淺議事業單位檔案管理建設策略

蓋斯佳

摘 要：在社會信息化的今天，要想對檔案管理工作進行創造性提升，需要引入數字化技術，通過信息技術優化管理環境，實現系統性、信息化的檔案管理。文章以事業單位檔案管理信息化的基本概念及其必然性為切入點進行分析，主要探討了其獨特的優勢，并有針對地提出幾點增強信息化建設的具體措施。

關鍵詞：檔案管理；信息化；優勢策略

一、檔案管理信息化

1.檔案管理信息化概念

我們通常對檔案管理信息化的定義是：在信息化建設的指導下，進行檔案管理工作，在相關機構的協調統一下，在檔案管理過程中引入現代信息技術，之后系統進行處理、信息傳遞，將信息資源進行數字化處理，將管理工作實現全程網絡化，實現檔案信息資源的合理分配和信息共享。

2.檔案管理信息化的必然性

實現檔案管理信息化是對現有檔案進行保護的必然要求。具體表現為：檔案原件保存的時間就會更長；一些受損數據以及原件都能夠借助計算機技術進行修復，電子系統的備份功能將紙質檔案由于環境變化受到損壞的可能性徹底消除；電子檔案查找起來簡潔迅速。

二、檔案管理信息化建設的優勢

1.優化檔案存儲環境

經過調研發現，當前諸多事業單位檔案管理工作依舊還在管理紙質檔案的層次，現行的檔案管理工作還是以紙質為核心，這種方式，無論在存儲方面還是在管理方面都極其依賴于外界環境。如若引入信息化的檔案管理技術，將削弱外界環境對檔案管理工作的影響。首先，進行信息化的管理必然會在存取效率上實現一種提升，這也擺脫了對于紙質的依賴性，避免了高溫、受潮等外界環境變化對檔案的不利影響；其次，可以無限制拓展存儲空間，在當前信息化條件下，檔案資料可以隨時存儲于硬盤設備與其他云端，對于數字信息的存儲只要很小的存儲空間就能夠實現；最后，相較于以往的存儲方式，進行信息化管理將極大地減小對環境的依賴程度，減小成本投入。

2.便于檔案資料永久保存

傳統的檔案由于使用紙質存儲的緣故，一旦外界環境發生變化，就很容易出現霉變等狀況，極易受損，使得檔案管理任務繁重。如果在管理過程中出現失誤甚至是操作錯誤，將給單位帶來極大損失。信息化管理能夠有效解決這一問題，我們可以利用信息技術對檔案備份，將數據放在信息系統中，簡便安全，同時還最大程度地降低外界環境對檔案管理工作的影響，保障數據的完整性和真實性。

3.信息檢索快捷化

優化檢索效率，可以實現單位管理水平與工作質量的全方位革新。傳統檔案進，信息檢索時比較費時費力，尤其是一些相對較大的單位。運用現代信息化的管理模式，可大幅度提升檢索效率，達到快速準確：首先，檢索時只需鍵入目標條件，就能夠檢索出所有相關的有價值信息；其次，進行信息檢索的時間也是極短的，現代計算機技術的檢索速度實現了以秒為計算單位，這樣一來信息數據的使用率也得到了提升。

三、提升事業單位檔案管理信息化建設的策略

1.提高對檔案信息化建設的認識

進行檔案管理信息化建設，需要具有極強的系統性，在實施過程中要引起有關領導足夠的重視，充分認識其關鍵性作用。與此同時，要在管理方式上進行革新，強化從業人員對其認知程度，激發人們的認同感，本質上提升檔案管理的作業效率，促進組織內各項工作效率的提升。

2.加強信息化建設平臺推廣模式的構建

我們搭建一個檔案管理信息化平臺，目的在于使信息檢索更加高效、便捷，從而提升工作效率。在開展信息化建設的進程中，應該增加宣傳力度、擴大影響力。同時進行經驗學習交流，增加平臺的使用率，推進事業單位檔案管理信息化建設。

3.配備統一、實用的軟硬件設備

如若要建立一個健全的檔案管理信息化平臺，就必須要有一個完善的軟硬件設施作為先決條件。檔案管理工作的重點在于完好的存儲檔案資料，使其受損程度降到最小，保留最大真實性，這時候優良的設備就顯得格外重要。軟硬件基礎設備要具有一致性，避免發生數據不兼容、信息不能識別等故障。

4.不斷提高檔案管理信息化工作人員素質

檔案管理工作者是檔案管理工作的核心基礎，他們的專業素養將直接左右檔案管理信息化建設的成敗。為此，首先應該提高檔案管理人員認知水平，提高對檔案管理工作重視程度，加大檔案管理宣傳力度，更加深入了解檔案管理工作內容；其次，促使檔案管理工作更加規范化、標準化和系統化，同時還要開展周期性的培訓工作，讓從業人員意識到檔案管理信息化的重大意義。最后一點，就是要讓工作者具有使用信息化設備的能力，提高他們對平臺運用的熟練程度，保證信息化建設確實能夠發揮其應有的價值。只有這樣，才能更高效開展檔案管理工作

結語

綜上所述，在信息化時代背景下，現代化信息技術在檔案管理中應用，為其開辟了新的發展途徑，全國范圍內的檔案管理工作掀起了一場轟轟烈烈的信息化管理熱潮，在一定程度上推動了我國檔案管理工作發展。

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