檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

王櫻

【摘要】檔案信息化建設是提高檔案管理水平的重要手段，與事業單位實際的發展進程息息相關。文章結合檔案信息化建設與檔案管理工作相關內容，就現階段檔案信息化建設中存在的問題進行分析，并且提出幾點切實可行的解決對策。

【關鍵詞】檔案信息化建設；檔案管理；問題；對策

當前，信息化已經成為發展的重要手段，為了適應新時期事業單位的發展需求，須充分挖掘檔案資源信息，全面提高事業單位的檔案資源利用率，保證檔案信息化建設的順暢性，提高檔案管理工作的水平。

一、檔案信息化建設與檔案管理工作內容

（一）檔案信息資源的建設

檔案信息資源是檔案管理工作的重要基礎，與傳統檔案相比，涉及到了多媒體數據庫、檔案全文數據庫等信息資源的建設，利用多媒體對電子檔案信息進行規范化管理，使檔案信息資源的利用率及質量得以提高，增強檔案信息資源建設的質量與效率。

（二）基礎設施建設

在基礎設施建設中，軟硬件基礎設施被作為檔案信息化建設工作的基礎，有力支撐著檔案信息資源的利用、開發。在一定程度上促進著檔案信息的交換、傳輸，達到資源共享的目的。

（三）標準化建設

建設檔案信息化體系，使檔案信息資源描述、查詢、使用、管理等工作流程均有明確規定加以約束，進一步規范電子檔案管理，實現檔案信息化建設規范化。

二、檔案信息化建設與檔案管理所存在的問題

（一）對檔案信息化建設缺乏正確認識

檔案信息化建設改變了傳統檔案管理方式，是對檔案管理服務理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認識，未認識到信息技術對檔案管理的影響，信息技術對檔案管理的影響主要體現在三方面：一是利用信息技術實現檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率；二是實現檔案信息化的建設能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實現檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認識到檔案信息化建設的優勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設缺乏正確認識是影響檔案管理效率的因素之一。

（二）檔案信息化建設和信息化管理的水平不高

檔案信息化建設和信息化管理需要工作人員掌握一定的網絡知識和操作技能。我國大多數企業的檔案管理人員的年齡都偏大，對新知識和新技術的接受能力和學習能力都有了一定程度的減弱，而且在學生生涯結束之后沒有及時更新自己的知識體系，逐漸地與時代脫節。當開展檔案信息化建設和信息化管理時，很多檔案管理人員不愿意甚至是抗拒去學習和掌握這些新知識和新技能，因此很多企業的檔案信息化建設和信息化管理的整體水平不高。

（三）檔案信息難以實現共享

一般情況下，檔案館接收到的電子檔案來自不同的部門、單位，但是大部分的單位間的數據庫都是異構的，封閉的。因此，復雜的內部結構、特殊的屬性、各式各樣的數據來源、特殊的處理手段給入館檔案資料的信息化建設工作帶來一定的難度。

三、提高檔案信息化建設與檔案管理水平措施

（一）提升管理人員的服務意識

提升管理人員的服務意識，是改善檔案信息化建設與檔案管理工作的首要任務，能夠幫助管理人員樹立正確的工作觀念，端正其工作態度。第一，要使管理人員明確了解自已的工作內容，明白檔案管理工作的重要性，也要強調檔案管理人員的地位與企業其他部門的工作人員是平等的，在工作中要以最為積極的態度去面對。第二，要對檔案管理人員開展一系列的系統的專業知識培訓，強化檔案管理人員對新事物的認知，逐漸提高管理人員的服務意識。

（二）對檔案信息化工作的體系進行完善

對檔案信息化的建設進行完善，就要對其中的管理體系和監管體系以及績效評價的體系進行完善，并且從多個方面來保證檔案管理的工作能夠科學的進行，從而能夠形成網絡狀的立體管理，全方位的對檔案的管理實行信息化，在績效評價的體系當中，也要對員工的日常表現進行詳細的記錄，并且要制定相關的激勵機制，從而促進員工的工作的積極性，來對傳統管理工作當中的疏忽進行彌補，從而對管理的辦法進行創新，最終對現代化的需求進行適應。

（三）實現檔案信息共享

在大數據時代下，若要充分發揮檔案的作用，則必須使其實現資源共享，檔案管理人員要根據時代發展特點來改變管理模式和服務態度，將陳舊的思想從工作中移除。如今能夠實現資源共享的技術有很多，如計算機技術、網絡技術以及數據化技術等，相關人員必須充分掌握此類技術的應用技能，最好能夠將各個技術的優勢綜合到一起，更好地促進信息資源共享。另外，在工作過程中工作人員要加強對信息內容和電子軟件的檢索，保證其不會出現信息安全問題。

四、結語

在事業單位發展過程中，加強檔案信息化建設具有十分重要的意義，因此，在新時期，事業單位必須結合實際，建立完善的檔案信息化平臺，實現檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平。

參考文獻

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