編制外聘用人員檔案管理探析

郭相棟

摘 要：聘用人員檔案管理是機關單位進行人力資源管理的重要工作環節，其中編制外聘用人員的檔案管理始終機關單位聘用人員檔案管理工作的難點。針對這一情況，機關單位必須立足實際，全面分析當前單位編制外聘用人員檔案收集、利用、整理、日常管理等方面工作當中存在的不足，以便針對性的提出完善檔案管理的措施，為機關單位的改革發展提供動力。本文將重點就機構編制委員會辦公室如何做好編制外聘用人員檔案管理工作進行探討。

關鍵詞：編制外；聘用人員；檔案管理

伴隨著機關單位改革發展進程的加快，編制外聘用人員的數量也在增多，這就在很大程度上加大了編制外聘用人員檔案管理工作的負擔以及難度。要想為機關單位的穩定健康發展提供持久的支持，機關單位必須認真分析編制外聘用人員檔案管理工作的要求以及重要價值，構建完善的檔案管理體系，從而有效降低人員流動率，為單位的穩定發展提供有效支撐。

1、樹立科學檔案管理意識

檔案意識體現的是人們對檔案以及檔案管理工作的印象以及認知，其中能夠體現出人們是否能夠有效認同檔案價值。編制外聘用人員的檔案管理是機關單位做好聘用人員檔案管理工作的一個重要組成部分，在實際的檔案管理當中具有一定的特殊性。因為思想是行動的先導，所以要想保證編制外聘用人員檔案管理工作得以穩定持續的進行，首先就需要有科學的檔案管理意識作為思想認知保障。在這其中個人以及單位管理者都需要將科學化的檔案管理意識作為實際行動的指導，而且檔案管理意識的培養需要分層進行。第一，單位領導要從根本上意識到檔案工作的重要性，明確編制外聘用人員檔案是單位檔案管理體系不可分割的部分，并切實認識到做好檔案管理工作不僅僅有助于當前的單位建設以及社會的發展，還是一件功在千秋的偉大事業，并在檔案管理方面給予充分的支持。第二，檔案管理人員以及編外用工管理者同樣也需要樹立正確的檔案管理理念，認真學習以及貫徹共產黨的方針政策，切實認識到編外聘用人員檔案管理工作是一項關系到國計民生的大事，更是服務人民的體現。第三，加強對編制外聘用人員檔案管理工作重要性的宣傳，從而贏得有關部門的積極配合，完善檔案管理工作。

2、完善檔案管理制度建設

完善的檔案管理制度除了能夠推動檔案事業的規范化發展以外，還能夠讓編制外聘用人員檔案管理工作得到規范化的約束，進而確保機關單位在檔案管理工作當中有章可循，將檔案管理事業變成機關單位改革發展的核心要素。通過對當前編制外聘用人員檔案管理制度建設情況進行分析，我們可以清楚的發現當前僅僅有《流動人員檔案管理暫行規定》。這一制度的頒布時間較長，在落實當中也有了十幾年的時間，但是在制度落實當中顯現出的問題也尤為突出。尤其是沒有對編制外聘用人員檔案管理的責任、義務、罰則等進行明確的規定和劃分，進而導致制度實踐當中無法有效約束管理檔案雙方。從目前情況看，只有積極推進編制外聘用人員檔案制度建設，對其中的檔案管理條款進行完善和改進才能夠保證檔案管理制度符合新時期單位發展建設的要求，才能確保機關單位在處理編制外聘用人員檔案管理工作當中有法可依，有章可循。在今后的制度建設當中可以考慮進一步修訂原有的檔案管理制度，或者是根據實際工作需要修訂證據約束力和權威性的法律法規，對編制外聘用人員檔案管理形成、收集、歸檔、管理等各個方面進行全方位的制度約束，全面提高檔案管理質量。針對弄虛作假、應付了事等不良的檔案管理行為，在檔案管理制度當中，需要明確給出處罰規定，推動編制外聘用人員檔案管理的規范性和科學性發展。

3、加強檔案管理隊伍建設

建設高素質的檔案管理隊伍不僅僅是機關單位提高檔案管理制度的措施，同時也是保證機關單位得以穩定進展的關鍵。高素質的檔案管理隊伍能夠立足單位實際提出編制外聘用人員檔案管理的針對性和科學性措施，進而保證人員檔案管理的效率和質量，最大化的滿足機關單位檔案管理工作的需求。但是通過對當前機關單位檔案管理人員的素質能力進行評估和考核發現，檔案管理人員的整體素質不高，同時也缺乏對編制外聘用人員檔案管理工作的重視和對相關素質技能的學習，因而無法真正承擔起編制外聘用人員檔案管理的職責，為檔案的管理和利用帶來了阻礙。面對這樣的問題，機關單位必須客觀全面的評估檔案管理隊伍的素質，并結合編制外聘用人員檔案管理的實際需求加強檔案管理者的教育培訓。第一，定期組織檔案管理人員參與檔案管理的業務和操作實務培訓活動全面，提高他們專業化的檔案管理能力和專業技能，保證每一個檔案管理工作者都能夠承擔起崗位職責，在編制外聘用人員的檔案管理工作處理方面作出突出貢獻。第二，加強對檔案管理人員職業道德素質教育的重視，關注他們職業道德素養的培養和提升，使得他們能夠在自己的崗位認真負責，做好編制外檔案的管理以及利用工作。

4、適當降低檔案管理費用

目前編制外聘用人員的檔案管理工作存在著很多問題，其中最為突出的表現就是死檔、棄檔等問題突出。流動人員要想保存好個人檔案，每年都需要交納一定數額的檔案管理費用，這在很大程度上加大了流動人員的經濟負擔，而且也不能夠保證檔案真正被查閱和利用。根據這樣的工作現狀，機關單位要認真分析當前檔案管理當中出現死檔、棄檔等問題的根源，了解編制外聘用人員檔案的管理和利用情況，以便進一步優化檔案管理服務。其中最為關鍵的措施就是要適當減少編制外聘用人員檔案管理的費用，如果沒有出現檔案變化，或者是沒有檔案使用的話，則不必交納管理費用。通過進行這樣的檔案管理改革，流動人員的經濟負擔能夠極大減輕，同時檔案的整體利用率也能夠逐步提高，很大程度上解決了編制外聘用人員檔案管理難和利用難的問題。

5、有效增強檔案網站建設

現代科技的迅猛發展不僅僅為我們的生活帶來了極大的便利，還影響到了社會生產生活的方方面面。正是因為有了網絡信息技術的支持，我們的生活才更加的便捷。當然，網絡信息技術不應該單純限制在改善生活方面的應用，應該進一步拓展網絡信息技術的應用范圍和應用領域。機關單位在處理檔案管理工作時同樣也需要關注網絡信息技術的應用，特別是要借助網絡信息技術將編制外聘用人員檔案管理納入到信息化管理系統當中，從而有效提高檔案管理的質量和效率，為檔案的有效利用打下堅實基礎。首先，機關單位需要根據自身的條件和檔案管理的需要建立了完整規范的檔案管理信息系統，并將整個系統劃分成不同的工作模塊，其中一個單獨模塊就是編制外聘用人員的檔案管理。其次，機關單位需要對整個檔案管理系統進行定期的維護和更新，同時還需要將檔案信息資料進行規范化的整理和補充，提高檔案的完整性和有效性，為檔案的利用打下基礎。最后，機關單位必須對檔案管理信息化系統進行網絡安全的優化設計，避免信息泄露和信息失真問題的發生。

檔案事業是中國共產黨以及國家事業的重要組成部分，因而在黨和國家建設當中發揮著積極作用。機關單位作為國家建設和發展的重要支持力量，更是要切實提高對檔案管理工作的重視，構建完善的檔案管理體系。編制外聘用人員檔案管理具有一定的特殊性，涉及到的是編外人員的切身利益以及合法權益。機構編制委員會辦公室必須充分履行自身的職責，在推進行政管理改革和完善單位管理體系的過程中提高對編制外聘用人員檔案管理工作的重視，并積極提出完善檔案管理體系的策略，切實落實檔案為民眾服務的理念。

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