淺談新形勢下檔案管理信息化建設(shè)

賈秀平

【摘要】企業(yè)檔案管理隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展在逐步轉(zhuǎn)變，它作為企業(yè)重要的信息載體，記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展過程中大量的數(shù)據(jù)，具有十分重要的社會(huì)功能性，對(duì)企業(yè)的工作開展、市場定位和營銷管理意義重大。做好企業(yè)檔案管理工作，充分發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值，為新時(shí)期企業(yè)的生存和發(fā)展提供有效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是每一個(gè)檔案管理工作人員應(yīng)盡的義務(wù)。本文從檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的重要性著手，分析新時(shí)期企業(yè)檔案管理存在的問題，并闡述了相應(yīng)的具體對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；問題；管理對(duì)策

企業(yè)中的檔案管理是一個(gè)綜合性的過程，要從現(xiàn)狀入手，滿足實(shí)際要求。在后續(xù)管理階段，需要做好整體調(diào)控工作，節(jié)約成本，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效率。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）干部人事管理的需要

干部人事檔案對(duì)優(yōu)秀干部的考察、識(shí)別、培養(yǎng)、任用可以提供重要的依據(jù)，同時(shí)對(duì)加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)工作的監(jiān)察、黨政管理具有重要的意義。進(jìn)行干部人事檔案信息化可以提供人員數(shù)據(jù)庫服務(wù)，對(duì)干部人事的個(gè)人履歷表、人員基本信息、干部職位變動(dòng)等相關(guān)資料能夠快速地查詢，使領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門對(duì)干部隊(duì)伍的整體情況進(jìn)行整體的把握和掌控。

（二）流動(dòng)人員人事管理的需要

隨著流動(dòng)人員人事檔案逐年遞增，流動(dòng)人員人事檔案管理信息化的建設(shè)尤其重要。檔案管理的信息化極大方便了工作人員和服務(wù)對(duì)象，降低了工作量，提升了服務(wù)效率。比如應(yīng)用系統(tǒng)智能分配方法來管理庫房，使得人事檔案出入庫更加簡便、快捷、高效和準(zhǔn)確，讓庫房管理工作變得更加簡單，庫房空間利用更加充分合理。通過檔案信息化可實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)同步。同時(shí)，還可以通過掃二維碼查詢網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，具備防偽驗(yàn)證功能。

（三）人事信息的利用率得到了提高

傳統(tǒng)的人事檔案管理，對(duì)檔案的查詢工作比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，同時(shí)其準(zhǔn)確度也較低，存在人事部門對(duì)檔案更新不及時(shí)的情況，例如有些人員已經(jīng)離職，卻沒有及時(shí)對(duì)其資料進(jìn)行處理等。在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)中，可以通過計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，提高檔案工作的工作效率，信息化建設(shè)可以直接對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、分析、提取，和傳統(tǒng)的檔案管理相對(duì)比，更容易保存、查詢、修改，提升了檔案管理的效率，降低了檔案管理的成本。

二、企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問題

（一）企業(yè)不具備檔案意識(shí)

大多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，過于注重項(xiàng)目為自身帶來的經(jīng)濟(jì)利益與工程的施工進(jìn)度，沒有將重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案擺在重要位置，不具備檔案意識(shí)，不了解重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案對(duì)于企業(yè)的重要意義，沒有針對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理設(shè)置相應(yīng)的管理制度。管理制度的缺乏導(dǎo)致檔案管理人員缺乏檔案意識(shí)，不了解自身工作的重要性，沒有為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理做好準(zhǔn)備，很多工作無法正常進(jìn)行。各類檔案制作不及時(shí)，很多檔案內(nèi)容不完整，檔案內(nèi)容以文字作為主體，其中缺乏圖像資料，對(duì)企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理帶來不良影響。

（二）缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該是一個(gè)系統(tǒng)科學(xué)的過程，需要建立在宏觀指導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃的基礎(chǔ)上。目前，一些企業(yè)過于追求所謂的信息化建設(shè)目標(biāo)，沒有對(duì)企業(yè)當(dāng)前檔案管理中的具體問題進(jìn)行具體分析，存在盲目建設(shè)的現(xiàn)象，不僅影響了檔案管理信息化建設(shè)水平的提高，在一定層面上也影響了企業(yè)信息化管理資源的統(tǒng)籌與整合。還有的企業(yè)沒有從長遠(yuǎn)的角度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃，在檔案管理的具體實(shí)施過程當(dāng)中存在著中心工作不突出，管理效率較低的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象都從側(cè)面顯示出企業(yè)在檔案管理的信息化建設(shè)方面還有著很長的一段路要走。

（三）檔案管理方法落后

據(jù)筆者了解，受傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，我國很多企業(yè)的檔案管理工作方法仍停留在手工操作階段，這已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的需要。比如在有些檔案主題中，還存在多種資料、多個(gè)部門混亂不清的現(xiàn)象，在移交整體檔案資料時(shí)會(huì)有很多重復(fù)文件。如何在龐大的文件庫中快速篩選出有效的資料信息，并對(duì)這些信息加以處理和利用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，是傳統(tǒng)手工檔案管理非常棘手的問題。也有一些企業(yè)為跟上時(shí)代步伐為檔案管理部門建立了現(xiàn)代化的管理設(shè)備，但許多檔案管理者缺乏現(xiàn)代化專業(yè)的檔案管理能力，只會(huì)簡單的目錄編制、資料統(tǒng)計(jì)和信息檢索，不能合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件。隨著企業(yè)檔案數(shù)量的不斷增多，這種管理方法不能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的核心價(jià)值。

三、如何做好企業(yè)檔案管理工作

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)保持重視

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要改變對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的看法，對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理工作保持足夠的重視，將重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作作為企業(yè)日常工作的一部分，將企業(yè)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案記錄與企業(yè)重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。在檔案管理人員安排上，需要具有專業(yè)素質(zhì)與能力的人員擔(dān)任這一工作，提升企業(yè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的整體水平，同時(shí)，將檔案內(nèi)容作為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程質(zhì)量的參照。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要提升企業(yè)員工以及工程施工人員的檔案意識(shí)，讓他們了解到重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理對(duì)于企業(yè)以及自身的重要性，保證重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整。

（二）加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息化的規(guī)劃和指導(dǎo)

為了更好地促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的水平，在今后的企業(yè)檔案管理優(yōu)化和升級(jí)過程當(dāng)中，應(yīng)該在國家相關(guān)部門頒布的企業(yè)檔案管理?xiàng)l例的指導(dǎo)下，不斷地在企業(yè)檔案信息化的規(guī)劃和指導(dǎo)方面進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化。一方面，結(jié)合企業(yè)自身的檔案管理實(shí)際制定相應(yīng)的檔案管理政策和體系，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)指明方向。在進(jìn)行具體的規(guī)劃與指導(dǎo)的過程當(dāng)中，應(yīng)該充分發(fā)揮信息化的技術(shù)手段，促進(jìn)企業(yè)檔案信息管理的科學(xué)化水平。另外，還應(yīng)該從宏觀的頂層設(shè)計(jì)以及微觀的應(yīng)用細(xì)節(jié)等方面進(jìn)行實(shí)施，從而為今后企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展提供方向?qū)用娴闹笇?dǎo)。

（三）提升企業(yè)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

可以從以下幾點(diǎn)提高檔案管理部門員工素質(zhì)：首先，加強(qiáng)理論知識(shí)和相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件的操作培訓(xùn)，做好員工在崗教育工作，并對(duì)培訓(xùn)和實(shí)際操作結(jié)果進(jìn)行考核，優(yōu)勝劣汰。其次，聘用專業(yè)的檔案管理人員，適當(dāng)進(jìn)行人員調(diào)整，淘汰空占職位者，對(duì)優(yōu)秀的員工及時(shí)褒揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。此外，安排本單位檔案管理人員去優(yōu)秀企業(yè)學(xué)習(xí)交流，改善工作方法，提高檔案管理的工作效率，還可以和同行業(yè)舉辦區(qū)域檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，共同商討和解決工作中的難題，找到科學(xué)合理的對(duì)策。最后，逐步完善崗位競爭機(jī)制，大大提高檔案管理人員工作的主觀能動(dòng)性，真正做到為企業(yè)和員工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)和員工對(duì)檔案信息的需求在不斷增多，加大了檔案管理的工作量和工作難度，使得檔案管理部門疲于應(yīng)付這些需求而無暇其他工作。在檔案管理信息化建設(shè)中，自動(dòng)式服務(wù)在有效緩解檔案管理部門工作壓力的同時(shí)提升了檔案查詢的工作效率。

（四）打破傳統(tǒng)模式，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)

傳統(tǒng)的管理模式，需要大量的人力作為支撐保證，而建立起信息化的管理模式，就可以減少人力資源的浪費(fèi)。使用現(xiàn)代化的技術(shù)，可以讓檔案得到及時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理。同時(shí)建立電子檔案，打破傳統(tǒng)的統(tǒng)一模式，構(gòu)建一套完善的檔案管理體系。而要構(gòu)建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，就需要各單位之間通過局域網(wǎng)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)檔案資源的快速共享，以便在有需要時(shí)能夠及時(shí)得到相關(guān)資料。為了保護(hù)人員的隱私，也要注意對(duì)于檔案管理的安全保護(hù)工作，避免信息流出造成的一系列影響，同時(shí)在信息傳遞時(shí)也要進(jìn)行有效監(jiān)控和記錄保存，避免造成檔案安全問題。

綜上所述，在新的發(fā)展時(shí)期，企業(yè)在發(fā)展的過程中對(duì)信息的需求量在不斷增加，在檔案管理過程中面對(duì)的問題也越來越多，企業(yè)檔案管理工作仍需不斷創(chuàng)新和完善，相關(guān)工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)也需逐步提高，同時(shí)企業(yè)要及時(shí)為檔案管理部門更新電子設(shè)備，注入新的活力，才能穩(wěn)步提升檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的高效率和信息化，從而更好地為企業(yè)和職工服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]馬雙雙，吳建華.我國破產(chǎn)企業(yè)檔案管理頂層設(shè)計(jì)研究[J].檔案與建設(shè)，2017（11）：4～7.

[2]黃黎黎.企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析[J].企業(yè)改革與管理，2017（08）：15.

[3]楊靜.關(guān)于提高油田企業(yè)檔案管理水平的幾點(diǎn)思考[J].中國管理信息化，2017，20（05）：188～189.