新時期辦公室檔案管理規范化研究

王云輝

摘 要：進入二十一世紀以來，我國進入經濟爆炸式發展新階段，隨著經濟的發展，各企事業單位對傳統的檔案管理愈加重視起來，希望能夠提高檔案管理的技術含量，與互聯網等進行信息化融合，實現新時期的現代化轉型，以更好地整合單位資源，提供決策方案等，促進企事業單位的健康穩定發展。本文基于新時期的視角，對新時期下辦公室檔案管理規范化進行了深入研究，旨在提高辦公室的工作效率和質量。關鍵詞：新時期；辦公室；檔案管理；規范化前言無論是對于企業還是事業單位來說，辦公室都是必不可少的一份子，承擔著大部分的日常事務中決策和處理的工作，是各單位的領頭羊和主力軍。本文從辦公室檔案管理的轉型入手，基于新時期下辦公室檔案管理的規范化、信息化轉變進行系統分析。首先對檔案管理的概念進行了簡單介紹，然后分析了辦公室檔案管理工作具有的特點和辦公室檔案管理規范化的重要意義，接著提出了辦公室檔案管理工作中存在的諸多問題，最后針對這些問題指明了新時期加強辦公室檔案管理規范的措施，提升新時期辦公室工作的工作效率和質量。1 檔案管理1.1 檔案管理概念。顧名思義，檔案管理主要負責企事業單位檔案的收集、整理、分類、歸檔、分析、提取等工作，更多的是為行政和決策提供信息，這項管理工作貫穿于企事業單位各部門各工作環節的始終，是一項服務性管理工作。 1.2 辦公室檔案管理工作特點。辦公室檔案管理工作與其他的檔案管理工作既有共同點也有不同點，具體來說包括兩大點：第一點是辦公室檔案管理工作中主要關注對資料的收集和保存，為之后的信息服務提供方便；第二點是辦公室檔案種類繁雜，包括紙質檔案、電子檔案和加密檔案等諸多重要檔案，必須做好整理分類，以提高管理的質量和效率。2 辦公室檔案管理規范化的重要意義在新時期加強辦公室檔案管理的規范化建設對提高企事業單位的工作效率有重大意義，具體可以分三點進行說明。首先，在新時期加強辦公室檔案管理的規范化建設是順應了歷史發展的必然趨勢、順應了時代潮流的重大轉變。在經濟科技日新月異的新時期，要想繼續得到持續健康的發展，各行各業都需要看清時代發展的趨勢，順應這股洪流，適時進行轉變和轉型，不斷用新科技武裝自己、用新理念發展自己、用新技術提升自己，辦公室檔案管理也不例外。辦公室檔案管理工作需要加強規范化、信息化建設，提高工作效率，才能不被新時代所拋棄。其次，在新時期加強辦公室檔案管理的規范化建設是提高了服務和管理水平的表現。辦公室的檔案管理對一家企事業單位來說至關重要，因為檔案管理的好壞直接影響決策信息的正確性、管理手段的科學性、行政工作的效率性等。另外，辦公室檔案管理的規范化還能提高辦公室的整體形象，提高服務和管理質量，提高工作人員的工作效率和成就感，提高行政決策的科學性等，一舉多得。最后，在新時期加強辦公室檔案管理的規范化建設是行政工作持續健康發展的前提和保障。辦公室作為企事業單位的不可或缺的一份子，其行政職能貫穿企事業單位各工作流程的始終，所以加強辦公室檔案管理的規范化建設可以促進辦公室工作順利開展，整合優化各項資源，總結分析以往行政工作的經驗教訓，為決策者提供更多的高質量參考信息，制定出科學的工作計劃和戰略方針，推動行政工作持續健康發展。3 辦公室檔案管理工作中存在的問題3.1 缺乏完善的制度。傳統的辦公室檔案管理工作只是單一地對檔案進行整理、歸檔，沒有利用當前最新的科技進行管理、分類，主要是由于管理制度不完善或是在執行過程中辦公室人員不按規定進行，使得管理制度成為一種擺設，造成了辦公室的很多檔案資料缺失，影響了辦公室職能的發揮。3.2 專業人員缺乏。在當前的辦公室檔案管理工作中，很多的領導沒有重視，導致了從事檔案管理工作的人員專業技術不強，對新知識和新技術的接受能力缺乏，影響了辦公室檔案管理工作職能的發揮。 3.3 檔案管理設備落后。當前，辦公室檔案管理工作依然采用的是傳統的工作方式，這就給辦公室人員增加了工作量，這是導致檔案管理工作混亂的一個重要因素。4 新時期加強辦公室檔案管理規范的措施4.1 建立科學合理的規章制度。新時期，辦公室檔案管理工作要適應時代發展的需求，在制定新的檔案管理制度的時候要摒棄原來規章制度的束縛，在制度的內容和形式方面要做到創新，堅決杜絕形式化現象，這樣才能保證檔案管理工作做到有據可循。另外，在制定規章制度的時候要充分將現代化的手段結合進去，使檔案管理制度更具安全性、科學性、完整性。檔案管理制度的建立還要包括檔案銷毀制度，對于一些保存到期的檔案，要按照規定及時銷毀，保證辦公室檔案管理工作職能的發揮。4.2 加強辦公室檔案管理人員的綜合素質培養。首先，要加強檔案管理人員專業知識和技能的學習。其次，檔案管理人員還要具備現代化的操作手段。這就要求在選拔辦公室檔案管理人員時一定要嚴格。另一方面，為了提升辦公室檔案管理人員的綜合素質，必須要加強對工作人員的專業知識培訓，讓他們時刻對知識進行更新，尤其是計算機專業知識的更新，這是因為信息技術已經滲透到了各行各業中，只有讓檔案管理人員掌握了先進的計算機知識才能促使檔案管理朝著規范化的方向發展。4.3 加強檔案管理信息化建設。在新的形勢下，要實現辦公室檔案管理的科學化、規范化、制度化，必須要將信息技術與傳統的紙質檔案管理相結合，實現辦公室檔案管理的現代化。電子檔案是信息時代下紙質檔案的新發展，電子檔案由兩種形態構成，一種是直接以數字模式產生的數字信息檔案，另一種是通過對紙質檔案進行再加工后形成的原件數字檔案。數字檔案是對傳統的紙質檔案的再現過程，但由于各地區信息化水平的不同，數字檔案建設很多還不完善，影響了辦公室檔案的發展。5 結束語綜上所述，通過對新時期辦公室檔案管理規范化的研究，我們發現要想加強新時期辦公室檔案管理規范化，首先要建立健全一套科學合理的規章制度，其次要加強辦公室檔案管理人員的綜合素質培養，培養出一支高水平、高素質的精英檔案管理團隊，最后要加強檔案管理信息化建設，提升科學化水平，提高整個辦公室檔案管理的技術含量。通過以上三點具體措施，可以全方位的促進辦公室檔案管理在新時期的轉型，順應歷史發展的大趨勢，提高整個企事業單位的行政效率，為祖國的社會主義現代化建設添磚加瓦。參考文獻[1]趙傳秀.淺析辦公室檔案管理規范化的對策[J].辦公室業務，2017，（08）：107.[2]劉慶華.實現檔案科學化、規范化、現代化管理的路徑分析[J].辦公室業務，2017，（07）：66-67.[3]高艷琴.企業檔案的規范化管理及其建議[J].辦公室業務，2017，（04）：139.[4]朱志能.新時期檔案管理面臨的挑戰及創新方法研究[J].城建檔案，2017，（01）：56-57.