，否則，將重復(fù)扣減指標(biāo)。

建議：第一，增加核算會計的可選項，符合條件的點(diǎn)擊自動憑證，不符合條件的手動錄入憑證且不影響指標(biāo)；第二，指標(biāo)扣減設(shè)置在憑證制單環(huán)節(jié)。這就涉及到計算機(jī)程序規(guī)則的自由性，不利于開發(fā)人員編程，有待商榷。

（四）銀行對賬問題。若真要實現(xiàn)一張網(wǎng)上報銷對應(yīng)一張憑證，那么，對于核算會計來說，對賬問題著實令人頭疼，無疑只會加大對賬工作量。

建議：增加出納支付選擇環(huán)節(jié)，即已審核過待支付的網(wǎng)上報銷，出納根據(jù)實際情況選擇幾單一次性支付或單筆支付，那么到核算制單環(huán)節(jié)憑證將自動生成且符合實際，且對賬工作不會更加繁瑣。

開通網(wǎng)上銀行、財務(wù)軟件與財政資金平臺接口。由于高校資金受財政部門、教體部門監(jiān)督，每筆支出均需通過財政資金大平臺完成支付，要實現(xiàn)軟件設(shè)計的初衷，還需得到開戶銀行技術(shù)上的支持，實現(xiàn)網(wǎng)上銀行、財務(wù)軟件、財政資金平臺的對接，三方接口的開通才能保障后期系列核算。

綜上所述，目前的U8高校內(nèi)控管理軟件仍在取消關(guān)聯(lián)預(yù)算指標(biāo)及網(wǎng)上報銷等模塊下進(jìn)行單獨(dú)賬務(wù)處理，最初的理想并沒有得以實現(xiàn)。值得慶幸的是，實行二級預(yù)算和部門核算，有助于加深部門主人翁意識，自己當(dāng)家，開源節(jié)流；為財務(wù)信息使用者提供更全面、明細(xì)的財務(wù)信息和資金使用情況。

總而言之，會計電算化的完善需要軟件開發(fā)人員和會計人員的共同努力，我們的共同出發(fā)點(diǎn)是不斷完善財務(wù)內(nèi)控管理，簡化程序，減輕財務(wù)人員工作量，適應(yīng)時代發(fā)展要求，真正實現(xiàn)會計電算化、智能化、信息化。（作者單位為四川中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校）