淺談互聯網信息時代高校檔案管理工作的變革

王曉琴

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?在互聯網信息時代，信息化已經成為高校檔案管理的必然方向。這是因為信息化管理不僅是互聯網信息時代檔案管理工作的要求，也是檔案管理人員發展的要求和檔案利用的要求。為此，從互聯網信息時代高校檔案管理工作變革的必要性入手，著重分析互聯網信息時代高校檔案管理中的問題，探索互聯網信息時代高校檔案管理信息化的實現路徑以及后續保障措施。希望能為新時期高校檔案管理工作提供一定的借鑒。

[關 ? ?鍵 ? 詞] ?互聯網信息時代;高校;檔案管理;策略

[中圖分類號] ?G717 ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻標志碼] ?A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2018）27-0188-02

當前受各方面因素的影響，很多高校檔案管理存在缺乏對信息化的重視、檔案利用不足、信息化基礎設施不完善等問題，嚴重影響檔案管理工作的變革。為解決這些問題，高校必須加強互聯網時代信息檔案管理工作的探索，積極變革檔案管理方法。互聯網時代信息檔案管理工作變革不僅能夠優化檔案管理工作，而且對高校檔案利用和高校在互聯網信息時代的發展意義深刻。

一、互聯網信息時代高校檔案管理工作變革的必要性

（一）檔案管理工作的要求

在互聯網信息時代，高校檔案管理工作變革是檔案管理工作的要求。具體來講，互聯網信息時代，互聯網技術被應用于檔案管理已經成為發展的必然趨勢。在這種情況下，檔案管理工作應跟隨時代的發展進行變革，積極引入信息技術，采用信息化管理，更新檔案管理方式，適應互聯網信息時代信息技術的廣泛應用。在互聯網信息時代，檔案管理工作效率提升必須使用信息技術，創新管理模式，更新檔案管理理念，開展信息化管理。

（二）檔案管理人員發展的要求

在互聯網信息時代，檔案管理工作變革是檔案管理發展的要求。具體來講，互聯網信息時代的發展對人才提出了更高的要求，只有培養信息技術人才，才能夠適應互聯網信息時代的發展。在這種情況下，檔案管理人員想要生存與發展，必須加強信息技術學習，將信息技術運用在檔案管理中，提高自身工作能力和創新能力。互聯網信息技術的運用必然會推動檔案管理工作的變革。因此，互聯網信息時代高校檔案管理工作變革是檔案管理發展的要求。

（三）檔案利用的要求

在互聯網信息時代，檔案管理工作變革是檔案利用的要求。具體來講，互聯網信息時代的發展提高了對檔案利用的要求，檔案利用不僅需要通過紙質檔案的方式，還需要通過電子信息檔案的方式進行利用。在這種情況下，高校必須開展信息化管理，加快建設電子檔案，滿足電子檔案利用的需求。由此可見，互聯網信息時代高校檔案管理工作變革是檔案利用的要求。

二、互聯網信息時代高校檔案管理中的問題

（一）缺乏重視

有些高校在檔案管理中缺乏對互聯網的重視，沒有積極開展信息化管理。具體來講，有些高校檔案缺乏對信息化管理的投入，沒有積極引入先進的信息化管理技術，也沒有購置檔案管理的信息化設備，缺乏對信息化管理人員的培訓，嚴重影響信息化管理的發展，導致檔案信息化管理發展緩慢。另外，還有一些高校忽視檔案管理工作，認為檔案管理意義不大，缺乏對檔案管理的科學規劃，沒有在互聯網信息時代對檔案管理工作的發展趨勢和前景進行統籌規劃。

（二）檔案利用不足

很多高校對檔案利用不足，認為檔案管理只需要將檔案保存好即可，忽視對檔案的利用，難以充分發揮檔案在高校工作中的價值。具體來講，有些高校的檔案存儲模式和檔案檢索模式十分陳舊，檔案查閱程序復雜。例如，有些高校仍采用手工整理的方法對檔案進行存儲，無法通過電子傳遞、網上瀏覽等方式對檔案進行查閱和利用。另外，還有一些高校檔案人員為了保證檔案的完整性而私自封藏檔案，拒絕外來人員借閱，嚴重影響檔案利用。

（三）基礎設施不完善

在互聯網信息時代，檔案管理需要充足的信息化基礎設施。現階段有些高校信息化基礎設施不完善，嚴重阻礙了檔案管理工作的信息化發展。例如，有些高校沒有積極購置技術系統和軟件設備、硬件設備，導致檔案信息化基礎設備缺失，檔案信息化業務無法開展。并且，有些高校雖然購置了檔案信息化管理設備，但是設備數量較少，難以滿足檔案人員的工作需求，嚴重影響信息化檔案工作的開展。

（四）檔案管理人員素質問題

檔案管理人員素質是高校檔案管理工作在互聯網信息時代面臨的重要問題。在互聯網信息時代，檔案管理工作要求管理人員具備較高信息素養，能夠運用高水平信息技術開展信息化管理。然而，當前很多高校檔案人員的信息化素養不高。具體表現在有些檔案人員缺乏對信息技術的學習，不具備信息技術基礎，無法操作計算機設備，導致信息化管理難以開展。有些檔案人員雖然具備基礎的信息技術操作，但是缺乏專業的信息化檔案管理技能，信息化檔案管理不夠專業，管理效率不高。另外，還有一些檔案管理人員的信息化檔案管理實踐較少，缺乏對信息化管理的認同，在互聯網信息時代抵制信息化管理，導致檔案管理不符合互聯網信息時代的發展。

三、高校檔案管理信息化的實現路徑

（一）檔案收集信息化

檔案收集信息化指使用信息技術對檔案進行收集。高校檔案信息凌亂復雜，收集整理十分繁瑣枯燥，而信息化的收集方法能夠運用數據挖掘技術和自動歸類技術對檔案信息進行深入挖掘和歸類，使凌亂的檔案變得有序，加快了檔案整理的速度，提高了檔案整理的效率。另外，信息化檔案收集可以采用自動化裝訂整理，增強檔案信息校對的準確性。

（二）檔案利用信息化

信息化檔案利用是互聯網信息時代檔案利用的必然趨勢。信息化檔案利用需要探索信息化的利用方式，充分開發信息化檔案資源，優化檔案信息采集、存儲、加工和輸出過程。高校應加快探索信息化的檔案檢索手段，建立檔案數據庫，完善硬件和軟件設備，優化學校網絡，確保檔案的信息化利用有效開展。另外，高校應積極探索檔案利用的信息化渠道。為此，高校檔案部門應加強對館藏檔案的宣傳，積極主動向外界提供檔案參考服務。同時，高校可以為特定需求者提供檔案利用服務，加快開展信息化檔案利用。

（三）檔案管理信息化

檔案管理信息化主要針對檔案業務開展信息化管理，能夠有效提高檔案利用效率。高校應加快構建自動化辦公環境，開展自動化檔案業務管理，使用計算機設備開展檔案接收業務、檔案登記業務、檔案借閱業務、檔案資料目錄編制或查詢業務等。此外，針對高校檔案管理信息化的發展，高校還可以在同等級學校的相互協助作用下，一同建立網絡檔案共享信息數據庫，增加在線網絡檔案信息查詢服務，在加強對高校檔案管理在線信息化管理的同時，促進高校檔案資源利用率的提升。

四、互聯網信息時代高校檔案管理工作變革保障措施

（一）加強重視

思想意識對實踐工作的開展極具導向作用，因此互聯網信息時代我國要想有效促進高校檔案管理信息化的實現，首先，要從思想意識上做起，相關部門應努力加強對高校檔案管理工作信息化改革的重視。一方面，要從高校上級領導做起，加強其對信息化檔案改革工作的重視，促進相關教育資源向檔案管理工作傾斜，加大對信息化檔案建設的投入。為檔案管理信息化工作規劃、政策的制定、專項資金的投入、信息技術人才引進、信息化設備購置等提供重要的物質保障，確保檔案管理信息化后續工作的開展。另一方面，高校要加強基層檔案管理工作人員對檔案管理信息化的重視，使其認識到檔案管理信息化是當前行業發展的必然趨勢，無論是對自身工作的有序開展，還是對檔案管理工作質量的提升而言都極具重要意義。

（二）完善管理制度

高校在互聯網信息時代開展檔案管理應積極完善檔案管理制度，為檔案信息化提供制度保障。為此，高校應積極完善檔案保密制度，防止工作人員惡意泄露檔案信息，確保學校和個人信息的安全。高校應積極健全檔案利用制度，對檔案利用進行合理規定，明確檔案利用的范圍、方式、內容、標準等，確保檔案利用的保密性。此外，高校在互聯網信息時代應積極制定信息化建設計劃，明確信息化檔案建設目標、信息化建設步驟等，確保信息化管理的有序開展。

（三）提高檔案利用率

高校在互聯網信息時代應不斷提高檔案利用率，加快檔案信息化利用。為此，高校應積極改變檔案管理方式，采用信息化編研方式對檔案進行編輯和操作，運用信息技術進行分類保存和分類歸檔，確保檔案的準確性和完整性。高校應積極加快檔案館藏信息化，將紙質檔案轉變為數字檔案進行管理和存儲，便于檔案的利用和檢索，提高檔案利用效率。另外，高校應積極完善檔案數據庫的檢索，優化檢索方式，運用信息技術提高檢索效率，為檔案利用提供便利。

（四）加強基礎設施建設

高校在互聯網信息時代應加強基礎設施建設，為檔案信息化提供充足設施。高校應加大對基礎設施的資金投入，購置信息化建設的相關硬件和軟件設施，確保檔案信息化管理的開展。高校應加強對硬件和軟件設備的管理，及時更新設備并排除設備故障，確保設備的功能性，做好信息化設備維護和管理工作。同時，高校在設備管理過程中應不斷提高安全技術水平，加強互聯網安全防范，為檔案管理提供安全的網絡環境。

（五）提高檔案管理人員素質

高校在互聯網信息時代開展檔案管理需要高素質檔案人員，因此，應不斷提高檔案工作人員的素質。為此，高校應組織檔案人員參加信息技術培訓，強化檔案人員對信息化管理知識和檔案信息化管理技能的學習，使檔案人員具備信息化管理的基本技能。同時，高校應積極鼓勵檔案人員的職業發展，提高檔案人員學習的積極性，引導檔案人員樹立時代意識和終身學習意識，使檔案人員能夠在互聯網信息時代的要求下，積極主動學習互聯網檔案管理技術，提高檔案人員的信息化素養。

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