提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析

唐慧

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?辦公室是處理企業各項工作的核心場所，對企業的發展起著至關重要的作用，而文秘作為辦公室非常重要的人員組成之一，其工作質量的高低會直接影響到辦公室的工作進程，所以想要營造良好的辦公氛圍、促進企業的發展就必須提高辦公室文秘的工作質量水平。針對這一論題，探析文秘如何更好地展開工作。

[關 ? ?鍵 ? 詞] ?文秘;工作質量;工作規劃;策略分析;辦公室

[中圖分類號] ?C931.46 ? ? ? ? ? ? ? [文獻標志碼] ?A ? ? ? ? ? ? [文章編號] ?2096-0603（2018）27-0124-01

辦公室作為企業業務處理的核心部門，需要精準完成上傳下達的任務，并且要對體制內組織人員進行相應的規劃和任務部署，任務量大、質量要求高，這就需要保證文秘在辦公室里發揮有效的作用，只有文秘能夠及時、有效地參與工作才能夠確保辦公室可以有序地運營，繼而推動業務的發展和企業的進步。

一、文秘如何提升自我專業工作素養

（一）嚴格遵循企業的工作規章，樹立高尚的職業操守

俗話說，無規矩，不成方圓，對人員組織量龐大、分工精細的企業來說，更是必須有一套嚴密的員工規章制度來保證工作的有序進行，所以我認為，文秘想要提升自己的專業工作素養首先就應該嚴格遵守企業的工作規章制度，這是其最基本的工作態度。其次，文秘的工作是比較繁忙的，往往都是任務數量龐大且分散，所以文秘人員在日常工作的時候應該細分自己的工作時間，將有限的時間劃分到具體的任務處理中來，確保每份資料都得到落實，這樣就能夠避免因人事變動、組織開會等原因而影響正常的任務處理工作，就能夠在較分散的工作時間里面，與自己的工作任務一一對應起來，從而按時按量完成工作。[1]

（二）具備長遠意識，用積極的心態對待工作

文秘的工作是很重要的，對整體的企業運作文秘是一個不可或缺的職位，也是一個信息傳遞和處理的樞紐職業，所以文秘在具體的工作中會接觸到各部門的工作人員，在如此繁忙的接觸之中難免會產生誤會和矛盾，因此文秘工作人員自身就要具備強大的心理承受能力，并且要具有長遠的意識，在工作的時候不能夠因為眼前的瑣事而影響了公司企業的長遠利益，不能夠因為自己的意氣用事給業務帶來不好的影響。

（三）不斷挖掘自己的能力，有意識地提升自己的專業技能

文秘想要更好地提升自我的專業工作素養，就需要他們時刻用嚴標準要求自己，對自己進行有意識的工作經驗總結和反思，然后做到逐漸提升、逐漸改進。首先，文秘應該確保自己認真對待每一份工作，事無巨細。其次，文秘應該不斷拓展自己的知識內涵，及時跟上社會發展的潮流，要讓自己的知識儲備永遠不落后于當前的時代需求。最后，文秘還要積極和上層領導取得聯系，因為文秘的工作性質里包含著上傳下達的需要，所以文秘應該充分和上層領導取得溝通，明確他們在不同階段里的不同想法，確保將正確無誤的信息傳遞給下面的工作人員。

二、提高辦公室文秘工作質量的有效措施

（一）及時對他們進行專項技能培訓

社會是在不斷發展的，其需要也在不斷發生著變化，所以上層領導應及時抓住這些變化，然后調動相應的資源對文秘工作人員進行定期培訓，要讓文秘在培訓中掌握最新的工作理念和社會需求標準，讓他們的知識得到豐富，讓他們的職業操守得到保障，讓他們能夠全身心地投入自己的工作中來。但是需要注意的是，在這個培訓環節中，一定要進行科學的討論式培訓，而不是進行落后的“洗腦式”培訓，要讓文秘的心理上得到歸屬感和使命感，這點非常重要。

（二）適時評估辦公室工作狀況，營造和諧的工作氛圍

辦公室是企業處理業務的核心科室，其人員流動量大、信息繁雜，所以企業管理人員應適時展開對辦公室的工作評估，以相應的工作資料和業務完成程度為標準，在客觀的前提下充分評估、理性評估，杜絕人情評估。評估過后，企業針對辦公室的當下狀態，進行有針對性的改進工作，解決辦公室工作當中存在的不好現象，同時也不忘表彰那些工作努力、業務能力強的人，從而為辦公室營造和諧的工作氛圍。[2]

（三）確定公平、公正的審核獎懲制度

要讓文秘能夠積極改進其工作現狀，提升其業務能力，就需要企業確定一個公平、公正的審核制度，通過這個制度確保企業中的每位工作人員都遵守統一、嚴格的獎懲制度，不存在關系戶、人情戶等負面工作影響，這樣能夠讓文秘以及文秘外的工作人員都積極、熱情地參與到日常工作中來。

總之，文秘工作人員在辦公室里起著承上啟下的重要作用，所以企業領導和文秘工作人員自身都要對這個職業足夠的重視，要不斷提升文秘工作人員的業務能力和效率，不斷讓他們迎合社會發展的潮流，創立創新意識，只有這樣才能夠有效促進辦公質量的提升，進而促進企業的整體發展。

參考文獻：

[1]張帥濤.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析[J].環球市場，2017（26）.

[2]巫梓婷.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析[J].經營管理者，2017（31）.