檔案管理中的問(wèn)題與措施

王吉平

摘 要： 近幾年，互聯(lián)網(wǎng)逐步深入各行各業(yè)，檔案逐漸由原先的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，查詢、管理、儲(chǔ)存的便利性，使得電子檔案取代傳統(tǒng)檔案；同時(shí)，檔案管理人才的重要性逐漸降低，人們對(duì)檔案管理人才的忽視，導(dǎo)致大量檔案管理人才流失，為檔案管理帶來(lái)諸多隱患。筆者對(duì)此進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞： 檔案管理；問(wèn)題；措施

前言：檔案是機(jī)關(guān)、企業(yè)、個(gè)人等在業(yè)務(wù)處理過(guò)程中產(chǎn)生、持有并保存的信息記錄、文件等，是直接形成的歷史記錄，具有歷史再現(xiàn)性，是重要的信息載體，對(duì)人、企業(yè)、國(guó)家等的發(fā)展非常重要[1]。在傳統(tǒng)的檔案管理中，占地面積大，不易保存，浪費(fèi)樹(shù)木資源、不易管理等，電子檔案的出現(xiàn)，極大便利了人們對(duì)檔案的規(guī)整、查找與保存，節(jié)省了大量成本。但是，電子檔案的出現(xiàn)，諸多企業(yè)已經(jīng)取締了檔案管理部門(mén)，由人事部門(mén)兼職管理，最終，檔案的作用難以發(fā)揮。

1、檔案管理的重要性

據(jù)悉，2015年5月28日晚，某村村委會(huì)因?yàn)閷?duì)檔案室的疏于管理，導(dǎo)致檔案室發(fā)生火災(zāi)，不僅燒毀了村莊自1961年建村以來(lái)所存的近40卷文書(shū)檔案、未立卷的檔案等，還燒毀了村委會(huì)的其他房屋，導(dǎo)致當(dāng)?shù)亟?0年的歷史無(wú)處可查，丟失的歷史，影響了當(dāng)?shù)匚幕陌l(fā)展，影響了當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)。相反，檔案管理人員重視檔案，隔離一切危險(xiǎn)，則會(huì)在就不會(huì)發(fā)生，可見(jiàn)，檔案管理非常重要。該次檔案燒毀事件帶來(lái)的影響并不大，若在醫(yī)院、企業(yè)等中，遺失重要檔案，極易為醫(yī)院、企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行帶來(lái)影響，嚴(yán)重時(shí)，甚至致使其倒閉，可見(jiàn)檔案管理的重要性[2]。另外，對(duì)于電子檔案，若疏于管理，極易導(dǎo)致檔案資料的泄露，影響企業(yè)、部門(mén)等的發(fā)展，可見(jiàn)，無(wú)論是電子檔案或者紙質(zhì)版檔案，缺乏管理都會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重后果。

2、我國(guó)檔案管理中的弊病

2.1、忽視了檔案管理的重要性

長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人對(duì)檔案管理工作的工作方式、工作重要性等存在誤區(qū)，包括部分領(lǐng)導(dǎo)者、檔案管理人員等，認(rèn)為檔案管理就是整理資料、 抄寫(xiě)歸檔，只要不丟失、不泄露、能夠應(yīng)付外調(diào)、查檔即可，不能為部門(mén)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)收益，認(rèn)知的錯(cuò)誤導(dǎo)致諸多檔案管理人員專業(yè)性不足，甚至在工作中敷衍了事，影響了檔案管理發(fā)展[3]。

2.2、電子檔案完全取代紙質(zhì)檔案

自電子檔案問(wèn)世以來(lái)，因電子檔案成本低，資料存儲(chǔ)、查找便利，歸檔方便，不需要擔(dān)心明火、蟲(chóng)、潮等導(dǎo)致檔案缺失，種種優(yōu)勢(shì)，諸多企業(yè)部門(mén)越發(fā)重視電子檔案，甚至，電子檔案已經(jīng)完全取代紙質(zhì)檔案。電子檔案存在時(shí)間短，還未有完善的管理模式，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在安全問(wèn)題，電子檔案信息容易泄露，影響了部門(mén)、組織的安全，

2.3、檔案管理軟硬件設(shè)施不足

目前，在電子檔案管理中，主要是對(duì)黑客、病毒等的預(yù)防不足，檔案信息存在較大的丟失與泄露風(fēng)險(xiǎn)。在紙質(zhì)檔案管理中，主要是“ 防盜、防火、防高溫、防蛀、防光、防潮”設(shè)備的配套不足，紙質(zhì)檔案的安全性不足。除此外，紙質(zhì)檔案還存在規(guī)格不統(tǒng)一、檔案放置不規(guī)律等，影響了紙質(zhì)檔案的美觀性，紙質(zhì)檔案管理困難。

3、針對(duì)檔案管理中弊病的方針

3.1、健全檔案管理制度

首先，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理的重要性，并設(shè)置專業(yè)的檔案管理部門(mén)，招收專業(yè)檔案管理人才，規(guī)范部門(mén)檔案，推動(dòng)部門(mén)向前發(fā)展。其次，制定完善的檔案管理制度，并對(duì)每一條制度設(shè)定獎(jiǎng)懲措施，提高檔案管理人員對(duì)自身工作的重視，發(fā)揮檔案的最大作用。在制定檔案管理制度時(shí)，應(yīng)以部門(mén)實(shí)際情況為主，依照檔案資料重要性進(jìn)行劃分與管理；保障制度的方便實(shí)用、規(guī)范性強(qiáng)；并且，檔案管理制度不僅約束員工，也要約束部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，真正有效的實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。如：在醫(yī)院中，檔案種類多樣，包含有醫(yī)院工作人員檔案、患者檔案、每年發(fā)生的疫病檔案、新藥物臨床試驗(yàn)的檔案等，檔案種類繁多，管理困難，而完善的檔案管理制度，減小了檔案丟失，保障了檔案的完整性，便利了檔案的查詢，當(dāng)某一疾病再次出現(xiàn)，醫(yī)療人員可直接查找檔案，快速解決，發(fā)揮檔案管理的最大作用。

3.2、加強(qiáng)檔案的管理

電子檔案全面進(jìn)駐社會(huì)各個(gè)部門(mén)已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，因此，完善電子檔案管理非常重要。首先，設(shè)置專業(yè)檔案管理部門(mén)，避免人事、行政部門(mén)兼職現(xiàn)象。其次，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的檢查，若發(fā)現(xiàn)檔案缺失現(xiàn)象，及時(shí)補(bǔ)充，保障檔案的完整性。最后，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全管理，降低黑客入侵、病毒入侵的幾率，提高電子檔案的安全性。并且，避免一味認(rèn)同電子檔案而否定紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案占據(jù)著重要作用，當(dāng)電子檔案受病毒入侵資料丟失，紙質(zhì)檔案能夠?yàn)槠涮峁﹤浞荩划?dāng)牽涉機(jī)密檔案，紙質(zhì)檔案更加隱秘安全，對(duì)此，在檔案管理上，兩種檔案統(tǒng)一才是根本。

3.3、統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn)

無(wú)論是電子檔案或者紙質(zhì)版檔案，統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn)，便利檔案管理。如：針對(duì)人事檔案，檔案管理人員根據(jù)企業(yè)職位的由高到低，對(duì)企業(yè)員工領(lǐng)導(dǎo)的檔案進(jìn)行分類，若所在職位為統(tǒng)一級(jí)別，則依照其名字首字母在二十六個(gè)英語(yǔ)字母中的位置進(jìn)行排序，若名字首字母相同，可根據(jù)姓的筆畫(huà)進(jìn)行排序，便利人們的查找，提高檔案管理。而對(duì)于其他檔案，可根據(jù)發(fā)生時(shí)間進(jìn)行排序，或者對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)號(hào)，以此提高檔案查找的便利，提高檔案管理。

4、總結(jié)

當(dāng)前，各種因素都影響著檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理混亂，影響了檔案的效用發(fā)揮。對(duì)此，健全檔案管理制度，加強(qiáng)電子檔案管理，統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理的效率與質(zhì)量。總之，積極探索現(xiàn)代化檔案管理模式，初級(jí)社會(huì)和諧發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李慶鳳. 縣級(jí)醫(yī)院人事檔案管理存在問(wèn)題及措施[J]. 檔案管理， 2014（5）：90-90.

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