檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

錢成英

摘 要：在經濟迅速發展的基礎上，信息化覆蓋范圍逐漸擴大，檔案管理也面臨著信息化革新要求，積極在檔案管理中融入信息化技術，從而不斷提高檔案管理的基本效率，促進檔案管理的順利發展，是檔案管理行業面臨的一大機遇。檔案管理是存儲信息、整理信息、查詢信息的重要方式，因此需要積極對檔案管理進行信息化建設改革，革新檔案管理措施。 關鍵詞：檔案；信息化；檔案管理；一、檔案信息化建設的具體內容概述 1.硬件設施 檔案管理信息化建設，首要應從硬件設備等方面進行改革。硬件設施是開展檔案管理工作的基本保障，若硬件設施不到位，將會嚴重影響檔案管理的質量。所謂檔案管理的硬件設施，主要包含計算機、存儲空間、局域網、數據庫等，正是這些硬件設施組成檔案管理的支撐平臺。 2.服務意識 檔案管理人員的服務意識也是檔案信息化建設的重要內容。檔案管理是推動社會進步、文化發展的重要資源動力，檔案管理人員需要具備一定的服務意識，才能夠真正做到服務于社會、大眾。檔案信息化建設中，需要改變傳統檔案單一、狹隘的管理模式，在深度、廣度上要均衡拓展以滿足檔案管理發展的需求，加強檔案管理人員的專業學習，提升理論水平與專業技，從整體上來提高檔案管理人員的綜合素質，以此來激發檔案管理工作的活力。 3.管理水平 檔案管理水平的提升是檔案信息化建設內容的重中之重。檔案管理水平的提升是信息化建設的重要體現，在科學技術發展迅速的今天，各種高新技術逐漸出現在檔案管理中，電子化檔案管理模式的實施，是適應經濟社會飛速進步的必經之路，同時也對檔案管理提出更高的要求。除此之外，檔案管理水平提升，還包含檔案管理內容的不斷拓展創新，檔案管理內容不斷豐富。提高檔案管理工作的管理水平，對社會發展、經濟進步等貢獻檔案管理的價值。 二、優化檔案信息化建設與檔案管理的措施加大檔案管理信息資源的整合力度。檔案信息資源的工作在檔案工作中占據著巨大的優勢，同時其也是實現資源共享的基礎和前提，然而我國各企業在此方面的認知還不夠。信息資源整合應做到將企業的發展歷史、現狀以及未來規劃的相關信息做出匯總，以便于企業領導者以及工作人員隨時調用。另外在進行此方面工作時也要充分考慮到檔案信息自身是否具有整合價值，若其對企業發展并不能夠發揮作用的話，則不應盲目整合，否則不僅浪費人力物力，也會占據更多的儲存空間。 （一）強化檔案管理人員的服務意識 檔案管理工作最終的目的是為了給其他人員提供幫助和服務，因此檔案管理人員要不斷提升自我服務意識，將原本的重保管輕利用的思想摒棄，并樹立起重利用輕保管意識。此外，檔案管理人員也要不斷豐富自身能力和見識，最好能夠在工作中實現創新，逐漸揭開檔案信息管理的神秘面紗，提高對大眾服務的意識，這對于提升單位整體競爭力和社會影響力方面也具有重要作用。為了能夠充分實現這一目的，今后應為檔案從業人員提供專門的培訓服務。 （二）提高檔案信息管理水平 鑒于各個城市的經濟發展情況不同，各個單位的設備配置也存在一定差異，導致我國檔案信息管理水平有著巨大的差異。除此之外，部分單位尚未意識到實現檔案信息化建設對于檔案管理工作的重要性，其未能夠積極采購高性能的檔案管理設備，也沒有充分提升管理人員的個人素質和能力，導致整體檔案信息管理水平難以提升。今后企業必須加強對此方面的重視，積極引進新技術、新設備，并且壯大人才隊伍，從各個方面綜合提升檔案信息管理水平。 （三）實現檔案信息共享 在大數據時代下，若要充分發揮檔案的作用，則必須使其實現資源共享，檔案管理人員要根據時代發展特點來改變管理模式和服務態度，將陳舊的思想從工作中移除。如今能夠實現資源共享的技術有很多，如計算機技術、網絡技術以及數據化技術等，相關人員必須充分掌握此類技術的應用技能，最好能夠將各個技術的優勢綜合到一起，更好地促進信息資源共享。另外，在工作過程中工作人員要加強對信息內容和電子軟件的檢索，保證其不會出現信息安全問題。 （四）提升檔案管理人員的服務意識 對檔案進行管理的最終目的是為了更好地服務社會 廣 大 群 眾 ，因 此 ，在進行檔案管理時 ，一定要立足于大眾 ，在實際的檔案管理工作中 ，要 不斷開闊思路 ，打破傳統的檔案管理模式，將其與現代社會的先進文化 進行整合，改變傳統的重保管、輕利用的模式。 檔案管理人員在學習全新的檔案管理方式時，一 定要掌握檔案的專業基礎理論及實踐技能，要掌握新 式的檔案管理方法，與先進技術手段相結合，使檔案管 理工作更便捷。我們還要不斷提升檔案管理人員的綜 合素質及技能水平，培養高水平、高素質的復合型檔案 管理人才，不斷提高檔案應用效率，大力推廣檔案信息 化建設工作。 （五）注重檔案數字化建設、實現檔案資源共享 之所以要對檔 案進行信息化建設，主要目的是實現資源共享，提高檔案的利用效率。由此，新形勢下，檔案信息化建設重點就是數字化建設。 數字化建設步驟如下：建設工作者應該推進數字化建設工作， 依照相應的建設原則，制定合理有序的工作計劃，在建設過程 中，還需要注重監督管理，以此保證每一個建設步驟都能夠落 實到位；建設者需要對用戶的使用需求進行了解，在此基礎上。 參考文獻：[1]彭柳.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].城建檔案，2017（01）：17-18.[2]羅珊.高校檔案信息化建設存在的問題及策略研究[J].蘭臺世界，2016（21）：45-47.[3]孫艷麗.高校檔案信息化建設的影響因素分析與對策研究[J].情報科學，2012，30（02）：254-258+263.[4]戴旸，周耀林.論非物質文化遺產檔案信息化建設的原則與方法[J].圖書情報知識，2011（05）：69-75.[5]馬仁杰，張浩.論社會轉型期檔案信息化與檔案信息倫理建設[J].安徽大學學報（哲學社會科學版），2011，35（01）：145-150.[6]周毅.全面準確地認識檔案信息化建設[J].檔案學通訊，2002（04）：8-10+7.