紡織品實驗室知識管理平臺的構建研究

文/吳文宜 陳穗 潘紅琴

目前，大多數實驗室對于技術知識管理和實驗室管理方面是相分離的。實驗室的文件管理、技術交流等采用的工具主要是局域網、E-mail、QQ、RTX等，隨著實驗室的能力范圍擴大，客戶日益增長的要求和專業化，以及市場競爭帶來的技術進步等，紡織品實驗室知識管理主要存在以下弊病：

（1）知識管理系統化、結構化不強，檢測實驗室知識管理是把文件存放在局域網，文件分類是樹枝分布方式，無法把知識系統化、可視化地展示給檢驗員。

（2）知識版本管理困難，對于文件中的內容更新無法追溯，無法查找文件的歷史操作記錄，只能采用文件名搜索文件路徑。文件在傳播過程中，相應的更新與修改無法及時進行同步，造成知識版本管理上的困難，完全沒人知道誰擁有最新版本。

（3）知識搜索存在困難，難以很好地利用現有的大量知識，并對知識進行有效搜索，例如：關鍵字搜索。獲取知識間的相關聯系，更多時間是采用逐個文件進行搜索與查看，在易用性方面需要進一步提升。

（4）知識傳承和優化沉淀不足，人員的流動導致其知識與經驗也隨之流失，以致技術經驗得不到有效的沉淀和傳承。

因此，建立紡織品實驗室的知識管理平臺，有利于將實驗室的技術規范、流程等各類顯性知識進行直觀分類管理，促進體系化和系統化，檢驗員可以通過平臺能夠簡便、準確地獲取和分享知識，促進隱性知識的顯性化，形成知識共建、分享氛圍。

1 知識管理平臺的構建思路

紡織品實驗室知識管理平臺系統設計的思路主要包括如下幾方面。

1.1 提高檢驗員獲取知識的準確性和效率

建立知識詞條管理流程，支持技術員進行知識的創建、編輯、審核和搜索等功能，同時增加知識之間的關聯性、可推薦等功能，使知識系統化，促進新進人員快速熟悉崗位工作，獲取崗位工作的知識內容及歷史文檔資料，快速熟悉檢驗室的工作職能范圍。

1.2 建立知識庫

把實驗室的知識管理工作，遷移到線上進行，將現有的知識進行分類管理，通過知識管理平臺設計直觀、易懂的版面；通過對數據備份和刪除后可回收等功能提高文件的安全性；系統可以對不同版本內容進行有效控制管理，將所有的修改記錄都保存下來，不但可事后對比，也能追蹤、回復至初始狀態，降低維護文件的人力成本。

1.3 知識沉淀與分享

通過平臺所提供數據統計建立相應的知識管理制度，促進檢驗員參與平臺創造和互動，挖掘蘊藏在檢驗員頭腦中的經驗和技術訣竅等隱性知識方面。

2 知識管理平臺模型的建立

首先建立知識詞條管理流程，確保詞條的建立和檢索能夠準確和快速；然后將線下的知識管理工作，遷移到線上來進行，把線下的知識進行分類管理，通過知識管理平臺設計直觀、易懂的首頁和知識分類構架；最后通過平臺所提供的數據統計和安全功能，確保平臺運營順暢。平臺的主要功能分為前端用戶和后臺管理員，如圖1所示。

圖1 知識管理平臺的功能架構

前端用戶可以對各個詞條進行搜索和查看，瀏覽首頁信息，查看分類的知識，時時了解排行榜上滾動的信息，對個人信息也可以進行隱私保護設置。后臺管理員可以進行公告設置、站內統計，有效地管理所有用戶、知識詞條和數據庫。

3 知識管理平臺主要功能的實現

詞條是知識管理平臺的基礎單位，因此，紡織品實驗室知識管理平臺主要圍繞知識詞條建立、檢索、維護、安全、統計等，進行相應功能的開發，進而實現快速、準確獲取知識的目的。

3.1 知識詞條管理

平臺上的詞條建立流程主要通過創建、編輯、審核方面進行質量把控，另外還可以通過快速檢索標題、全文、同類標簽、關聯詞條、版本管理等功能發揮平臺的準確、系統、分享等優勢。

3.1.1 詞條建立流程

該平臺可根據檢驗員所需而隨時創建新詞條或編輯修改現有詞條，所創建和編輯的詞條都必須經詞條管理員進行審核后，方可作為正確詞條使用，具體流程見圖2。

圖2 建立詞條的流程

創建詞條：在用標題搜索關鍵詞，提示尚未收錄詞條時，則可以創建詞條。創建詞條即創建新的知識點，在創建前要留意所搜索出的詞條是否有內容相接近的，避免重復創建，并為詞條添加知識分類歸屬。

編輯詞條：檢驗員在查看詞條過程發現正文內容有遺漏、隨著時間變化而發生改變或者內容不正確等情況時，這時需要進行知識更新。我們可以通過站內信息通知創建者進行統一更新，或者由修改者自行修改更新該詞條的內容。

審核詞條：每個新創建和更新的詞條，用戶在發布后會在詞條旁注明該詞條未審核，以提醒查看的用戶與詞條管理員。詞條管理員需對其內容進行審核，確保正文內容的準確性。審核不通過的，可以通過站內信息通知創建者重新編輯，多次編輯仍然不通過則會發布任務，由第三方用戶參與編輯，提高用戶參與到知識管理平臺的積極性。

3.1.2 詞條檢索流程

檢索知識詞條可從單個詞條、相關詞條、同類標簽三個層面進行直觀搜索。其中相關詞條和同類標簽可以讓檢驗員獲取系統化知識，具體流程見圖3。

圖3 檢索詞條的流程

單個詞條：用戶可用關鍵詞搜索標題、全文等內容以顯示對應詞條，快速定位到想要查找的知識點。當關鍵詞搜索所顯示結果較多時，我們可以利用高級搜索功能按相關時間、縮小搜索范圍可以縮小搜索結果集、提高搜索的準確性。

同類標簽：采用同類標簽可以搜索到同類的詞條，如搜索人造革，用戶可以直接搜索到與該標簽有關的詞條，這樣可以方便系統學習同類的知識，作為同類知識詞條的延伸，方便檢驗員使用。

相關詞條： 與當前詞條具有較為緊密關聯的詞條，可以設置相關詞條。其作用是檢驗員的閱讀更具連續性，也便于用戶簡單、快捷、全面地了解與該詞條相關一系列的知識，增強檢驗員的閱讀體驗。

3.1.3 版本管理

每個用戶更新詞條的內容后，知識管理平臺并不是直接覆蓋詞條原有內容，而是將原有內容保存，將新增或變更的內容進行保存，并與修改原因合并保存為新版本，形成知識變更軌跡。知識點變更對比效果圖，如圖4。

圖4 版本效果對比

每一次編輯都會產生新的版本，所以，一個詞條的所有版本即為該詞條的歷史版本。在歷史版本頁里可以查看各版本的基本信息，如編輯時間、編輯者、版本改動及修改原因等情況。通過現有版本與歷史版本的對比，可以更清晰直觀地從正文的內容看到更改的地方，有利于追溯知識點的變更歷史。

3.2 平臺展示

紡織品實驗室知識管理平臺有首頁、知識分類、精選圖例、排行榜、搜索欄等板塊。平臺首頁包含站內公告信息、最新動態、標準動態等內容，知識分類包含技術規范、質量控制、人員管理等等。

3.2.1 平臺首頁

知識管理平臺首頁有站內公告、熱門詞條、標準信息、友情鏈接、用戶信息等功能模塊。根據實驗室的使用要求，可以對平臺首頁進行相應的定制。

站內公告：主要作用是在首頁醒目的位置，以一對多的溝通方式持續顯示關鍵信息，可以用于宣布實驗室的重要事件、緊急處理事件，以及發布平臺詞條任務等作用。通過將實驗室的工作事項，在首頁中顯示站內公告發布的信息，用戶登錄知識管理平臺，首頁就能顯示出保存下來的重點信息列表。一方面，可以持續地保存下來，起到保存、提醒的作用，如：因儀器搬遷、項目受限，檢驗過程中需要注意的地方等；另一方面，實驗室的工作任務發布，如：管理員也會在站內公告中發布平臺編輯詞條等任務，讓用戶參與到知識管理平臺的建設中去。

熱門詞條：隨著知識管理平臺的逐步推廣，其內容逐漸豐富，用戶在平臺上瀏覽閱讀詞條，平臺會記錄該詞條的瀏覽次數，根據瀏覽的統計次數，瀏覽次數較多的詞條會顯示在熱門詞條，表示用戶在關注的焦點，此類知識會被識別為熱門詞條，或者由管理員在后端直接設置、推薦為熱門詞條，引導用戶關注焦點。熱門詞條顯示流程見圖5。

圖5 熱門詞條顯示流程

3.2.2 知識分類

實驗室知識分類主要分有三級文件，第一級分實驗室技術、質量、部門管理、項目等模塊；第二級是每個模塊由主要的知識分類構成，例如實驗室技術知識，主要是由檢驗細則、作業指導書、操作規范組成；第三級是具體知識文件詞條。具體分類如圖6。

圖6 知識分類的各個模塊

3.2.3 排行榜

紡織品實驗室知識管理平臺可以對用戶的參與度和貢獻度進行評估，支持對人員操作、詞條操作的統計分析，詞條排行榜見圖7所示。

通過對詞條操作進行統計，可以方便管理員把握某段時間內知識點的熱點，在工作上調整培訓學習的內容；而對人員操作的統計，可以了解用戶對知識管理平臺的參與度和貢獻程度。同時，這兩個方面在人員管理上都可以作為量化考核的評估參考指標。

3.3 數據安全性

知識管理平臺的數據需要定期進行數據備份，當平臺出現問題時，可以及時恢復備份數據，防止積累下來的數據丟失，造成知識管理工作的損失。另外，管理員可以通過后臺回收站查看及恢復已被刪除的數據，可以直觀查看追溯操作歷史，避免用戶因不當操作誤刪除詞條等內容而導致文件丟失，如圖8所示。

圖8 數據管理的流程

4 平臺實施效果

該平臺提供了一種不同于傳統局域網中文件管理以及信息單向傳遞方式，創建了一個“與他人共營、共建和共享，自由、平等、便利”的知識管理理念，具體實施效果如下：

（1）檢測實驗室知識管理降低實驗操作規范和檢驗細則等知識的存儲和管理成本；通過后臺的備份和回收保證文件的安全性；能夠快速、準確獲得知識的最新版本，使團隊中沒有人擁有任何保存在個人目錄中的文檔，避免新舊版本混用，從而提高檢驗的準確性和效率；

（2）平臺能夠提供給用戶運行最簡單的在線數據庫，給予用戶體驗良好的橫向溝通平臺。對于新人可以縮短他們的學習曲線，提升個人綜合能力，對于有經驗者可以實現自我價值，把隱性知識提煉成顯性知識，有效實現人員知識與經驗的傳承，使得團隊整體素質提升，同時便于團隊內或團隊間信息交換；

（3）檢測實驗室知識管理是提高核心競爭力的有效手段，它蘊含的“與他人共營、共建與共享”理念，將分散的個性化知識組織成有機的知識體系，充分實現檢測實驗室知識資源的整合、發展、共享和增值，從而通過知識體系的有效運用和持續提升，來大大增強實驗室的核心競爭力。