職業(yè)院校學(xué)籍檔案數(shù)字化項目管理研究

高月

摘 要：學(xué)生學(xué)籍檔案管理是高校一項重要的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)將其納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中。隨著我國政治改革進(jìn)程的不斷深入和全球信息化的加速，學(xué)籍檔案利用率不斷升高。但在學(xué)籍檔案管理工作中，仍然沿用傳統(tǒng)被動的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)日新月異的職業(yè)院校工作現(xiàn)狀；所以亟需建立學(xué)籍檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，為此將項目管理理論引入到學(xué)籍檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)當(dāng)中，以期對學(xué)籍檔案整個生命周期進(jìn)行全程管理。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案 數(shù)字化項目管理 研究

隨著我國高等教育的日益普及，高等學(xué)校開始由以往的大規(guī)模招生向精英培養(yǎng)方向轉(zhuǎn)變，各高校對教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理嚴(yán)格控制，引起社會和政府的高度重視。高等學(xué)校的教學(xué)管理中，在硬件條件具備的條件下，各大高校更要重視學(xué)校的學(xué)籍管理，學(xué)籍管理數(shù)字化對學(xué)校的教學(xué)管理有著重要的影響和意義。

研究意義

本文以黑龍江生物科技職業(yè)學(xué)院學(xué)籍檔案管理為主要研究樣本，建立數(shù)字化管理平臺，能夠有效進(jìn)行在各部門、多系統(tǒng)協(xié)同合作基礎(chǔ)上的數(shù)據(jù)整合。并對學(xué)籍檔案整個生命周期進(jìn)行全程管理，提高工作效率，及時完整的獲取學(xué)籍檔案信息資源，實現(xiàn)對學(xué)籍檔案及信息資源的集成管理和高效服務(wù)利用；同時，為學(xué)生在辦理與學(xué)籍檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)時，提供便利。目前項目管理理論在數(shù)字化、數(shù)字化項目建設(shè)當(dāng)中的應(yīng)用相對較少；而在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)中，引入項目管理理論的相關(guān)研究則更為少見。通過本文的研究和探討，能夠為檔案數(shù)字化項目管理提供一定的借鑒，豐富和拓展項目管理的應(yīng)用范圍。

職業(yè)院校學(xué)籍檔案數(shù)字化項目管理實施

項目管理是指項目執(zhí)行者在一定的資源條件下，運(yùn)用專業(yè)知識、系統(tǒng)理論方法、專業(yè)的技能和工具，對項目所涉及的全過程進(jìn)行有效管理和調(diào)控，最終實現(xiàn)項目既定的目標(biāo)。項目由若干過程構(gòu)成，一般而言，項目管理包含五個基本過程，分別是：項目啟動、項目計劃、項目執(zhí)行、項目監(jiān)控以及項目收尾。每一個過程，都會產(chǎn)生一系列相應(yīng)的活動，從而構(gòu)成一個項目的整個工作流程。項目管理就是要對這五個基本過程當(dāng)中的各項活動進(jìn)行管理控制，確保項目的順利實施。

檔案數(shù)字化又稱為檔案信息化，是指通過使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字壓縮技術(shù)等，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，通常可采用電子掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等電子設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將所有檔案轉(zhuǎn)化為能夠被計算機(jī)識別的存儲在光盤、硬盤、磁盤等載體上的數(shù)字影像或電子文本，并建立檔案信息庫，對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化、有組織的管理。檔案實現(xiàn)數(shù)字化之后，能夠有效節(jié)省檔案儲存空間，減輕庫房緊張狀況；避免由于頻繁使用，而對檔案造成磨損的情況，檔案管理變得更為高效、便捷；另外，通過計算機(jī)技術(shù)能夠迅速的檢索查找檔案信息，降低檔案管理的人力成本，提升其利用效率；同時，由于數(shù)字化信息的共享性和傳輸便捷性，可以實現(xiàn)檔案在部門間的便捷傳遞，有利于工作效率的提升。

隨著全球信息化加速，人們出國、就業(yè)、繼續(xù)教育、晉升職稱、補(bǔ)辦畢業(yè)證明等等都需要學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案利用率不斷升高。然而目前學(xué)院依然采用傳統(tǒng)被動的工作模式開展學(xué)籍檔案管理，對檔案的管理利用造成很大不便，因此為了有效提升檔案管理的便捷性和利用效率，加快學(xué)籍檔案數(shù)字化的需求已經(jīng)十分迫切。本文結(jié)合學(xué)院學(xué)籍檔案數(shù)字化項目實際，從項目成本預(yù)算、成本規(guī)劃、成本控制、業(yè)績評價和保障措施五個方面對項目的成本管理進(jìn)行分析。

成本預(yù)算：質(zhì)量成本隸屬于管理會計，是全面質(zhì)量管理的專項成本。因此，質(zhì)量成本的核算方法具有一定的特殊性，不能直接沿用傳統(tǒng)的財務(wù)成本的核算方法，而是需要單獨(dú)核算和管理。為有效提高質(zhì)量成本核算的效率，可以借鑒和參考部分財務(wù)成本的核算方法。

成本規(guī)劃：質(zhì)量與成本息息相關(guān)，密不可分，正因如此質(zhì)量管理才富有更深的意義。這是由質(zhì)量與成本的管理屬性所決定。所以，在設(shè)置質(zhì)量成本科目的時候，應(yīng)針對學(xué)籍檔案數(shù)字化項目的具體明細(xì)科目進(jìn)行分析，以便于經(jīng)濟(jì)責(zé)任的劃分、落實、考核和獎懲。

成本控制：項目的質(zhì)量屬性設(shè)置必須要考慮質(zhì)量控制的可行性，便于學(xué)籍檔案數(shù)字化項目數(shù)據(jù)的采集、分類、核算、分析和考核，也利于合理結(jié)轉(zhuǎn)質(zhì)量收入，可將質(zhì)量與成本綜合進(jìn)行研究分析，有助于改善質(zhì)量成本，對質(zhì)量管理進(jìn)行嚴(yán)格控制。

業(yè)績評價：質(zhì)量成本項目的業(yè)績評價設(shè)置必須科學(xué)有效，要求質(zhì)量成本的核算與項目的實際情況相一致，要求項目的設(shè)置結(jié)構(gòu)合理，內(nèi)容完整準(zhǔn)確，定義嚴(yán)謹(jǐn)且符合實際情況。

保障措施：學(xué)院信息管理部門的技術(shù)支持，成立學(xué)籍檔案數(shù)字化項目專管部門，制定和落實學(xué)籍檔案數(shù)字化項目的成本計劃，加強(qiáng)學(xué)院管理者和成本管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)。

制定嚴(yán)格的組織管理規(guī)范，項目組織管理規(guī)劃的重要性已經(jīng)毋庸置疑，這也是項目組織控制實施過程中規(guī)范人員行為的必要的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和控制手段。只有在健全組織管理規(guī)范的前提下才能實施危機(jī)防范工作。對于學(xué)院來說，健全組織管理規(guī)劃就是要完善學(xué)院各項管理規(guī)章制度。首先，要針對項目質(zhì)量管理制定相應(yīng)的學(xué)院的管理規(guī)章制度，其次，嚴(yán)格規(guī)范管理項目組織人員按照質(zhì)量管理要求執(zhí)行各項流程。建立必要且有效的溝通渠道，在項目組織中，信息的傳遞和表達(dá)都需要通過溝通來進(jìn)行交流。溝通會直接影響到組織間信息的傳遞，如果溝通不暢不僅會影響項目實施的質(zhì)量和進(jìn)度，還可能會導(dǎo)致組織實施項目發(fā)生錯誤，致使延誤項目進(jìn)度，甚至影響項目質(zhì)量，對院校造成巨大的損失。

通過建立完善的管理機(jī)制，加強(qiáng)學(xué)院內(nèi)部組織的管理，針對項目的質(zhì)量缺陷進(jìn)行質(zhì)量成本分析，進(jìn)行質(zhì)量改進(jìn)，從而降低質(zhì)量成本。同時綜合考慮收益和成本，確保質(zhì)量改進(jìn)帶來的收益增長速度大于成本的增長速度，這樣才能提高利潤和確保工程項目的質(zhì)量。

總之，項目成本管理，是為了確保職業(yè)院校學(xué)籍檔案數(shù)字化項目執(zhí)行過程的實際成本，不超過預(yù)算成本而開展的一系列管理活動，最終目的是為了保證項目在既定的預(yù)算范圍內(nèi)按照項目計劃，在保證質(zhì)量的前提下，以最佳的經(jīng)濟(jì)效益完成項目。以期項目管理理論，在學(xué)籍檔案數(shù)字化整個生命周期中的科學(xué)系統(tǒng)管理應(yīng)用。

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