房產(chǎn)檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)與控制

【摘要】隨著我國城市化進(jìn)程的不斷深化，我國房地產(chǎn)行業(yè)得到快速發(fā)展，房屋建筑的數(shù)量和規(guī)模不斷增加，房產(chǎn)檔案的數(shù)量也越來越多。在房地產(chǎn)開發(fā)的前中后期，確認(rèn)的真實(shí)記錄形成的房產(chǎn)檔案，在開發(fā)報(bào)建，權(quán)屬界定，解決爭(zhēng)議糾紛等方面有著重要的作用，同時(shí)房產(chǎn)檔案能夠在一定程度上反映出一個(gè)地區(qū)的房屋建筑水平。目前，在房產(chǎn)檔案管理工作中存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，需要采取有效的措施加強(qiáng)防范并加以控制，保證房產(chǎn)檔案信息的安全的同時(shí)保證房產(chǎn)檔案管理工作有效開展。文章中分析房產(chǎn)檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，并且提出幾點(diǎn)有效的防范控制措施。

【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)；控制措施

城市房屋管理部門針對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬登記、轉(zhuǎn)移以及變更等工作，形成的各種有價(jià)值的文字、圖表以及聲像等資料，是房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，房地產(chǎn)行業(yè)在內(nèi)部管理中有了新的發(fā)展，其檔案管理的種類和數(shù)量不斷增加。為了推動(dòng)房地產(chǎn)行業(yè)的健康發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理工作，在實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)、認(rèn)清和解決問題，提高房地產(chǎn)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，針對(duì)以下問題作以淺析。

1、房產(chǎn)檔案管理工作的特點(diǎn)

相對(duì)于其他的檔案管理工作來說，房產(chǎn)檔案管理工作有著顯著的特征。第一，嚴(yán)格的法律作為保障。為了能夠切實(shí)保護(hù)用戶的切身利用，國家結(jié)合自身國情和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)狀，針對(duì)房產(chǎn)檔案管理工作頒布相關(guān)的法律，并且賦予相應(yīng)的法律責(zé)任。第二，動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。房產(chǎn)檔案管理工作中，涉及到房屋的交易以及產(chǎn)權(quán)糾紛等問題，和房屋的結(jié)構(gòu)以及功能有著密切的關(guān)系，因此，房屋由于外界因素的影響，導(dǎo)致其自身受到損壞或者改造時(shí)，房產(chǎn)檔案管理工作需要隨之發(fā)生變化。第三，壟斷性特點(diǎn)。房產(chǎn)檔案管理工作，從本質(zhì)上來講是地的歸屬權(quán)問題，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取直接管轄和壟斷保障，保障檔案管理工作的有效性，推動(dòng)我國房地產(chǎn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

2、房產(chǎn)檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)

2.1檔案管理重要性缺乏認(rèn)識(shí)

目前，結(jié)合檔案管理工作現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，房產(chǎn)行業(yè)有著重要的作用，占據(jù)著重要的位置，但是不少房產(chǎn)檔案管理人員對(duì)于管理工作的重要性缺少認(rèn)識(shí)，檔案管理工作效率和質(zhì)量難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)和要求。部分房產(chǎn)檔案管理人員對(duì)于自身工作的相關(guān)法律不夠明確，檔案歸檔工作不夠全面、嚴(yán)謹(jǐn)，使得部分檔案缺失或是信息中存在一定錯(cuò)誤，不利于房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。

2.2檔案管理模式比較單一

目前，房產(chǎn)檔案管理工作中，管理模式比較單一，不利于房產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。房產(chǎn)檔案信息中不僅僅包含房屋的圖像資料，同時(shí)需要包含其內(nèi)部文字說明以及圖表信息，保證檔案信息的全面性，因此，房產(chǎn)檔案管理人員需要從房產(chǎn)項(xiàng)目中尋找有價(jià)值的信息做好歸檔工作。此種方式在一定程度上保證各項(xiàng)工作的全面性，但是給工作的難度和時(shí)間帶來較大困難，同時(shí)需要管理的紙質(zhì)檔案比較多，影響到檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.3檔案信息采集工作落實(shí)缺少力度

現(xiàn)階段的檔案管理工作中，信息采集工作得不到貫徹和落實(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作難以發(fā)揮其價(jià)值和作用。房地產(chǎn)檔案管理工作更加復(fù)雜。在檔案管理工作中需要做好相應(yīng)的記錄工作，管理人員自身技能和綜合素質(zhì)不夠，也在一定程度上影響到房產(chǎn)檔案信息的采集工作。

2.4缺乏完善的風(fēng)險(xiǎn)控制體系

從現(xiàn)階段的房產(chǎn)檔案管理工作來說，房產(chǎn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)管理和控制體系不夠完善，對(duì)于檔案信息的價(jià)值缺少重視，導(dǎo)致房產(chǎn)檔案管理中存在外部風(fēng)險(xiǎn)，不利于房產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，難以實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)行業(yè)發(fā)展目標(biāo)。

3、房產(chǎn)檔案管理中風(fēng)險(xiǎn)的有效控制措施

3.1樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

現(xiàn)階段的房產(chǎn)檔案管理工作中，房產(chǎn)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)沒有受到重視，導(dǎo)致實(shí)際工作中沒有采取有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。針對(duì)這樣的情況，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，從房產(chǎn)檔案產(chǎn)生及流通的前中后期加以遏制，通過采取有效的宣傳教育措施，針對(duì)不同階段的特點(diǎn)采取有效的防范措施，和出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)有效的應(yīng)對(duì)措施。進(jìn)而有效提高房產(chǎn)檔案管理對(duì)不可抗力風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)能力，保證房產(chǎn)檔案的信息安全。

3.2借助現(xiàn)代化信息技術(shù)

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為我國社會(huì)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展和轉(zhuǎn)型提供了有力保障，在房產(chǎn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制的過程中，需要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，保證風(fēng)險(xiǎn)管理和控制的有效性。房產(chǎn)檔案管理人員需要結(jié)合現(xiàn)階段的背景，加強(qiáng)信息技術(shù)技能的學(xué)習(xí)，了解現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，開展不同類型數(shù)據(jù)的記錄和采集，做好電子檔案歸檔及備份工作，避免紙質(zhì)檔案管理以及歸檔不安全問題的發(fā)生，有效規(guī)避檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)，提高風(fēng)險(xiǎn)控制質(zhì)量。

3.3完善檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制體系

在檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制工作中，借助完善的風(fēng)險(xiǎn)控制體系能夠又快又好地開展檔案管理工作，因此，相關(guān)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)以檔案管理工作作為基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)分析，明確風(fēng)險(xiǎn)控制的內(nèi)容，在相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)控制軟件的開發(fā)和應(yīng)用時(shí)，應(yīng)當(dāng)保證其安全系統(tǒng)的完善，保證房產(chǎn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制工作有效開展，保證檔案管理工作質(zhì)量。

3.4加強(qiáng)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的控制

房產(chǎn)檔案管理工作中，加強(qiáng)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的控制，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化相關(guān)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。在檔案管理和保護(hù)工作中，最危險(xiǎn)的不是風(fēng)險(xiǎn)本身，而是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的漠視和無視，甚至隱瞞風(fēng)險(xiǎn)。這些錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)將會(huì)給檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理帶來很大威脅，也使得風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施難以發(fā)揮作用。因此，應(yīng)當(dāng)樹立相關(guān)人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。其次，需要不斷提高房產(chǎn)檔案管理的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，將風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)提高到一定的層次，借助相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)提高房產(chǎn)檔案的安全性。

結(jié)語：

房產(chǎn)檔案作為一種重要的資料，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，有著重要的作用和意義。隨著近幾年我國房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，對(duì)于房產(chǎn)檔案管理工作有了新的要求。同時(shí)隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，房產(chǎn)檔案數(shù)量的增加，給檔案管理工作帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。在房產(chǎn)檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)正確看待存在的風(fēng)險(xiǎn)，采取有效的應(yīng)對(duì)和防范措施，有效保證房產(chǎn)檔案信息的安全和完整，推動(dòng)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

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作者簡介：

黃港澳，恒大地產(chǎn)集團(tuán)西安有限公司，陜西西安。