提高企業(yè)檔案管理與資源整合的管理水平

苑靜娜

【摘要】為了提高檔案管理水平，就要融入科學管理的思想，實現(xiàn)創(chuàng)新服務，而這離不開檔案管理人員和全體員工的支持與配合。同時，要加檔案管理的宣傳與信息化建設，實現(xiàn)資源共享，并加強對優(yōu)秀人才的培養(yǎng)，使檔案管理工作更上一層樓。

【關鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新；服務

檔案管理工作隨著時代的發(fā)展而呈現(xiàn)出新的發(fā)展狀態(tài)，檔案管理人員要具備與時俱進的管理思想，努力提高創(chuàng)新意識，實現(xiàn)檔案服務革新。對于水利水電勘察設計院而言，提高檔案管理水平，將檔案工作作為重點來抓則顯得尤為必要，為了促進檔案工作更上一層樓，就需要做到科學管理和高效利用。

一、結合實際情況加強宣傳，提高職工的認識

水利水電勘察設計院的檔案工作創(chuàng)新要從員工入手，加強宣傳，使員工具備良好的檔案管理意識。第一，要結合實際情況，借助新媒體等有效的平臺開展檔案管理宣傳。還可以舉辦專題講座，認識宣傳檔案管理的重要性。第二，在檔案管理中融入完善的考評制度，根據(jù)員工的實際表現(xiàn)對其進行合理、客觀的評價，提高員工對工作的責任感。第三，充分調動員工工作的積極性和主動性，使其明確檔案管理的目的，加強對檔案的高效利用，實現(xiàn)資源共享。

二、加強檔案的信息化建設，制定嚴格的制度

（一）制定科學流程，加強系統(tǒng)管理

將檔案進行編號，按照項目的類別進行資料歸檔。利用計算機將檔案的信息錄入并儲存，按照檔案的編號進行管理，便于查看和使用。這種按照項目進行劃分的檔案管理具備嚴格的流程，使檔案與資料能夠得到完整、系統(tǒng)的處理，實現(xiàn)檔案一體化管理，提高檔案的管理效率。

（二）根據(jù)標準，嚴格把關檔案歸檔質量

要實現(xiàn)檔案的科學歸檔，就要求工作符合相應的標準。水利水電勘察設計院的資料包含的內容眾多，有很重要的技術信息，這就更需要嚴格的技術規(guī)范與標準加以衡量。要保證文件的內容清楚，各項手續(xù)齊全，歸檔時要有嚴格的分類，使歸檔工作保質保量。

（三）優(yōu)化檔案管理環(huán)境，配備齊全設備

各項檔案資料必須要有專業(yè)而設施齊全的管理環(huán)境，這樣才能提高管理質量。第一，配備齊全的設備，如滅火器、吸塵器、空調、除濕機、加濕機等。第二，要使用儀表對設備進行實時監(jiān)測，防止設備發(fā)生故障。第三，為了滿足檔案管理的要求，需要對環(huán)境定期進行殺菌和通風，確保環(huán)境的濕度與溫度符合要求，不會影響檔案的正常使用，為檔案提供合適的管理環(huán)境。第四，提高檔案室的加密與防盜程度，配備必要的密碼與防盜門窗。第五，避免檔案被陽光直接照射，遠離磁場干擾。

（四）加強檔案信息化建設，嚴格遵守相應制度

第一，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，實現(xiàn)在線統(tǒng)一管理與資源共享，提高檔案管理的效率。第二，推進檔案數(shù)字化建設，完善數(shù)據(jù)庫，使多種類型的檔案都能夠實現(xiàn)數(shù)字化存儲，隨時可查。第三，根據(jù)國家檔案局《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》的要求，認真開展檔案管理工作，使工作有理有據(jù)，進一步推動檔案管理信息化建設。第四，制定完善的檔案管理規(guī)章制度，細化到每一個環(huán)節(jié)之中，使檔案的查閱、保密均可按照制度進行。第五，明確員工的崗位職責，使其能夠合理開展檔案管理工作。

二、加強資源整合與服務創(chuàng)新，引進和培養(yǎng)優(yōu)秀人才

（一）優(yōu)化整合資源，提高檔案的利用率

積極對資源進行優(yōu)化，實現(xiàn)有效的資源整合，才能實現(xiàn)檔案高效利用。第一，對檔案進行加工，挖掘檔案的深層次價值，編制多種形式的內容，以供參考和利用。同時，將分散的信息進行集中處理和歸檔，使檔案的價值不斷提高，實現(xiàn)檔案的靈活應用。第二，引進先進的信息技術和網(wǎng)絡技術，對檔案資源進行高效整合，為每一個部門查閱、應用提供便利條件。第三，實現(xiàn)各部門高效配合，通力合作，共同做好檔案信息化建設與資源整合工作。

（二）對檔案服務機制進行創(chuàng)新，提高服務水平

一是采取現(xiàn)代化檢索手段，建立電子數(shù)據(jù)庫。為了進一步改進檢索方式，可建立現(xiàn)代化檢索手段與電子數(shù)據(jù)，使檢索更加方便快捷，可以對不同的資料展開檢索，各部門可根據(jù)自身需求進行檢索和查閱。二是樹立主動服務理念，積極參與各項活動。檔案管理人員要樹立主動服務的理念，積極參與到各種專業(yè)活動之中，滿足各部門的檔案需求。同時，加強與各部門人員的溝通，吸取有用建議，努力提高服務質量。只有真正改變觀念，才能正確指導行動，避免陷入被動服務的僵硬模式之中。三是建立分層次數(shù)據(jù)庫，明確使用者權限。為了進一步創(chuàng)新機制，需要融入先進的信息化與數(shù)字化技術。通過建立分層次數(shù)據(jù)庫，讓使用者能夠明確自身使用權限。此外，為了確保信息安全，要加強保密措施，確保使用者身份不會泄露，還可以加強對檔案的保護。

（三）加強對人才的培訓，提高工作人員的綜合素質

為了實現(xiàn)檔案創(chuàng)新管理，提高服務質量，需要加強先進人才的引進，培養(yǎng)一批優(yōu)秀的檔案管理人員，使其以專業(yè)的技術知識與高度負責的態(tài)度完成工作。還要加強對檔案人員的培訓，確保其可以通過考核，帶證上崗。在培訓中，要充分做到以人為本，方可培養(yǎng)出優(yōu)秀的檔案管理人員。在這些人員的帶動下，檔案管理工作會獲得更加長遠的發(fā)展。

三、結語

綜上所述，為了提高檔案管理服務水平，實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，就需要從多個方面入手，提高廣大檔案人員的責任感，善于運用先進的技術提高服務質量。還要改變觀念，善于學習，使各項知識與技能更加全面，方能加速檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻

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