芻議信息時代下電子檔案管理的應用

【摘要】在科學技術逐漸提升和發展下，計算機的應用得到普及化，為各個行業的運行管理工作提供方便。在檔案管理工作中，為信息時代發展提供電子檔案，能提高行業地位，也能使行業得到健康發展。基于此，文章通過對電子檔案的分析，說明其在信息時代下電子檔案管理工作的實踐應用。

【關鍵詞】信息時代；電子檔案；管理；應用

在信息時代發展下，電子檔案被廣泛應用，為現代社會發展提供了一個新的模式。基于對科學技術的應用，將檔案管理工作和計算機技術進行結合，能保證電子檔案管理工作效率的提升，達到問題的有效解決。

一、電子檔案的優點

第一，能提升檔案管理工作效率。在信息時代發展下，基于對計算機技術的應用，實現檔案的有效管理，通過信息化和電子化特征的展現，能降低傳統管理工作中面對的壓力，為管理穩定發展提供保障。傳統方式下的檔案管理多為文書模式，當工作人員對其檢索和歸檔的時候，將耗費很多時間，其復雜性嚴重。在所有的檔案整理、檢索工作中，都為人工模式，無法促進工作效率的提升。當在檔案管理中出錯的時候，無法對其有效解決。而電子檔案管理不同，能夠改變這種人工方式，通過關鍵詞的查詢，將很快找到信息，整體上更便捷。

第二，電子檔案管理能彌補存在的信息。在檔案管理工作中，通過計算機錄入存檔，能避免信息不全和紙質拆裝問題，也能對不完整的檔案彌補。計算機的應用十分必要，在整體上看，為工作人員減少更多工作量，促進檔案管理工作水平的提升，也解決了人員不足和檔案積壓等問題。

第三，提高檔案管理工作的保密性。在傳統方式下，檔案管理受到儲存介質的影響，在查詢和分析上，還無法對檔案充分應用。同時，期間也容易產生明顯遺漏。為了對其存在的問題有效解決，要引入電子檔案管理，改變傳統的人工模式，促進歸檔、整理工作的完善化。還需要基于統一標準，促進檔案管理工作的規范性，這樣在能保證檔案管理質量的同時，也能解決其存在的問題，提升檔案管理工作效率，達到時間的節約化和資源的共享化發展。

通過對電子檔案的分析，為了對其問題有效解決，需要掌握其在信息時代下電子檔案管理工作的實踐應用。因此，在下文中，提出合理措施，保證在電子檔案充分應用和發展下，達到經濟效益與社會效益的實現。

二、信息時代下電子檔案的管理應用

（一）構建完善的檔案管理體系

在信息時代發展下，為了促進電子檔案管理工作的積極發展，需要為其構建完善的管理體系。工作中，相關的領導人員要加強對工作的重視，促進電子檔案管理工作的規范發展。執行電子檔案管理工作，能在企業中對其充分應用。工作中，領導人員不僅要認識到電子檔案發揮的重要性，還需要在制度下，為電子檔案管理工作制定統一標準。比如：在某企業中，使用一臺機組儲存資料，其形成時間比較長。但是，由于其涵蓋的單位多，數量大，為了充分應對，需要為其提供計算機技術，保證工作操作水平的提升，確保在真正發展意義上能促進電子檔案的充分落實，也能按照一定原則充分完成。電子檔案管理工作速度也要逐漸提升，打造其數字化和電子化發展模式，在對其積極完善前提下，也要實現技術、項目的嚴格管理，以達到檔案管理工作水平的提升。

（二）提高人員的綜合素質

在企業對電子檔案進行管理的時候，要加大力度對工作人員進行培訓，保證人員綜合素質的穩定提升。實際工作中，要引導檔案管理人員認識到電子檔案管理工作發揮的重要性和存在的特點，保證工作人員在執行期間能嚴格審查，避免員工的泄密現象，以免檔案泄露情況的發生。同時，還需要將其與信息化軟件結合，構建完善的管理系統，以促進電子檔案管理工作的順利執行。

（三）建設檔案數據庫

在信息時代發展下，為了促進電子檔案管理工作的積極發展，需要引進先進技術手段，保證其數據庫的形成。在企業電子檔案管理工作中，要加大力度積極投入，為現代化發展引進先進技術、電子產品、數碼設備等，并在這些輔助下，促進企業電子檔案管理工作的形成。因此，要打造有效的電子檔案管理數據庫，保證在電子化載體下，對企業內部資源充分研究。其中，要實現辦公自動化，為企業資源的使用制度相關計劃，為企業電子檔案管理工作提供有效的發展條件。在數據庫模式下，也能對其存在的電子檔案不穩定問題、儲存困難問題和復雜問題等積極解決。打造科學、完善的電子檔案管理數據庫，也要為其提供防護措施，這樣才能避免電子檔案被篡改的現象。

三、總結

通過以上的分析和研究，在我國現代社會發展中，隨著信息技術的應用，為企業的電子檔案管理工作提供有效依據。電子檔案管理具備十分重要的意義，基于其優勢，為其提供軟件和硬件，保證現代先進技術的應用。同時，在管理工作中，構建完善的檔案管理制度，促使人員素質的提升，能保證檔案管理環節的科學執行，也能符合時代的發展需求。

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作者簡介：劉月（1997.01—），女，漢族，河北人，四川大學公共管理學院。