海事檔案管理工作的創新與發展

周群

【摘要】海事檔案管理主要是指對海事管理工作進行歸檔處理，一般主要涉及管理與專業方面的歸檔內容。其中，海事檔案主要針對相關業務進行專業管理與口岸管理，如管理與監督船舶、管理通航的運行情況、管理危險品及管理防污染工作。一般來說，海事檔案管理具有明顯的管理性、服務性以及政治性，必須予以重視。另外，海事檔案必須要反映歷史事實，不得經過半點篡改，必須要保證檔案內容真實且數量齊全，這也是國家對于海事檔案管理工作提出的基本要求，必須嚴格執行。

【關鍵詞】海事檔案；管理工作；創新與發展

所謂海事檔案信息化建設，指的是利用計算機信息技術及其他現代化設備，對海事工作中所產生的各種紙質檔案、音頻、視頻、圖片資料等進行收集、整理、篩選、整合與加工處理，使之成為計算機軟件形式的二次文獻，并通過網絡傳輸實現對其利用和共享的一系列工作。做好海事檔案管理信息化建設，對于提升海事檔案工作的服務效能有著重要的意義。

一、海事檔案管理概述

海事檔案管理是對海事管理工作的一個歸檔，包括所有的海事工作中的管理、專業等，主要是對業務的專業管理和口岸管理，包括船舶監督、通航管理、危險品以及防污染管理、船員管理等工作的信息化整理的記錄。海事檔案管理具有管理性、服務性與政治性的特征。海事檔案管理人員需確保海事檔案的真實性、完整性和可利用性。海事檔案管理要在提高認識的基礎上完善管理制度、改進收集途徑、嚴格移交程序、注重價值鑒定、統一電子檔案格式，使海事檔案的服務性和指導性作用得到最大限度的發揮。維護檔案完整性要做到以下兩點：（1）要保證檔案數量齊全，沒有殘缺現象；（2）要保持檔案之間有機聯系，不可雜亂無章。維護檔案安全要做到以下兩點：（1）確保檔案本身完好無損，權限控制；（2）杜絕惡意破壞檔案行為，防治檔案機密被盜竊。檔案管理工作的最終目的是便于利用，是檔案管理工作質量的衡量標準之一。

二、當前海事檔案管理中存在的問題

（一）缺乏妥當的長期規劃

目前，我縣海事管理局的檔案管理工作逐漸得到了相關部門的重視，在資金投入、設備配置方面得到了大幅度的支持與完善，可以說取得的發展成果還是不錯的。從綜合性的角度來看，較之從前，海事檔案管理工作力度的確得到了加強，然而在實際管理的過程中，主觀經驗的管理意識較強，沒有充分地結合現代化的管理理念，比較缺乏妥善的長期規劃目標，還有待加強。

（二）海事檔案管理規范化程度偏低

海事檔案管理是一項專業性極強的工作，信息化背景下的海事檔案管理，更是對工作流程的科學性，業務操作的規范性要求極高，需對管理過程中的各項問題做出全面性、規范化的要求，包括構建程序上的定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式；業務上的術語標準、資源描述、數字檔案的文件格式、元數據、對象數據格式標準等。但目前，我國許多海事檔案管理部門尚未對以上問題形成統一的要求和系統的規定，相關規范化標準和規章制度的建設也較為落后，對海事檔案管理信息化建設的發展造成了不利的影響。

三、海事檔案管理工作的創新與發展對策

（一）制定合理的長期發展規劃

合理的長期發展規劃是有效促進我縣海事檔案管理水平的主要動因，必須予以重視。在具體的制定方面，我們要遵循以下的規劃原則：第一，立足于我縣的實際發展情況，結合當前海事檔案管理的工作形勢及要求，制定可持續發展的規劃目標，并積極地指出長期發展規劃的重點及難點。第二，始終堅持“統籌規劃，循序漸進”的制定原則，結合當前我縣的物力資源與人力資源，進行合理的規劃。

（二）循序漸進完善數字化電子檔案館

創建數字化海事檔案館是海事檔案管理信息化建設的重要目標之一，為實現這一目標可采取以下措施：一是從電子檔案的收集和積累做起，與此同時不斷配備信息化設備、軟件，并提升檔案人員對相關設備的操作能力，初期可應用一些現成的電子檔案管理系統軟件來實現電子檔案的輸入、存儲和歸檔；二是循序漸進地推廣電子檔案問卷接受、歸檔系統，最終建立和健全海事檔案網絡信息平臺。

（三）加強信息化環境下檔案數據的安全管理

要建立健全安全防范體系，規范網絡和應用系統的安全管理，實現檔案信息化與檔案信息安全協調發展；做好檔案系統軟件的安全防護，保障電子檔案的安全；要及時將在電子環境下產生的需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，輸出為紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權威性；在網絡環境下提供檔案利用時，要嚴格借閱審批流程，合理設置閱檔權限；要切實落實異地備份制度，對有多套檔案或檔案復制件的，確保異地存放至少一套，以防重大災害或事故對檔案造成毀滅性損失。

四、結語

綜上所述，海事檔案管理工作要充分地滿足當前海事事業的發展需求，這就要求我縣的海事管理局應該積極地應對當前管理中存在的問題，如信息化建設緩慢、檔案開發能力不足等問題，對應地采取有針對性的改進對策，如制定長遠的發展規劃、提升檔案管理工作人員的職業素質等改進對策，全面地推動我縣海事局檔案管理工作信息化與數字化的發展進程，從根本上促進海事檔案管理事業的可持續發展。檔案管理信息化對海事檔案管理而言，既是一次機遇，也是一場挑戰。在信息化時代背景下，檔案工作者要跟緊時代步伐，進一步強化其責任意識，積極促進海事檔案事業的發展。

參考文獻

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