如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考

李俊

【摘要】隨著我國經濟的不斷發展，單位內部的運行管理體系也不斷地完備，辦公室檔案管理作為內部管理的一項重要環節，提高辦公室檔案管理的工作效率在單位業務管理工作中也越來越重要。

【關鍵詞】辦公室；檔案管理；工作效率

一、提高辦公室檔案管理工作效率的意義

事實上，辦公室檔案管理具有非常重要的作用。就該項工作而言，提高其效率具有非常重要的意義。首先，提高檔案管理工作效率，是適應時代發展的體現。其次，促進檔案事業的持續發展。最后，有利于檔案事業與國民經濟、社會協調發展。

二、辦公室檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員素質偏低

檔案管理人員的管理意識淡薄，專業素養較低，使得大部分的檔案沒有得到及時的收集、分類等。檔案未得到及時、有效的處理就會使得檔案的利用率下降，檔案的價值難以實現，若檔案管理人員的工作態度差會加劇這一情況的惡化。加上大部分檔案管理人員的知識面較窄，而檔案所涉及的領域較廣，兩者之間就出現了矛盾，這直接使得相關的檔案不能及時地進行分類整理等。

（二）管理制度有待完善

就當前情況而言，大部分企業的管理制度都待健全，即使是有能力的管理人員也不能很好地展開相應的工作。企業的領導對于檔案管理工作不夠重視，使得管理人員沒有很好地執行現有的管理制度，這給檔案管理工作帶來了巨大的不良影響。因管理制度的不完善，管理人員但對自己的工作重視度不高，沒有認真地處理檔案的分類、歸納等事宜，使得檔案損壞、缺失現象普遍存在。

三、提高辦公室檔案管理工作效率的措施

（一）建立健全完善的辦公室檔案管理制度

辦公室檔案管理工作效率的提升需要強有力的制度作為保障，所以在檔案管理方面，單位應該有針對性地建立健全完善的辦公室檔案管理制度，對檔案管理中涉及到的各方面內容進行明確規定。一些單位雖然制定了相關的管理制度，但在實際的管理過程中卻沒有貫徹落實，因此，為保障辦公室檔案管理制度得到充分落實，單位的管理人員除了要進行管理知識的培訓外，還要學習和掌握法律知識，保障檔案管理的工作人員自覺遵守檔案管理制度。

（二）加強檔案管理工作意識

在進行辦公室檔案管理的工作人員要對管理工作有充分的認識，了解檔案管理的基本理論，改變在管理工作中的功利想法與消極的工作態度。工作人員要積極主動地了解單位或企業目前的運行情況，明確自己的工作職責與工作目標，做好日常工作中檔案的收集與管理，在完成工作后把管理結果上報給管理人員，按照實際情況結合有關部門建立信息溝通平臺，讓檔案管理工作更好地進行。在工作中，不能盲目和隨意地對檔案進行管理，要保證這些資料對單位或企業的進一步發展切實有效。提升檔案管理的工作效率，同時為單位或企業的建設添磚加瓦。

（三）建立辦公室檔案管理數據庫

目前信息化科技在當今社會中已經十分成熟，并且企業的檔案信息量也不斷地提高。過去在檔案管理工作中主要是以手工抄寫與轉錄作為主要的工作，和當今企業的發展需求已經很難適應。所以，建設一個健全的檔案信息資料庫十分迫切。這是對辦公室檔案管理工作的創新，是新時代進行檔案管理工作的基礎，對于管理工作有著十分重要的作用。使用檔案數據庫能夠方便檔案的存放與查詢，把傳統的管理工作和高新科技緊密結合，產生網絡化、開發性的數據庫，從根本上提高辦公室檔案管理的工作效率。

（四）提高辦公室檔案管理人員的水平

作為辦公室檔案管理人員應該順應時代的進步與社會的發展，相應地提高自身的素質與知識能力，這樣才能有效地提高辦公室檔案管理水平，辦公室檔案管理是一項比較枯燥的工作，正是由于這樣它就要求管理人員對工作要有責任心和嚴謹、樂于奉獻的精神，因此，就需要相關的管理人員有法律意識與保密意識，同時也要有一定的社會責任感，這樣才能在具體的工作中減少失誤，提高工作效率。對于管理人員，應該加強保密意識，根據檔案文件管理工作的重要性與復雜性，配合檔案人員做好保密工作，同時，大力提高法律意識與責任意識，加強管理人員的專業性培養，讓每一個檔案管理人員都能掌握管理工作的核心思想與操作技能。

（五）對網絡電子信息化進行檔案管理

將網絡電子信息化技術應用到檔案管理中，利用電子化的方式對檔案文件進行處理，這樣可以根據不同類別進行分類處理，還能夠對辦公室的其他資料進行修補，也不會由于辦公室資料的堆積發生雜亂的現象，還能提高檔案管理的效率，讓資料的檢索變得更加快捷與方便，在檔案的管理人員對原有的文件插入新的文件也變得更加方便，還可以對專業水平較高、能力強的管理人員進行專門的培訓，找出在檔案管理中的不足之處進行分析與研究。可以看出，網絡信息化的管理方式能夠超出其他管理方式，提供更加高效的工作效率，工作的時候也十分方便，還有效地增強了辦公室檔案管理工作的準確性。

四、總結

辦公室的檔案管理工作作為企業內部管理的主要環節，在單位或企業管理中的重要性越來越明顯。因此，加強檔案管理的責任意識，運用新式管理模式進行辦公室檔案管理，對提高工作效率、促進各項工作的正常運行起著至關重要的推動作用。

參考文獻

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