人事考試中心考試檔案管理工作的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)和建議

高榕崗

【摘要】檔案管理工作是一項(xiàng)信息和資源的整合工作，是對過去發(fā)生過的行為和有關(guān)過去的一些信息進(jìn)行記錄和保存的一項(xiàng)重要工作，具有一定的保存和參考價(jià)值。檔案管理是考試管理的一個(gè)重要部分，充分地發(fā)揮檔案管理的作用可以盡全力為考試管理服務(wù)。本篇文章主要是對人事考試中心考試檔案的類別、作用、檔案管理中存在的問題，和考試檔案管理進(jìn)行了較為全面的分析。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；管理；考試

一、檔案對考試的作用

（一）研究和掌握考試標(biāo)準(zhǔn)的重要依據(jù)

通過研究考試檔案，對歷年真題的分析和掌握，可以充分了解命題規(guī)律，通過分析考生試卷的答題情況，可以了解大部分考生的易錯(cuò)點(diǎn)和命題的側(cè)重點(diǎn)，更有針對性地分析學(xué)生在學(xué)習(xí)中的問題，并在此基礎(chǔ)上篩選出重要題型，加入題庫，確?？荚嚨馁|(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)。

（二）探索考試發(fā)展規(guī)律的條件

考試決策主要包括了參與決策的領(lǐng)導(dǎo)和專家們的意見，它的結(jié)論和依據(jù)都能從歷年考試形成的各種通知、文件、辦法中反映出來?？荚嚨淖兓跉v年來的各種文件中都有詳細(xì)的記載，那些文件真實(shí)地反映了歷年考試的發(fā)展過程，為研究考試提供了重要依據(jù)。與此同時(shí)，還可以研究有關(guān)的檔案資料，對考試的性質(zhì)、考試的計(jì)劃、劃定的分?jǐn)?shù)線進(jìn)行分析，從而提高命題的質(zhì)量。

（三）檔案是實(shí)現(xiàn)考試公平公正的手段

考試現(xiàn)已成為了人們?yōu)榱松婧桶l(fā)展選擇的途徑之一，有的人認(rèn)為考試可以改變自己的命運(yùn)，可以使自己得到更好的發(fā)展，擁有更好的未來。但是隨著時(shí)代的發(fā)展，僅憑一張?jiān)嚲韥碓u定和選拔人才早已落后，并且這種方式的公信力也大打折扣，各種考試的丑聞也逐漸被揭露。所以，就必須制定考試誠信檔案來約束這些丑聞?？荚囌\信檔案就是對考生進(jìn)行考試違規(guī)事實(shí)的記錄及處理的結(jié)果。它的目的就是使考試變得公平公正，一旦有違規(guī)，檔案就會記錄違規(guī)行為，這將成為考生未來的“污點(diǎn)”，并將會被錄入誠信檔案數(shù)據(jù)庫，以便用人單位查詢，充分有效地維護(hù)了廣大考生的權(quán)益，同時(shí)也打擊和威懾了作弊的考生。

（四）為用人單位提供考生的情況

人事考試中心會依據(jù)學(xué)生的考籍檔案來向用人單位提供考生的專業(yè)知識掌握情況和考生的基本信息，在此基礎(chǔ)上，用人單位再根據(jù)個(gè)人檔案和考生的知識學(xué)習(xí)水平，來安排相應(yīng)崗位。由此可見，考試檔案為用人單位選拔人才提供了強(qiáng)有力的幫助。

二、考試檔案的類別

（一）考試檔案

考試檔案主要包括考籍檔案、考務(wù)檔案、考試計(jì)劃檔案、命題檔案等?？技畽n案主要是指歷年考生的成績單、考試成績表、考生卡片、合格情況表等；考務(wù)檔案是指考生報(bào)名登記表、考區(qū)負(fù)責(zé)人名單、報(bào)考花名冊、考點(diǎn)名冊、監(jiān)考人員名冊、考場違規(guī)作弊記錄等；考試計(jì)劃檔案主要包括歷年各專業(yè)的考試計(jì)劃、考試時(shí)間、考試大綱等；命題檔案是指各專業(yè)歷年考試試題的參考要點(diǎn)和命題專家在命題和判卷過程中出現(xiàn)的問題，以及處理結(jié)果的記錄。

（二）文書檔案

文書檔案主要是指國家對于考試下發(fā)的文件、考試政策、考試委員會重要的會議記錄、上級主管部門的批文以及各種通知、通報(bào)考試機(jī)構(gòu)對于上級主管部門的批復(fù)的回文等。

三、考試檔案管理的要求和原則

（一）統(tǒng)一管理原則

由于用人單位以考試檔案為依據(jù)來選拔人才，因此考試檔案關(guān)乎到選拔人才的質(zhì)量，應(yīng)由人事考試中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)籌安排。安排專職的檔案管理員來保管，為提高檔案資料的使用價(jià)值，在日常生活中，一定要注意對考試資料統(tǒng)一地收集、系統(tǒng)地歸納、統(tǒng)一地整理、統(tǒng)一地管理，并及時(shí)歸檔。

（二）便于利用原則

考試檔案不僅為改進(jìn)考試工作命題方式提供依據(jù)，也可以為教育考試事業(yè)提供有價(jià)值的、可供參考的文件和資料。因此人事考試中心，要高度重視考試資料的收集、整理、歸檔等管理工作，在需要查詢的時(shí)候，以便查找。

（三）完整性原則

檔案的收集最重要的是要完整，不能有任何的遺漏，也不能隨意堆放，要嚴(yán)格地按照考試的專業(yè)性質(zhì)、時(shí)間等對檔案進(jìn)行系統(tǒng)地分類，并加以標(biāo)注。檔案管理員也要倍加愛護(hù)考試檔案，并且隨時(shí)發(fā)現(xiàn)，隨時(shí)整理，隨時(shí)編入檔案袋。檔案管理員還要定期地對檔案進(jìn)行查看，補(bǔ)全不完整的檔案，對于有遺漏的檔案，要查明原因向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)問題?？技畽n案尤為重要，不能有一點(diǎn)的馬虎和遺漏，必須要保持它的完整性。稍有差錯(cuò)，就會給檔案管理工作帶來巨大的損失，造成嚴(yán)重不良的影響。

（四）保密原則

社會考試和國家考試是很嚴(yán)肅的事情，在試卷的命題、印刷、運(yùn)送、發(fā)放的過程中，不能發(fā)生任何的信息泄露，要十分注意安全保密的問題。因此，檔案管理人員要做好保密工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，對任何人都不能透露關(guān)于考試試卷的任何信息，否則就會違反保密工作，嚴(yán)重者還會構(gòu)成犯罪，所有的材料，都要進(jìn)行加密保存，從而確?？荚嚨捻樌M(jìn)行，確?？荚嚨墓焦?。

四、結(jié)語

總而言之，考試檔案的管理一定要妥善處理，通過加強(qiáng)現(xiàn)場的管理，建立科學(xué)有效的檔案管理體系和提升檔案管理人員的素質(zhì)等方法，來提高考試檔案的管理水平和管理質(zhì)量，不論是對人事考試中心的發(fā)展還是國家教育考試事業(yè)都有巨大的幫助。

參考文獻(xiàn)

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