新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革

孫文文

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理作為重要管理內(nèi)容，需要迎合實際，從檔案管理難點入手，積極遵守檔案管理原則，開展科學化管理，真正發(fā)揮出檔案的積極效用，以此為相關(guān)工作開展提供科學助力，本文從具體的問題進行闡述，結(jié)合實踐分析，旨在提高認識，以此為事業(yè)單位檔案管理工作的順利有效開展提供科學支持。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；策略

引言

在事業(yè)單位中，檔案管理作為事業(yè)單位管理一項重要工作內(nèi)容，有效管理必然會推動事業(yè)單位發(fā)展，結(jié)合現(xiàn)階段實際，檔案管理的規(guī)范化仍然需要進一步加強，所以，本文進行幾方面簡明分析，通過分析也進一步明確如何開展有效管理，這對于檔案管理和事業(yè)單位的發(fā)展都有著重大意義，也希望闡述能夠為相關(guān)工作人員提供有效參考，具體分析如下：

1事業(yè)單位檔案管理改革的必要性

數(shù)字化信息技術(shù)隨著社會快速發(fā)展，普及度越來越廣，各行各業(yè)對于其應(yīng)用程度也越來越深，事業(yè)單位檔案管理也融入了信息技術(shù)，從而促使檔案管理工作的效率和質(zhì)量都得到了質(zhì)的飛躍。在對信息技術(shù)良好的使用基礎(chǔ)之上，檔案管理充分發(fā)揮了其對于事業(yè)單位發(fā)展的推動作用。因此，事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化已經(jīng)是社會發(fā)展的必然趨勢。首先，隨著互聯(lián)網(wǎng)和云計算技術(shù)的不斷完善，實現(xiàn)了各行各業(yè)整體上生產(chǎn)效率的提升，而在對事業(yè)單位各項信息良好管理的要求基礎(chǔ)之上，促使檔案管理信息化已經(jīng)是必然。其次，目前事業(yè)單位正處在大刀闊斧的改革時期，而為了與社會需求相契合，事業(yè)單位必然要走上信息化數(shù)字化的道路，而檔案管理建設(shè)信息化也是改革的重要內(nèi)容。最后，傳統(tǒng)形式上的檔案管理已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位更新后的內(nèi)部系統(tǒng)，而信息化檔案管理能夠切實的彌補以往管理工作上的缺點，實現(xiàn)便捷性，安全性，正確性和可靠性，由此可見，信息化對于事業(yè)單位檔案管理的良好發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

2事業(yè)單位檔案管理策略

2.1構(gòu)建一套完善的檔案管理制度

每個事業(yè)單位檔案管理制度都不盡相同，這就需要事業(yè)單位在相關(guān)的規(guī)范條規(guī)基礎(chǔ)之上，考慮單位的實際情況，建立健全符合單位發(fā)展實際的檔案管理制度。明確每個職員的崗位職責，加強對各個崗位職責落實情況的監(jiān)督力度。在進行檔案管理工作過程中，嚴格的遵守“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分層管理”的基本原則，通過分層管理的方式，實現(xiàn)每一級別的職責都能落實到實際，并得到良好的監(jiān)督。事業(yè)單位管理者應(yīng)該正視檔案管理工作推動事業(yè)單位發(fā)展的作用，致力于制定良好的工作規(guī)范，促使檔案管理工作實現(xiàn)有序性和科學性。針對檔案管理工作的流程，進行科學的安排和調(diào)整，促使連接良好的工作流程，能夠促使管理效率得到有效提升。除此之外，建立健全相應(yīng)的考核機制，并完善相配合的鼓勵機制，針對表現(xiàn)良好的，工作上盡職盡責的員工，給予其一定程度上的精神上和物質(zhì)上的鼓勵，而針對工作上出現(xiàn)問題的職工，對其出現(xiàn)的問題的原因和情況進行明確，給予相應(yīng)的處理方案。從而在引導(dǎo)其積極的投入到工作中的同時，也促使其以正確的態(tài)度面對檔案管理工作。

2.2加強基礎(chǔ)設(shè)施的投入

想要促使檔案管理工作良好的進行，僅是精神上重視是不夠的，還需要在物質(zhì)上給予其充足的支撐，切實的滿足其工作上應(yīng)該配備的設(shè)備和技術(shù)。因此，事業(yè)單位應(yīng)該給予其足夠設(shè)備設(shè)施建設(shè)的資金支持，從而為檔案管理工作良好的開展打下堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。根據(jù)檔案管理工作的側(cè)重點，為其購置相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，并對于老舊的設(shè)備進行及時的更新和修理。管理人員需要明確檔案管理內(nèi)部設(shè)備設(shè)施工作狀態(tài)，對于不符合工作需求的設(shè)備，及時上報到管理層，進行設(shè)備更換。

為進一步提高檔案管理工作的質(zhì)量，事業(yè)單位還需要重視各項基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與工作人員隊伍的合理建設(shè)，前者是檔案工作的基礎(chǔ)，而后者則直接關(guān)系到檔案管理工作的有效性。首先，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，事業(yè)單位必須保障專項的檔案儲存與管理工作的工作區(qū)域，確保各項基礎(chǔ)設(shè)施落實到位，保障檔案的分類、保存工作順利進行。尤其是為確保紙質(zhì)檔案的保護，必須將防火、防塵、防潮工作開展到位。其次，為進一步提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，事業(yè)單位還需要做好其輔助性設(shè)施的投入工作，尤其是要利用好目前高度發(fā)達的互聯(lián)網(wǎng)信息科技力量，利用好目前信息化軟件的優(yōu)勢，確保檔案管理水平的不斷提升。

2.3加強信息化管理

隨著當前信息化在各行各業(yè)深入程度越來越深，我們應(yīng)該意識到信息化建設(shè)對于推動行業(yè)發(fā)展所起的作用。檔案管理實現(xiàn)信息化有效提升了檔案管理工作的可靠性。我們可以充分利用信息化的優(yōu)勢，對當前存在于檔案管理中的問題進行有針對性的改進和處理。針對信息化使用的要求和特點，建立健全相應(yīng)的信息化管理平臺。在檔案管理建設(shè)信息化的過程中，各個部門應(yīng)該盡可能的給予相應(yīng)的支持。通過完善的信息化管理平臺，促使檔案管理信息實現(xiàn)有效管理并得到良好的使用，不斷的完善平臺的檢索，輸出，錄入等基本功能。例如，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展檔案管理工作的過程中，可以用條形碼或二維碼代替編號進行信息的搜索，從而有效提升搜索和歸檔的工作效率。

同時，信息化管理過程，應(yīng)該重視管理過程的安全性。第一，提高網(wǎng)絡(luò)資源共享的安全性能，使得在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中保證數(shù)據(jù)信息的安全性，防止其被篡改、非法利用、惡意毀壞等，可通過設(shè)置相關(guān)的訪問權(quán)限，結(jié)合身份識別功能增加使用資源的秘密性；第二，在管理過程，需要管理操控人員充分做好相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)防護設(shè)置，有效的實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)維護與安全管理升級，必須要充分重視殺毒軟件、防火墻的使用設(shè)置與升級，及時做好配套的系統(tǒng)更新?lián)Q代，減少出現(xiàn)漏洞的幾率。

2.4加強隊伍管理

檔案管理工作涉及面比較廣，這就需要檔案管理人員不僅要熟練掌握檔案管理的自身工作，對于事業(yè)單位內(nèi)部的其他崗位職能情況也要具有相應(yīng)的了解，這對于工作人員的道德素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)具有很高的要求。因此，在日常工作中，加強對工作人員在專業(yè)素養(yǎng)上的提升力度，與此同時，建立符合工作需求的人才錄取標準，促使檔案管理人員隊伍更加專業(yè)化，科學化。事業(yè)單位要為檔案管理工作人員創(chuàng)造更多提升自己的機會，加強其專業(yè)素養(yǎng)的培訓力度。事業(yè)單位經(jīng)常性的開展相應(yīng)的知識講座，技能培訓，促使其專業(yè)技能和道德素養(yǎng)都能夠得到很大程度上的提升，使得事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到質(zhì)的飛躍。從本質(zhì)上來說，檔案管理工作隸屬于服務(wù)領(lǐng)域，因此，檔案管理工作要不斷提升自身的服務(wù)水平，明確自身的服務(wù)職責，并將其切實的落實到自己的道德素養(yǎng)和專業(yè)技能中。所以，在具體工作開展過程，應(yīng)該深入結(jié)合具體實際，不斷總結(jié)工作經(jīng)驗，通過進一步工作能力提升，實現(xiàn)工作檔案管理工作的高效率開展。以此能夠為相關(guān)人員或部門提供科學的檔案數(shù)據(jù)參考。同時，也需要檔案管理工作人員對自身的崗位職能，根據(jù)社會的發(fā)展需求進行一定程度的創(chuàng)新，從細節(jié)出發(fā)，促使自身的創(chuàng)新服務(wù)理念得到良好的體現(xiàn)，從而進一步推動事業(yè)單位檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)束語：

總之，作為事業(yè)單位，在檔案管理工作中，需要結(jié)合具體問題，從事業(yè)單位的長遠發(fā)展視角出發(fā)，積極深入實踐，采取健全的管理制度，引入專業(yè)管理人才，實現(xiàn)專業(yè)化的檔案管理，提升事業(yè)單位發(fā)展有效性，作為相關(guān)工作人員，不僅要高度重視現(xiàn)代檔案管理的重要性，更要積極學習，不斷提高檔案管理質(zhì)量與效率。從而為國家各項事業(yè)發(fā)展以及人們的需要提供科學保證。

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