企業檔案管理創新與服務模式研究

劉發勇

【摘要】隨著現代企業管理理念和制度的不斷發展進步，檔案管理和服務，作為企業管理工作的重要組成部分，在信息資源方面，對企業的可持續發展起著越來越大的作用。本文分析了當前企業檔案工作中存在的不足，對企業檔案管理創新與服務模式進行了思考探討。

【關鍵詞】企業檔案；管理；服務

隨著現代企業管理理念和制度的不斷發展進步，檔案管理和服務，作為企業管理工作的重要組成部分，在信息資源方面，對企業的可持續發展起著越來越大的作用。因此，檔案工作日益被廣大企業所重視，檔案管理和服務水平得到不斷提高。

一、當前企業檔案工作中存在的不足

（一）對企業檔案工作的意義存在認識上的欠缺

企業檔案是企業所有經營活動最原始的記錄，是管理者進行決策的重要參考依據，也是企業歷史的真實記載。但當前相當一部分企業對企業檔案工作的意義認識不足，只重視生產經營等能直接帶來經濟效益的工作，而忽視檔案的無形價值和長遠價值，簡單的將檔案工作等同于后勤雜務，造成了檔案工作的全面滯后。

（二）企業檔案管理制度落后

企業檔案管理制度落后主要表現在檔案管理和檔案服務的水平嚴重滯后于企業發展的需要。一方面，部分企業只只重視對檔案的整理保管工作，對于查閱檔案、提供信息服務的意識不足，往往使檔案束之高閣，沒有發揮出其應有的價值作用。另一方面，個別企業的檔案管理制度存在較大漏洞，管理上比較混亂，對于檔案服務隨意性較強，丟失檔案現象嚴重。

（三）檔案工作的人力支持和技術支持不足

一是由于部分企業對檔案工作不夠重視，沒有設置專職檔案管理崗位，而且很多兼職檔案管理人員也不具有相應的業務能力，他們僅僅把檔案工作當做額外的工作負擔，不會做，也不想做，檔案工作形同虛設，使企業檔案工作長期處于停滯狀態。二是由于企業對檔案工作的投入不足，檔案工作的技術和設備落后。尤其是在互聯網時代，信息技術正在被各個領域廣泛采用，但是在檔案工作當面，很多企業依然沿用傳統的人工方式進行，效率低，質量差，成本高，直接制約了檔案工作水平的提升。

二、企業檔案管理創新與服務模式提升策略

（一）提高對企業檔案管理和服務工作的認識水平

在企業內部，從管理層到一線工作人員，都要充分認識到檔案管理和服務的重要意義。不應將檔案管理視作是一項簡單的整理和保存資料工作，而應將檔案管理作為企業文化建設、企業歷史傳承和企業信息資產工作的重要組成部分，不斷提高重視程度。同時，還要著力于提升檔案服務的水平，積極研究檔案服務的新途徑、新模式，真正讓檔案信息流動起來，不但為管理層提供可靠的決策依據，也為企業各部門之間進行協調合作，提供信息支持，使其發揮出在企業發展中的積極作用。

（二）提高企業檔案管理制度的建設水平

企業檔案管理制度的建設水平是企業檔案管理工作質量的基礎保障。做好企業檔案管理工作，就要擺脫傳統工作觀念的制約，根據時代發展和企業發展的需求，與時俱進，因地制宜，積極加強企業檔案管理制度的建設。首先，企業檔案管理制度要具有科學性。在企業檔案管理制度建設中，要引入現代企業管理理念，將企業檔案管理與企業提高經濟效益和社會效益緊密結合，與企業文化建設和企業歷史傳承緊密結合，確保企業檔案管理質量。其次。企業檔案管理制度要有針對性。各個企業的具體情況不同，企業檔案管理制度建設也要體現出適應自身情況的針對性。如在崗位設置、人員配備、整理存放、查閱交流等方面，一定要結合本企業實際，關注可操作性，使企業檔案管理工作更加高效，更加穩定。再次，企業檔案管理制度建設要有創新思維。任何制度都不是一成不變的，企業在發展，各項制度建設也要隨之不斷發展完善，企業檔案管理制度建設也不例外。企業檔案管理制度建設要根據企業發展需要，及時的、靈活的進行創新調整修正，如管理技術的更新、管理內容的增減、管理方式的調整等等，使得企業檔案管理工作保持活力，向精細化、多元化和科技化方向發展。

（三）提高企業檔案管理和服務的技術水平

對企業檔案管理和服務工作實施信息化升級改造，已經成為大勢所趨。因此企業要加大投入，積極進行信息化基礎實施建設，依托互聯網和局域網，建立起企業內部的檔案管理和服務的數據平臺，加快對傳統紙質檔案的數字化轉化和存儲進程，不但使檔案保存更加安全可靠，而且也提高檢索查詢的便捷性。

針對這一工作的需要，還要加強對企業檔案工作人員素質的提升。一方面要積極引進檔案專業人才充實到檔案管理隊伍中來，提升隊伍的整體素質，另一方面也要加強對現有隊伍的培訓工作，以業務能力和責任意識為培訓重點，打造出一支能力過硬、態度端正的檔案管理隊伍，為提升檔案工作水平夯實人力資源基礎。

（四）提高企業檔案服務模式創新水平

要將檔案管理工作發揮出實效，不但要管好檔案，更要用好檔案，這就必須不斷提高企業檔案服務模式的創新水平。除傳統的查閱檔案、為企業管理者提供信息外，現代企業檔案服務模式，還可以在以下幾個方面加以擴充完善。一是主動報道，將檔案進行匯總整理，以信息報道的形式，及時主動的發布，提高檔案的利用率。二是建立檔案信息查閱平臺，為企業內部提供隨時隨地的檔案服務。三是提供配套服務，如檔案的復印、外文資料的翻譯、外界信息的搜集等等，提高檔案服務的全面性和層次性。

參考文獻

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