高校數字化檔案館建設存在的問題及優化建議研究

郭亞楠

摘 要：隨著我國信息化技術的迅速發展，各種先進的科學技術被應用到高校檔案管理中，尤其是計算機技術、互聯網技術及數據處理技術等現代化技術，使得高校檔案管理的工作方式和方法出現了極大改變，給高校數字化檔案館的建設發展帶來諸多便利。就目前來看，我國高校數字化檔案館的建設依舊存在缺陷問題，很難保證高校數字化檔案館建設的整體質量。鑒于此，本文就針對高校數字化檔案館建設中的問題進行深入分析，根據實際情況提出一些具體策略，希望能為高校數字化檔案館建設發展提供有效參考依據。

關鍵詞：高校；數字化；檔案館；問題；策略

在信息化時代背景下，信息資源的開發及利用反映著國家的綜合國力，對國家社會經濟的發展起著至關重要的影響作用。開展數字化建設工作不僅能夠提升我國的整體信息水平，也能夠進一步提高我國人民的信息獲取效率，為我國人民的生活生產提供更多的信息支持。而高校檔案管理部門作為一個逐漸完善的信息服務機構，在進行檔案管理工作的時候，也要加強對數字化檔案館建設工作的重視性，不斷提高數字化檔案館的建設水平，使高校檔案的信息服務水平得到有效提高，為高校檔案事業的進步和發展提供有利基礎。

1.高校數字化檔案館建設中的問題

1.1數字化檔案意識問題

檔案管理不僅可以為高校發展提供可靠的信息依據，對高校管理的科學規劃也有著較大的指導作用，需要將其歸納于高校管理的整體規劃，使檔案管理在高校管理中的地位得到有效提升[1]。就目前來看，我國許多高校對數字化檔案館建設缺乏全面、客觀的認識，沒有深刻理解數字化檔案館建設對高校管理的促進作用，沒有將數字化檔案館建設問題歸納于制度化、規范化范圍，導致高校檔案管理依舊停留在傳統的管理模式上，整個數字化檔案館的建設力度較低，很難實現高校數字化檔案館的建設目標。

1.2檔案信息資源過于分散

隨著數字化技術被應用到高校管理工作中，大多數高校都已經形成了自動化的辦公模式，在高校管理、科研及教學等各項工作中產生了大量的電子資料，且這些無序、分散的檔案資源很難融入到學校自動化辦公系統中，檔案管理系統和自動化辦公系統之間缺乏有效對接，導致高校檔案的收集難度逐漸提升，嚴重影響了高校數字化檔案館的建設發展[2]。在這種情況下，想要促進高校數字化檔案館建設工作的順利進行，就必須要及時利用篩選、融合及重組等手段，建立一個高效、便捷的資源系統，為高校數字化檔案館建設提供有利條件。

1.3數字化檔案館建的資金投入不足

在高校數字化檔案館的建設過程中，需要及時配備好掃描儀、計算機等現代化設備，根據數字化檔案館建設的需求進行檔案管理軟件的開發或購買，使高校數字化檔案館的建設工作得以順利進行[3]。但是這些基礎條件的配備和完善，勢必要耗費大量的資金及其他資源，尤其在檔案管理軟件方面的投入具有一定的長期性，需要根據高校數字化檔案館的建設需求，對檔案管理軟件進行優化和更新，導致高校對數字化檔案館的建設存在頗多顧慮，不愿將過多的資金投入到檔案管理系統的建設上，嚴重阻礙了高校數字化檔案館的建設發展。

2.高校數字化檔案館建設的具體策略

2.1強化數字化檔案管理意識

為促進高校數字化檔案館建設的順利開展，應積極強化高校領導層和管理層的數字化檔案管理意識，充分認識到數字化檔案館建設對高校管理的影響作用，使高校數字化檔案管理水平得到有效提高[4]。同時，高校應及時將檔案工作納入高校管理的規劃中，將數字化檔案館建設問題納入制度化和規范化范圍中，使高校數字化檔案館建設更具有合理性、科學性及可行性，有效提升高校數字化檔案館的建設水平。此外，高校對數字化檔案館的建設不能停留于表面形式，而是要做出實際行動，摒棄以往“重檔案工作，輕檔案建設”的管理觀念，使高校數字化檔案的質量得到有效提高，進一步完善高校數字化檔案的服務功能，為高校數字化檔案館建設的持續發展奠定良好基礎。

2.2增加對數字化檔案館建設的資金投入

資金是支撐高校數字化檔案館建設順利進行的重要基礎，想要實現高校數字化檔案館建設的目標，就必須要根據數字化檔案館的建設情況，合理增加資金投入，使高校數字化檔案館的建設得以順利開展。由于高校對高校數字化檔案館的建設投入比較有限，僅僅依靠校內資金無法支撐高校數字化檔案館建設的進步和發展，若是盲目耗費資金在高校數字化檔案館的建設上，勢必會影響到高校的正常運轉，為此就要考慮利用其他途徑籌集資金。比如基金、個人及社會的贊助等等，并做好項目的申請立項工作，盡量爭取更廣泛的支持，從而為高校數字化檔案館的建設提供有利條件，有效促進高校數字化檔案館建設工作的順利進行。

2.3加強基礎設施的建設力度

在進行高校數字化檔案館的建設過程中，應加強對基礎設施建設的重視性，不斷提高對基礎設施的建設力度，尤其對計算機設備、網絡通訊設備及信息處理設備等必要設施要著重考慮，有效滿足高校數字化檔案管理工作的各項需求。同時，應積極建立一個系統、完整的數字化檔案庫，對傳統的紙質檔案進行數字化轉換，將其以不同類型、不同時期及不同用途存儲到數字化檔案庫中，并做好數字化檔案庫的資源更新，使數字化檔案庫的內容更加豐富詳實，使不同用戶的多樣化需求得到有效滿足[5]。此外，為提高數字化檔案的利用率，應及時完善信息檢索功能，既要實現良好的分類查詢功能，也要實現相關要素的查詢功能，使數字化檔案庫的檢索效率和檢索范圍得到有效提高。

2.4加強人才的培養力度

高校數字化檔案館建設具有一定的復雜性、專業性和技術性，相關工作人員必須要具備較高的知識水平和技能水平，才能夠更好的勝任這項工作，使高校數字化檔案館的建設更加效率、準確和快速，有效避免了人為失誤造成的高校數字化檔案館建設問題。就目前來看，在進行數字化檔案館的建設過程中，工作人員必須要掌握一些必要的計算機技術、網絡技術及信息檢索技術，且根據數字化檔案館的建設需求，也要掌握一些其他的理論知識和技能。因此，高校應積極加強對人才培養的力度，不斷優化檔案工作人員的知識結構，重視對檔案工作人員的知識更新和繼續教育，并科學引進現代化、復合型的優秀人才，實施科學的人才選用制度，做到人盡其才、才盡其用，為高校數字化檔案館建設提供可靠的人力支持，有效促進高校數字化檔案館建設的進步和發展。

綜上所述，為解決高校數字化檔案館建設中存在的問題，使高校數字化檔案館的建設水平得到有效提高，應積極強化數字化檔案管理意識，增加對數字化檔案館建設的資金投入，加強基礎設施的建設力度，加強人才的培養力度，從多方面促進高校數字化檔案館建設的順利進行，使高校檔案管理工作的整體水平得到有效提高。

參考文獻：

[1]劉熙橋.高校數字化檔案館建設中存在的問題及改進策略探析[J].中國管理信息化，2017，20（18）：163-164.

[2]李梅.高校數字化檔案館建設存在的問題及優化建議[J].人力資源管理，2017（04）：181-182.

[3]李海瑛.高校數字檔案館建設中存在的問題與對策研究[J].蘭臺世界，2016（10）：7-8.

[4]沈躍.關于高校數字化檔案館建設的思考[J].檔案時空，2015（06）：35-37.

[5]趙紅，姬曉鵬.高校檔案館數字化建設中的問題及對策[J].城建檔案，2012（01）：60-61.