淺析辦公自動化應用于電子檔案管理的優勢

【摘要】本文對辦公自動化應用于電子檔案管理的優勢進行了全方位的分析，首先，簡要概述了辦公自動化與電子檔案的關系，其次，詳細闡釋了辦公自動化在電子檔案管理中的優勢，最后，筆者在結合自身多年專業理論知識與實踐操作經驗的基礎上提出了幾點建設性的有效策略，旨在從根本上促進我國社會經濟又好又快的發展進步。希望本文可以在一定程度上為相關的專業學者提供參考與借鑒。

【關鍵詞】辦公自動化；電子檔案管理；優勢

一、辦公自動化與電子檔案的關系

辦公自動化是利用計算機技術來實現辦公信息數字化，強調全方位、迅速地采集處理信息，它將文檔技術、郵件技術和瀏覽器技術緊密地融合在一起，體現了用計算機進行文字處理和統計數字的方便性，當前的辦公自動化可以將分散處理中的信息真實記錄下來，真正實現了電子文件的形成、傳遞、查閱與存檔的一體化管理，同時具備良好的可靠性和真實性。

電子檔案管理模式通過網絡渠道實現無紙辦公，這使電子文件成為業務往來的最完整依據，檔案的全文顯示查詢、提供利用、打印檢索工具與編制專題目錄等，同時，保管期限和分類代碼是計算機自動組卷的兩個基本要素，公文數據庫也能提供日常文書處理的各項功能，它的獨特之處還在于把相同保管期限和分類代碼的文件歸類在一起以便于查詢。

二、辦公自動化在電子檔案管理中的優勢

（一）科技檔案管理

（1）電子數據直接導入辦公自動化網絡，這為企業各部門之間檔案信息的共享交換與分類傳遞搭建了一個非常實用便捷的工作平臺，實現了電子數據遷移歸檔；（2）單機版應用于工程檔案歸檔的優勢，工程檔案管理軟件的應用建立了統一的信息化標準，便于建設施工、設計監理、調試等參建單位使用同一信息平臺對工程檔案進行管理，單機版軟件優化了原有工程檔案的管理模式；（3）工程檔案管理單機版的推廣應用，往往工程檔案資料的移交通過電子數據遷移來實現，在科技檔案的收集整理與歸檔上產生了良好的效果，極大地提高了工程檔案管理的工作效率。

（二）文件檔案管理

（1）自動化、全信息化水平高，可以實現聯機借閱可供外部人員網上檢索查詢，系統可以將收文、發文自動排序，有利于提高文件歸檔的精準性，文檔的一體化還便于檔案管理員整理組卷；（2）動態監控及跟蹤辦文過程，系統具備了流程監控和流程跟蹤的功能，可以催辦和跟蹤辦理過程，不斷地改革創新與優化升級辦文管理模式；（3）流程具備更多的靈活性，應用單位可以根據單位的不同發展時期來定制和靈活變更收發文件流程；（4）文件在流轉過程中的便捷，具有文件可以多次發送、文件檢索分級管理與領導批示意見自動生成的典型優勢，文件還可以主動取回。

三、辦公自動化應用于電子檔案的有效策略

（一）建立完善的電子文件和電子檔案管理法制體系

各級檔案行政管理部門應增設相應的管理機構，使得電子文件的管理工作朝著更加科學規范化、標準化與制度系統化的方向發展進步，清晰明確好檔案行政管理部門和政府信息產業部門的職責，行使好監督、指導電子文件歸檔的職責。此外，還應該提高電子文件和電子檔案管理意識，把這項工作作為一項緊迫而長期的事情來抓，通過會議、電視廣播與報刊等多元化手段的宣傳來提高人們的社會電子文件意識，因為電子文件涉及到利用、歸檔、管理、安全與保密等問題，因此必須要深入推動辦公自動化在電子檔案管理中的應用。

（二）解決電子文件與紙質文件“雙套制”保存問題

（1）可以將電子文件和紙質文件以文件方式和映像方式共同存儲在一張光盤上，對于永久保存的文件應形成一套紙質文件保存，盡可能充分實現電子文件的自動管理和檢索，還應該始終以增強電子檔案管理人員的專業理論知識與實踐操作經驗為出發點與落腳點，充分調動起內在的主觀能動性與積極創造性；（2）必須要加強辦公自動化系統和電子文件的安全防護工作，可以設定登錄限制、使用文件權限的文件屬性來加密，防止網絡系統遭受侵害，更不允許隨便使用外來磁盤與光盤等行為，同時安排專人負責計算機網絡系統的管理應用，嚴把電子文件制成的材料質量關，在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”。

四、結語

綜上所述，本文對辦公自動化應用于電子檔案管理的優勢進行探究分析具有重要的現實性意義，近年來，隨著我國經濟實力的迅猛發展與科學技術水平的顯著提升，這在客觀上促進了各行各業辦公自動化水平的提高，人們更加傾向于利用電子計算機來大規模地應用于辦公自動化中，始終秉持著“實事求是、與時俱進、開拓創新”的原則理念將傳統意義上人工整理儲存檔案的方式轉變為電子檔案管理，這不僅有利于避免檔案數據資料統計存在誤差，還有利于提高工作效率以減少資金成本的損耗，進而促進我國社會經濟的協調穩定可持續快速發展。

參考文獻

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作者簡介：丁思（1988.08—），女，河南滎陽人，本科，解放軍信息工程大學，助理館員，研究方向：檔案管理。