淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

衡雁冰

【摘要】本文首先對檔案管理工作的重要性進行了概述，詳細探討了檔案管理工作在規范化過程中存在的問題以及新形勢下檔案管理工作的規范化途徑，旨在促進檔案管理的發展。

【關鍵詞】檔案管理；管理人員；規范化

一、檔案管理工作的重要性

檔案承載著一個單位發展過程中的全部內容，是一個單位歷史的記錄與見證，專業人員在時代不斷發展的同時借鑒檔案內容，能夠有效做好業務工作。為了使檔案能夠在關鍵時刻派上用場，使單位領導能夠及時發現發展過程中存在的不足，在單位的管理工作中就要加強對檔案管理工作的重視，保證檔案的完整性和真實性，從而為單位發展提供更有利的證據。合理利用檔案能夠使單位在發展過程中及時發現自身存在的問題，包括人才管理、成本管理、活動管理等方面存在的問題，使單位能夠在發現問題時，提出有效的解決辦法。隨著社會的不斷發展，人們對檔案管理工作也有了新的認識和更高的要求。為了做好檔案管理工作，實現檔案管理工作的規范化，工作人員首先就應該意識到檔案管理工作的重要性，明確掌握檔案管理工作不僅是自身的本質工作，更是促進發展和進步的重要保證。

二、檔案管理工作在規范化過程中存在的問題

（一）檔案管理工作人員認識水平低

組織檔案管理工作的開展，規范化程度還比較低，其中一個很重要的原因，就要從檔案管理工作人員的角度入手。檔案管理工作人員對檔案管理工作規范化的認識程度低，一直以來，檔案管理工作都沒有受到管理層的重視，無論是具體的檔案管理工作人員還是組織的管理者，都把檔案管理工作看成是一項非常簡單的工作，對于管理的規范化認識并不深入，沒有意識到檔案管理工作不規范可能帶來的問題。正是由于這種規范化管理工作認識欠缺，導致了檔案管理工作規范化進程的緩慢。除此之外，在檔案管理工作中，不僅僅是檔案管理工作人員的自身認識水平有限，檔案管理人員的工作能力還存在很大的不足。檔案管理工作看似簡單，但是對管理人員的專業素質要求還是比較高的，特別是在當前社會形勢變化不斷加快的背景下，檔案管理人員的專業能力也要隨之提升。而這恰恰是很多檔案管理人員所欠缺的能力。

（二）檔案管理工作信息化水平低

在檔案管理工作中，信息化管理體系的建立和實現，是做好檔案管理規范化的另一個重要措施，當前在檔案管理工作中，由于很少受到組織的管理者和工作人員的重視，檔案管理的信息化程度比較低，在很多組織中對于檔案的管理還局限在過去的人為管理手段為主導的管理方法上，很多組織的檔案管理還是采用紙質管理的基本方法，這種基本方法的使用在檔案管理中已經比較落后。因此，在這樣的情況下，做好檔案管理就要應用新的信息化技術。信息化技術在檔案管理方法中的應用還不夠全面，造成了檔案管理工作中規范化程度低的一個重要原因。

傳統的檔案管理是采用基本的紙質化管理方法，這種管理方法無論是從保存還是信息的檢索方面都存在很大的弊端，而現代社會信息膨脹，對于信息的處理效率要求比較高，在這樣的情況下，檔案管理工作中的傳統方法就不適應社會的發展。

三、新形勢下檔案管理工作的規范化途徑探析

（一）加強檔案管理工作人員的專業技能培訓工作

建立一支專業的檔案管理隊伍是當前檔案管理工作規范化的重要內容。在檔案管理規范化的過程中需要根據實際情況對檔案管理人員進行技能培訓，提升檔案人員的專業素質以及道德水平。定期或不定期地組織檔案管理人員學習最新的管理方式方法，對新引進的先進檔案管理設備仔細認真地了解并掌握實際的操作方法。聘請專業的檔案管理人員，提升檔案管理的科學性。

（二）完善檔案管理工作法律法規

檔案管理工作需要在相關的法律法規指導下開展，上文提到的檔案管理工作規范化中存在的不足，大部分都是因為沒有完善的檔案管理工作法律法規作為約束，所以必須不斷建立和完善檔案管理工作的法律法規，使檔案管理工作能夠實現有法可依。檔案管理工作法律法規的制定和完善主要是由當地政府部門來牽頭完成的，并隨著外部環境的變化不斷地做出調整，提升檔案管理工作的效率和規范性。

（三）給予檔案管理工作足夠的重視與投入

在完善相關法律法規的前提下還應該加強對檔案管理工作的重視程度，保障給予檔案管理工作足夠的信息數據，進而提升檔案管理工作的規范性。通過不斷擴大檔案管理工作的范圍，使檔案能夠更加真實詳細地反映出信息的真實情況，突出信息的核心重點。在具體的檔案管理過程中，根據整合的相關數據資料，提取出最為有用的信息，發揮出檔案管理的作用。作為檔案管理人員可以從多個角度優化檔案和管理工作內容，能夠讓檔案體現出真實性，為使用者提供可靠的數據，發揮出檔案管理工作的積極作用。相關單位還應該投入更多的檔案管理設備，提高檔案管理人員的工作效率。

四、結語

綜上所述，新形勢下檔案管理工作規范化的探究對檔案管理工作的發展具有重要的作用。因此，必須進一步提高新形勢下檔案管理工作的規范化途徑，這樣才能進一步提高檔案管理的效率。