現代檔案管理工作的信息化建設探析

牛雪玲

【摘要】20世紀90年代以來，隨著信息技術的發展和廣泛應用，很多事業單位對檔案管理工作越來越重視，檔案事業的發展迎來了新的挑戰和機遇。無論是單位領導還是檔案管理工作者個人，都普遍認識到檔案管理信息化建設是社會發展的必經之路，符合現代化發展的需要。但是在實際檔案管理工作時，還存在各種各樣的問題，針對這一現狀，應積極發現檔案管理信息化建設存在的問題并及時解決。

【關鍵詞】現代檔案管理；信息化建設；措施

一、當前檔案管理工作存在的主要問題

（一）缺乏現代化管理體系

在檔案管理工作實踐中，一般精力都在主營業務上，不管在工作統籌還是資源調配方面，對檔案管理工作都缺乏足夠的重視，一般也很難建立起有效的管理體系，在人力和財力資源的配備上，也缺乏足夠的專業性和實效性，如何構建現代、信息化檔案管理體系，也直接關系到整個管理工作的水平。

（二）信息化管理仍存在缺陷

利用大數據和物聯網等技術，能夠很好地提升檔案管理工作的針對性，通過對檔案數據精準分析與篩選，可以更好地找準檔案管理工作的節點，對于提升檔案管理工作水平具有至關重要的意義。但是，在實踐中，檔案管理人員普遍對于信息技術缺乏足夠的重視，固守傳統的檔案管理工作模式，無法發現工作環節存在的諸多問題，制約了檔案管理總體工作效能的提升。

（三）檔案管理智能化水平不足

只有提升我國檔案管理水平，才能夠更好地助力檔案工作發展。這就說明我國檔案管理工作離不開現代信息技術的支撐，在開展檔案管理的實踐中，由于缺乏科學的管理手段，很多單位檔案管理模式和手段較為落后，智能化水平較低，制約了檔案管理效能的提升。在檔案管理實踐中，涉及到大量的數據，如果不能引進有效的信息管理系統，容易出現檔案管理漏洞和管理風險，同時也難免存在管理效率低下的問題。

二、加快檔案管理工作信息化建設的措施

（一）提高對檔案管理工作及信息化建設的重視度

在管理檔案工作的過程中，只有充分認識到它的重要性，提高對它的重視度，才能更加快速地促進信息化建設的發展。信息化建設對于檔案管理工作具有重要作用，信息化建設為檔案管理工作提供了便利，同時提高了效率，檔案管理工作的信息化會加快檔案管理人員素質的提高。在這樣一個信息化技術日漸凸顯的時代，信息化已影響了我們大部分的工作生活，我們只有提高對它的重視度，提倡使用信息化的檔案管理，才能更好地順應信息化時代的潮流，才能改善檔案管理工作的現狀，促進社會的進步。

（二）開發檔案管理工作辦公軟件

在檔案管理工作的過程中，有針對性地從事一些工作會使得這項工作取得更加明顯的效果。因為目前很多辦公軟件就是因為缺乏相關的針對性，導致很多的檔案管理工作不能更加有效地進行，這就需要我們有針對性地開發一些可以通用的辦公軟件，使處于信息化時代的檔案管理工作可以更快地被數字化以及無紙化辦公所取代，讓目前的檔案管理工作可以被信息化的工作方式所取代。更重要的是，信息化的發展是時代發展不可逆轉的潮流，檔案管理工作也必須順應歷史的發展。

（三）幫助檔案管理人員適應信息化建設的發展

在信息化建設的進行中，不僅僅只是技術和設備在進行革新，需要進行變革的還有檔案管理人員的技術水平以及素質。檔案管理工作人員，作為檔案管理信息化建設變革的承受者，只有不斷地增強自己適應變革的能力，提高自己本身的工作水平以及自身的素質后，才能更好地適應信息化建設的發展需要。而且，這也需要領導及相關的人員采取相關的措施提高檔案管理人員的適應能力，去促進信息化建設的發展節奏。

（四）不斷完善和規范檔案管理制度

參照《中華人民共和國檔案法》和《科學技術檔案工作條例》，企事業單位根據自身發展特點，不斷完善和規范檔案管理各項規章制度，明確檔案管理工作職責和分工，實行專人定期檢查，保證制度的落實。同時，對檔案管理責任和目標進行工作細化，落實工作責任制，誰出問題誰負責。在檔案資料收集時和存儲時，對不同信息和價值的檔案進行分門別類的管理，確保檔案管理針對性強。此外，還要加強檔案管理的安全防范意識，保證單位和個人信息的隱私，發現問題及時整改和完善，逐步提高檔案管理工作效率。

（五）提高檔案管理人員的水平和能力

檔案管理信息化建設需要相應的管理人員，企事業單位要加強對檔案管理工作人員的培訓，及時提高工作人員的水平和能力。首先，要注重檔案信息化建設的理論知識培訓，做好相關操作軟件的在崗學習，對培訓結果進行考核，對于考核不合格的進行重新培訓。其次，積極引入專業的檔案信息化管理人員，及時進行人員調整，對尸位素餐者及時淘汰，對優秀職工進行鼓勵。最后，加強本單位檔案管理人員和外界的交流，不斷學習和更新檔案管理理念，從而逐步提高檔案管理信息化建設的水平。

三、結論

綜上所述，隨著現代檔案管理工作的發展，信息化建設工作的重要性不斷凸顯，對于提升檔案管理效率、保障檔案安全都具有積極意義。在開展檔案管理信息化建設過程中，要找準工作節點，不斷優化工作體系和流程，及時發現問題并解決問題，提升檔案管理綜合水平。

參考文獻

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