新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策

劉中祥

[摘要] 在當下醫療政策不斷改革的環境下，傳統的醫院檔案管理迎來新挑戰，因此，在此新形勢下對醫院進行統一、規范的檔案管理，使檔案內容完整、信息真實，最大程度發揮其作用，為國家的社會發展以及疾病防護提供有力依據，對維護我國社會公共衛生起到促進作用。該文結合自身工作經驗，對醫院檔案管理的工作問題進行戰略分析，并尋求解決方法。

[關鍵詞] 檔案管理；醫院；新形勢；現代化問題；對策

[中圖分類號] R197 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）05（c）-0052-02

[Abstract] Constantly in the present medical policy environment， the reform of the traditional hospital archives management for a new challenge， therefore， under the new situation to unification， standardization of hospital archives management， make the content file complete， real information， maximizing its role， for the country's social development and disease protection provide powerful basis， to safeguard social public health in China. Based on the work experience， this paper makes a brief analysis on the work problems of hospital archives management and seeks solutions.

[Key words] Archive Management； Hospital； New Situation； Modern Issues； Countermeasures

醫院是公共衛生系統的重要組成部分，其檔案管理主要是對疾病的病情狀態、治療手段等相關資料進行整理、歸類與保存，相對于醫院的其他部門而言，檔案管理工作顯得較為簡單，因此常被工作人員忽視[1]。但是，有效的檔案管理能夠提高檔案內容的質量，使其發揮最大作用，為國家醫療的穩定發展以及疾病防護提供有力依據，有著不可忽視的意義[2]。

1 醫院檔案管理目前存在的問題

1.1 檔案檔案管理制度不夠完善

由于受傳統觀念的影響，大部分醫院對檔案的管理制度不夠規范，欠缺一套統一規范的管理體系。比如對檔案的信息收集、內容整理、資料保存、查閱等方面均無統一流程，全憑管理人員自由發揮，或是以日常工作中潛移默化形成的各種不成文規定以及經驗來展開工作，導致檔案出現內容參差不齊、保管資料缺損、保密性差等問題。再加上目前醫院檔案管理人員與相關部門協商不當、分工不明確等，均容易導致檔案內容重復、資源浪費等情況，且部分醫院的檔案管理工作均由各科室自行管理，導致查找困難、管理標準不統一、內容缺失等，對醫院檔案管理的工作質量造成極大影響。

1.2 檔案管理的模式較為落后

目前，部分醫院檔案管理模式多為紙質管理或單機管理，雖然現代信息技術發展迅速，廣泛應用于各領域中，但由于醫院信息技術尚未引進或管理人員計算機水平不足，導致大部分醫院仍然使用傳統的紙質檔案管理模式[3]。隨著檔案數量的不斷增加，大量紙質檔案的存放、分類、查找都日益困難，工作效率以及工作質量均不理想，盡管耗用了大量人力、物力以及儲存空間，但管理工作效率卻依舊無法提升。此外，單機管理模式無法實現互聯網共享，亦無法滿足當下多元化信息水平的要求。

1.3 檔案管理人員綜合水平不高

檔案管理的工作較為枯燥、繁瑣，日復一日的工作內容，使得大部分管理人員缺乏工作熱情，較為安逸、懶散，對工作的質量要求不高；部分管理人員對檔案的管理工作不夠重視，認為檔案作用小、價值低，使其在工作過程中不認真、不全面、不及時收集檔案資料，甚至為了應付上級檢查而弄虛作假。另外，部分檔案管理人員專業水平低下，對管理系統不熟悉，未能對檔案進行匯總與分類，也不善于結合現代技術進行分析與研究，無法為醫院提供有用的依據與建議，導致一些重大事件、應急措施等無法得到有效的總結或參考，對下一次預案的順利進行造成阻礙，難以滿足新形勢環境下對醫院檔案管理的基本要求。

2 醫院檔案管理的具體策略

2.1 建立統一規范的檔案管理制度

醫院的檔案管理部門應根據醫院自身實際情況，同時結合《檔案法》[4]以及《衛生檔案管理暫行規定》[5]制定統一、規范的檔案管理制度，針對檔案的資料收集、錄入、完善、分類、保管等各工作環節進行統一規范管理，這是確保醫院檔案管理工作能夠得以順利開展的前提。只有完整統一的規章制度，才能依照制度執行工作職責，做到有法可依、有據可循，確保檔案管理工作的順利進行。同時，還應當將檔案管理工作納入績效考核，把檔案管理的工作質量與員工績效相掛鉤，全面采取崗位責任制，督促檔案管理人員的日常工作，進一步提高檔案管理工作的質量。此外，檔案管理人員應當及時收集各科室患者的疾病信息進行歸檔，并及時錄入結果，實時完善患者病情變化的情況。同時尊重和保護患者個人隱私，不得隨意公開或泄露患者的檔案信息。

2.2 加強檔案管理信息化建設力度

在如今的互聯網時代，檔案管理信息化已然成為醫院檔案管理的主要發展趨勢。醫院需充分認識到檔案管理信息化的重要性，加大檔案管理信息化的建設力度，給檔案管理人員提供相應的硬件、軟件、管理系統等基礎設備，使檔案管理工作能夠隨著互聯網技術的發展而發展，實現檔案管理信息化的目標，從而在日后工作中更好地開展全面工作。如通過引進相關電子信息錄入系統等軟件，使檔案管理人員可通過與互聯網聯網的方式建立完整的電子檔案，實現信息聯網共享，做到健康檔案的多渠道動態化管理。此舉不僅能減少醫院人力物力的耗用，還能有助于日后檔案信息快速查找及修改完善，在很大程度上提高了檔案管理工作的效率。

2.3 端正檔案管理人員的工作態度

檔案管理人員需意識到檔案管理工作雖然簡單，但對疾病的防控卻有著極為重要的意義[6]。平時多學習與管理相關的方法以及計算機檔案歸納知識，對工作盡心盡職，認真細致地收集、錄入檔案資料，確保檔案內容的真實性與有效性，努力做好自身本職工作；對紙質檔案進行整理與分類存放，便于日后查找或修改完善；嚴格執行保密制度，確保檔案信息不被泄露，并在日常工作中提高自身的專業水平，做到在其位，盡其職。同時，管理人員可以在工作量較少的情況下，將往年的紙質檔案資料錄入電腦，并上傳至互聯網保存，這對于檔案長期性管理及醫院長遠發展具有十分重要的意義。

2.4 提高檔案管理人員的綜合水平

在當下日新月異的互聯網時代，醫院檔案管理人員不僅需具備檔案管理專業知識，還應當掌握全面的信息技術。所以，醫院應定期對管理人員進行相關計算機知識培訓與學習，以此來提高檔案管理人員的綜合水平。具體措施分為三個方面：①定期展開檔案管理專業知識培訓，綜合分析檔案管理的發展趨勢，不斷完善、更新檔案管理的專業知識水平。②在醫院內部開展相關業務專題會議，各部門、各科室之間相互交流，加強部門與部門之間的聯動性，能有效提高醫院整體的協調合作能力。③對檔案管理人員進行統一計算機培訓，學習新時代的信息技術，使每一位檔案管理人員都能勝任新時代的信息技術要求，確保檔案管理工作與時俱進，減少查找、更新檔案的時間，提高工作效率。

3 結語

醫院檔案是詳細記錄患者就醫全過程的一種匯總手冊，不僅是基礎公共衛生的組成部分，同時也是疾病防治的重要參照資料。這是醫院極為豐富的一種無形財富，通過查閱檔案可熟知某一時段某一疾病的高峰值以及相對應的治療措施。因此，醫院檔案管理應運用現代信息技術進行統一規范的制度管理，以此確保檔案管理的工作質量，管理好醫院檔案有助于醫院各項工作順利進行，針對疾病特點進行歸納總結，有助于醫院長遠發展。

[參考文獻]

[1] 陳虹.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].黑龍江科學，2016，7（11）：124-125.

[2] 黃鴻輝.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].科技展望，2016，26（15）：240.

[3] 李景.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].赤子，2015（23上中旬）：243.

[4] 畢莉莉.淺析新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].人才資源開發，2016（24）：133.

[5] 陳冰.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].辦公室業務，2017（21）：83-84.

[6] 吳茜，魯亮，趙崢.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].人力資源管理，2018（1）：193-194.

（收稿日期：2018-02-27）