淺談加強社會保險檔案管理

蓋斯佳

摘 要：社會保險檔案管理工作是社會保險經辦工作的重要基礎，當前社會保險檔案管理工作還存在著缺乏信息化管理、重視程度不夠、人員素質不高等問題。隨著老百姓對社會保險的重視，充分發揮其服務社保，服務百姓的作用，對于社保部門是一項重要任務。

關鍵詞：社保檔案；存在問題；建議

一、我國社保檔案管理工作的重要性、特點

社保檔案不僅記錄著參保單位繳納社保的情況，還直接反映出社會經濟發展和參保企業經營狀況。目前，老百姓對于完善社會保障的需求和我國社保事業處在發展的初級階段的矛盾，促使加速完善社會保障的各個方面，因此做好社保檔案管理工作對于建立和諧社會，提高群眾滿意度有著重要的意義。

社保檔案的管理與參保人員的切身利益息息相關。從目前來說，一個人從出生即可參加居民醫療保險；工作后可參加城鎮職工養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險、生育保險；居民養老保險和農村合作醫療又為農民提供保障。這些不僅涵蓋不同類型的人群，而且涉及到一個人的方方面面，所產生的社保檔案也包含了參保人員各方面的信息。很多地方的貸款、戶籍轉入、資格考試等都需要提供當事人的社會保險參保證明。一旦在社保檔案管理上出現什么問題，有可能會影響到職工的就業、退休、醫保報銷等。

加強社會保險檔案管理有利于提高社會保險經辦部門業務質量和辦事效率。參保人員從參保到退休中間有失業、轉移、參軍、上學等等諸多情況。這些檔案資料涉及到退管、就業等各個部門。各部門的業務經辦往往是相互關聯的，檔案資料的共享大大提高信息的準確性及辦事效率，也可以讓參保人員少跑腿或不跑腿。

二、社保檔案管理的特點

1.社保檔案數量眾多。我國各地的社會保險管理部門一般成立于20 世紀 80 年代末或者 20 世紀 90 年代初，由于條件限制當時全部為手工操作，參保繳費使用的名冊、表格、結算單等全部為紙質。即使后來采用了計算機技術，各種紙質表單依然沒有減少。現在全國大部分地方實行網上申報，但很多項目依然使用紙質表單。再加上有些社保項目的辦理還要提供一些相關材料，例如慢性病的辦理要提供醫院的體檢表，相關病情的檢查表等，日積月累，產生的檔案數量就越來越多。隨著人們對社會保險的重視程度越來越強，社保檔案的數量只會遞增。

2.社保檔案保存時間長。社保檔案信息應用范圍不僅僅局限于社保本部門。其它部門對社保信息的使用使得社保檔案需要保存很多年。比如發生勞動爭議，為證明職工是某單位職員就會到社保征繳部門查詢多年前單位填寫的人員增加表。或者子女有遺產公證或爭議，相關部門也會要求查詢該退休人員的檔案，造成退休人員死亡多年，檔案依然保存。

三、目前我國社保檔案管理工作中存在的問題

1.社保檔案分散管理。參保人員從參保到退休其間涉及的面是非常廣泛的，在我國大部分地方社保各部門只管理自己經辦的業務檔案， 沒有統一的社保檔案管理部門，造成同一參保人員繳費檔案在征繳部門，退休檔案在退管部門，工傷生育檔案在醫保部門。而各部門之間又沒有有效的信息共享， 使得參保人員從一個部門開證明給另一個部門的情況時有發生，群眾意見很大。

2.各地社會保險檔案的管理標準和規范不一致，沒有統一的檔案管理軟件。對于需要整理歸檔和不需要整理歸檔的材料，沒有專業的鑒定部門，也沒有統一的銷毀程序。對于集中統一管理的資料，如何集中，如何管理，沒有統一的規定。對于檔案管理軟件的使用各家也是各自為政。客觀上形成了一個封閉的，沒有廣泛統一性的工作運行機制。

3.檔案管理所需硬件設施落后，造成管理水平低下。隨著參保人數越來越多、保險范圍越來越全，社保檔案的數量逐年遞增。但在有些地方社會保險機構連專門的符合要求的檔案室都沒有，有的地方即使有檔案室也只是簡單存放，沒有相應的微機統一管理。有的還停留在手工操作，沒有相應的檔案管理軟件。這些都造成了資料查找費時費力，效率低下，或者根本難以找到，不僅影響了社會保險經辦工作進展速度，嚴重的還會給參保人員造成損失。

四、加強社保檔案管理工作的建議

1.提高重視程度，加大資金投入。從思想上要加強對社保檔案管理工作重要性的認識，檔案原件是一種有力憑證，具有不可替代性，對于收集到的原始檔案的修復、整理、裝訂、保存，都必須注入巨大的心血與勞動。加大資金投入，設置符合標準的檔案室，使用防酸、防霉的檔案皮（盒），對年代久遠的檔案有專業的修復人員，同時配置先進的微機、掃描儀等設備裝備檔案室。

2. 建立檔案交接制度，避免遺失隨著經濟的發展，各地方在區劃調整中，有的社保經辦機構上劃，有的分立，還有的合并。在這些機構及人員變動中，往往造成檔案損壞遺失。建立規范的檔案交接制度，在檔案遷移、人員變動情況下保持檔案完整，避免人為損毀。

3. 重視專業培訓，提高業務技能。有人認為檔案管理工作就是看看檔案，其實不然，檔案管理需要極大的耐心和責任心，過硬的業務技能和人員素質是檔案管理工作的根本。有關領導要重視對檔案管理人才的培養，定期進行專題培訓和交流學習經驗。

結語

隨著時代的發展，社保檔案管理會越來越規范，為保障參保人員合法權益和促進社會保險事業發展發揮重要作用。

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