基于檔案規范化管理的幾點思考

張微

摘 要：隨著電子檔案被添加到現代檔案系統之中，檔案管理工作的組織難度逐漸加大。在給檔案管理工作提出的全新管理要求之中，規范化管理工作極為重要。通過應用規范化的管理方法可以使檔案管理體系變得更為科學，管理檔案材料的活動也可以更為順暢。然而隨著檔案資源的內容逐漸復雜化，規范檔案管理工作的開展難度也有所提升。本文根據對現代檔案管理內容的了解，對規范化管理檔案的實現方法進行研究。關鍵詞：檔案管理；管理方法；規范化管理隨著信息技術逐漸滲入到檔案管理系統之中，檔案管理人員積極開展各種與信息化管理技術相關的學習活動，通過掌握新型管理技術來優化自己的日常的檔案管理工作。然而處理使用先進手段完善檔案管理系統之外，管理人員還要提升檔案管理工作的規范化程度，使所有檔案材料都可以在優質的管理工作的影響下發揮出其具有的多種價值。本文對檔案管理工作規范化的相關內容進行探討。1 提升檔案管理工作規范化程度的意義在規范化現代檔案材料管理系統時，可以進一步增加檔案管理的方法，如果只使用單一化的管理方法，一些全新的檔案管理需求就難以被充分滿足，如電子化檔案材料的特殊管理需要以及共享可用檔案的等多種需求。而在規范化檔案管理系統工作開展過程中，管理人員可以對錯誤的檔案管理方法進行改進，同時也可以將全新的管理方法引入到管理系統之中，從管理檔案的各個環節入手，使檔案管理工作可以以更高的效率開展。在規范化檔案系統的工作之中，改變不僅僅體現在管理方法這一個方面，也體現在管理人員身上，檔案管理人員在投入到提升管理工作規范化程度時，還能改變自身的管理素質，借助培訓、調研與管理實踐等多種活動充分熟悉規范化的檔案管理流程，優先選用規范化的檔案管理方法，在改進檔案管理系統的同時，也對自身的職責有了更加清晰地認知。檔案管理是現代管理的重要組成部分，對組織的正常運行具有非常關鍵的影響。具體來講檔案主要包括兩個方面的內容：一方面是和組織業務相關的信息記錄；另一方面是和組織員工相關的人事變更信息記錄。科學合理的檔案管理可以有效規范檔案管理工作，對檔案管理的流程進行優化處理。信息數字化是時代發展的必然趨勢，在數字化進程中我們已經引入了大量的辦公型技術設備，在先進設備的輔助之下，檔案規范化管理工作才能得以順利開展。計算機檔案管理是一種現代化的管理手段，是檔案規范化管理的重要方式。檔案管理具有一定的系統性，檔案管理人員必須對相關檔案開展一系列的工作，主要包括對檔案資料進行有效的采集和整理。在此期問一定要保證檔案中不能出現錯誤信息，同時保證檔案信息的完整性。2 科學的管理對策規范化檔案管理系統的活動刻不容緩，在了解了這項工作的價值之后，管理人員就能通過應用以下幾種管理對策來革新檔案管理工作的開展局面。2.1 增強規范化管理工作的宣傳力度在提出規范化管理的工作理念之后，管理人員逐漸開展擴大規范化管理理念的宣傳范圍，將新型規范化管理要求添加到管理規范之中，使管理人員、普通員工以及上級領導均能都對規范化的檔案管理留有一定的印象。管理部門的領導應當主動地應用規范化的檔案管理方法，給其他工作人員進行是示范。將規范化管理檔案工作的多種價值都添加到管理宣傳內容之中。在宣傳環節不斷地對檔案管理資源進行整合，以便于使后續的管理任務也能夠更為井井有條地進行。2.2 完善管理制度實現規范化程度較高的檔案管理工作的必要前提就是落實相應的管理制度，管理制度之中不僅僅需要涉及到管理工作開展方法方面的內容，同時還要包含規范管理人員的工作內容，使工作管理和人員管理兩種活動可以同時開展，在制度中必須要體現出給管理人員的工作提出的規范性要求，將其職責進行劃分，使領導者實現對管理人員的分級管理需求。管理人員在新型規范化檔案管理制度的嚴格約束之下，也能夠計劃性地開展檔案管理工作。實現多方位增強檔案管理規范性的工作需求。2.3 加強對管理工作的監管力度在監管人員的協同幫助之下，管理人員的工作也不會頻繁地出現錯誤，因此可以適時地增加監管工作的開展次數。檔案規范化管理工作的順利開展離不開監管工作的支持，管理人員需要加大對檔案規范化管理的監管力度。首先，成立專門的監管小組。其次，對檔案管理工作開展不定期的檢查，及時發現工作中存在的問題，并及時解決問題。最后，明確檔案管理人員的工作職責，對工作人員的工作成果進行不定期檢查。2.4 引入先進的設備計算機和網絡技術的出現和普及極大地促進了各行各業的發展，同時也是現代管理的主要工具。檔案規范化管理工作的順利開展離不開計算機和網絡技術的大力支持。具體來講，借助于計算機技術，檔案管理人員可以實現對檔案的分類管理。此外，通過構建檔案共享平臺實現對現有信息資源的共享和充分利用。還可以借助計算機技術開展對檔案資料的采集工作，保證采集資料的全面性。2.5 大力培養檔案管理人員現階段，我國在檔案規范化管理方面還存在一定的問題，出現問題的主要原因就是檔案管理人員的工作技能和專業素質相對較低，同時對檔案規范化管理工作不夠重視，未能正確認識檔案規范化管理的重要性。為了解決上述問題，筆者認為相關人員可以從兩個角度開展工作：第一，進一步強化檔案管理人員對檔案規范化管理工作的了解，讓檔案管理人員正確看待和認識檔案規范化管理工作，明確檔案規范化管理的積極影響。第二，加強對檔案管理人員的培訓力度，聘請一些高水平的專業人員對員工進行培訓，不斷提升檔案管理人員對檔案規范化管理的理論認識，同時不斷提升檔案管理人員的工作技能。此外，領導階層的人員還需要制定科學合理的獎罰制度，對表現相對較好的檔案管理人員進行適當的獎勵，這樣可以有效提高工作人員的積極性和學習熱情。3 結束語檔案管理人員如果想要創設出更為科學的檔案管理局面，就需要從技術與管理體系兩份方面入手，全面展開改進檔案管理工作。除了從制度、人員以及設備這幾個角度來完善管理體系之外，管理人員還要始終堅持創新理念，創新管理方法以及管理模式，將創新改進活動與規范化改進活動結合開展，同時還要找出檔案系統改建工作中的問題，通過解決出現頻次比較高的問題來給出更令服務對象滿意的檔案管理服務。參考文獻[1]董鳳娟.關于加強檔案管理規范化的幾點思考[J].時代報告，2017（8）.[2]古雯雯.在新形勢下對高職院校如何推進檔案規范化管理的幾點思考[J].經營管理者，2017（24）.[3]于金鳳.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].小作家選刊，2017（23）.[4]李亭.對規范化管理慈善檔案的幾點思考[J].中外交流，2016（34）.