基于信息時代下的大學生人事檔案管理研究

謝柏康

摘 要：在我國信息技術不斷發展的背景下，使各項管理工作模式發生了很大的轉變。在大學生人事檔案管理工作中，傳統的人事檔案管理方式已經不能在滿足時代發展的需求，需要加強對人事檔案的信息化建設力度，使大學生人事檔案管理可以面向先進化以及智能化的方向不斷發展。本文主要針對信息時代下大學生人事檔案信息管理中存在的缺陷進行了分析，并結合實際情況提出了一些有效的管理措施，希望能為相關人員提供合理的參考依據。

關鍵詞：信息時代；大學生人事檔案；管理；探究

隨著我國市場競爭壓力的不斷加大，其競爭主要體現在了人才方面的競爭。因此，基于信息時代不斷發展的背景下，人才優勢在很大程度上決定了未來社會經濟的發展狀況，而高等院校也屬于我國人才的重要聚集地，可以保證我國科教興國戰略的有效實施。要想在最大程度上發揮出大學生自身的價值，一定要實現對人事檔案資源的有效開發和利用，并且需要在目前的管理模式上進行逐漸的優化和完善，從而才能不斷滿足新時代發展的要求。

1、加強大學生人事檔案信息化管理的重要性

人事檔案管理信息化指的是在對信息技術利用的基礎上，結合大學生人事檔案的特點，然后人事檔案資料進行數字化以及電子化的信息管理模式。隨著我國信息技術的廣泛應用，加強大學生人事檔案信息化管理有著十分重要的作用，其重要性主要體現在了以下幾個方面：首先，通過對大學生人事檔案的信息化管理，可以在很大程度上提升管理工作效率，并且還能通過更加直接的方式將人事檔案信息呈現出來，可以有效提升學生人事檔案管理的決策水平；其次，大學生人事檔案管理信息化可以有效提升檔案的利用效率，在以往的人事檔案管理中，通常都是采用人工操作的方式來進行，導致在對檔案進行查閱的過程中需要經過很多的流程，這種現象對人事檔案的利用效率造成了非常嚴重的影響。而通過信息化的管理工作，可以通過網絡對自己需要的檔案進行查找和下載，可以使相關單位對大學生信息進行更加全面的了解；最后，大學生人事檔案管理信息化，可以有效提升大學生人事檔案的社會價值。計算機信息化管理的主要特點就是可以實現信息的公開性，在傳統的大學生人事檔案管理過程中，因為封閉的管理模式對于人才的流動性造成了非常嚴重的影響，從而不能實現對人力資源的充分利用，同時也會對社會經濟建設帶來一定的影響。而通過對大學生人事檔案的信息化管理，可以在很大程度上提升大學生人事檔案的社會價值。

2、大學生人事檔案信息化管理的現狀分析

2.1 信息資源的利用率低

結合目前的實際情況來看，在大學生人事檔案的信息化管理中，其管理方式還不能滿足信息時代發展的需求，并且很多管理人員在工作中將重點都放在了檔案資源的保管方面，確沒有對人事檔案的有效利用引起重視。檔案部門只是負責對檔案資料進行接受和整理，沒有認識到大學生人事檔案開發利用的重要性，這就導致大學生人事檔案信息資源的利用效率得不到有效的提升。

2.2 信息數據庫建設存在落后現象

要想保證大學生人事檔案信息化管理工作的有效開展，首先應該具備相應的人事檔案信息數據庫，但是，目前在對數據庫進行建立的過程中還存在一定缺陷，主要體現在了以下幾個方面：第一，存在部分管理部門在對數據庫進行構建的過程中只是為了應付一系列的檢查工作，所以只將一些基本的數據錄入到數據庫中，這就對數據的完整性帶來了嚴重的影響；第二，在對數據進行錄入的過程中，沒有對數據的真實性進行全面的了解，導致數據庫中的數據不夠準確；第三，沒有對數據做好相應的更新和補充工作，所以，數據庫很難實現對真實狀況的有效反映。

2.3 管理制度不完善

在大學生人事檔案信息化管理中，還沒有制定出完善的統一管理規范制度，并且也缺少科學的軟件系統，這就造成大學生人事檔案信息管理無法滿足一定的科學性，經常會造成檔案信息出現混亂的現象。

3、實現大學生人事檔案信息化管理的相關措施

3.1 對大學生人事檔案信息化管理提供軟件與硬件支持

在對大學生人事檔案進行信息化管理的過程中，要想實現對人事檔案信息資源的充分利用，應該構建出相應的人事檔案信息管理系統。在對信息管理系統進行完善的過程中屬于一項長期的工程，并且需要在計算機硬件以及數據庫軟件利用的基礎上才能完成。這就需要加大對軟件以及硬件方面的支持力度，通過檔案信息化的有效建設，可以在很大程度上提升大學生人事檔案資源的利用效率。

3.2 實現對數據庫管理系統的有效建設

在對數據庫管理系統進行完善的過程中，首先，應該構建出數字化的人事檔案數據庫，并且在對現代化媒體設備利用的基礎上，可以對大學生人事檔案進行數字化處理，可以導入到內部系統當中，從而可以實現對人事檔案的有效儲存；其次，為了可以實現一定的安全性，需要進行人事檔案資源的信息化建設，并構建出人事檔案信息化服務系統。通過先進的信息數據庫，可以將各項辦公任務列入到數據庫的服務范圍之內；最后，需要對大學生人事檔案的數據庫管理流程進行完善，其中主要包括了檢索、收集、處理以及統計等，在此基礎上可以實現大學生人事檔案的數字化建設。在對數據庫管理系統進行構建的過程中，管理人員需要對信息技術范圍內的核心技術引起高度的重視，其中核心技術主要包括了云技術以及大數據等，可以實現對這些核心技術的有效應用，從而可以將數據庫管理系統的作用充分的發揮出來。

3.3 構建完善的管理體制與標準

近年來，在大學生人事檔案的管理工作中雖然取得了一定的進步，但是與檔案信息化管理的標準要求還存著差距，對于大學生檔案管理工作而言，應該結合實際情況構建出相應的信息化管理模式，是目前檔案管理人員需要重點關注的問題。大學生人事檔案的統一規范化管理，指的是相關部門按照實際的要求，從而實現動態以及全面的人事檔案管理工作。因此，在大學生人事檔案信息化管理中，要想構建完善的管理體制，首先應該對目前的人事檔案管理模式進行不斷的優化，保證大學生人事檔案信息化管理流程的規范性，從而制定出嚴格的管理標準，從而為大學生人事檔案管理工作的有效開展奠定良好的基礎保障。在對大學生人事檔案管理模式進行完善的過程中，可以先實現對大學生人事檔案管理網絡工作的有效構建，針對于相應的的檔案管理部門，可以在下屬部門中構建出院一級的檔案工作機制，并且在每一個高等院校中安相應的檔案管理人員，必須保證所安排的人員自身具備一定的專業技能，對計算機的操作流程進行全面的掌握，這樣在之后的工作中才能完成對大學生信息的收集工作，并經過處理之后錄入到檔案數據庫當中，對人事檔案資料進行及時的更新，從而保證大學生人事檔案的有效性。

4、結語：

綜上所述，大學生人事檔案屬于現代社會中非常重要的人才資源，基于信息時代不斷發展的背景下，大學生人事檔案管理工作也應該逐漸改變傳統的管理模式，開始面向信息化以及數字化的方向不斷發展，這樣才能滿足時代發展的需求。相關人員一定要加強大學生人事檔案信息化管理的建設力度，結合實際情況構建出完善的統一管理制度和標準，從而使大學生人事檔案資源的利用效率得到明顯的提升，這對于我國社會經濟建設有著非常重要的促進作用。

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