公園檔案管理信息化建設問題分析

蔣景麗

摘 要：公園檔案管理工作作為公園管理各項工作中的重要工作之一，發揮著至關重要的作用，不但記錄著公園自建園以來的點點滴滴，而且也為后續工作的開展提供了依據。因此，為了可以進一步提高檔案管理效率和質量，應在管理模式和工作方法上不斷尋求突破，結合現代先進的科學技術，確保公園信息檔案管理各項工作都做到有章可循，從而促進公園取得更好的發展。

關鍵詞：公園檔案；信息化建設；問題

1 公園檔案管理工作的作用

公園檔案管理屬于國家檔案的一大組成部分，而其中公園人事檔案切實對職工的公園工作實際情況作了詳細的描述和記錄，能夠切實反映公園工作人員的工作經驗、工作能力、管理能力、思想素質、職業道德等等全方面的情況。這在很大程度對于公園進行人力資源的潛能發掘有著非常重要的現實意義，也可以說公園檔案管理能夠為公園制定建設規劃、人才發展計劃以及專業的發展方向提供更多的幫助和建議。公園的綠化檔案是進行日常公園業務和工作的重要依據，也是公園進行科學合理的規劃建設的主要憑證。最重要的是公園的綠化檔案本身還具有一定的經濟效益，而且十分可觀。公園的綠化工作部門想要規劃建設新項目，或者是改建擴建，都需要公園的綠化檔案提供真實可靠的資料。所以，必須加強對公園檔案管理工作的高度重視，這樣才能進一步促進我國公園工作的全面開展。

2 公園檔案管理中存在的問題

2.1 基礎設施薄弱

公園檔案填寫與存檔主要以手工為主，而且建設公園檔案信息化的速度非常緩慢，公園內部檔案保存主要為紙質形式，缺乏計算機等先進設備保存與管理公園檔案，使得很多檔案在被多次利用后，出現嚴重損害，直接影響到公園檔案管理。

2.2 管理隊伍專業素養不高

很多公園檔案員并沒有受過專業的訓練和培訓，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專業技能和職業操守參差不齊，不能達到預期的標準。所以加強公園檔案管理隊伍的建設顯得尤為必要和迫切。

2.3 管理技術滯后

大部分的公園檔案管理機構仍在進行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進”的工具，而這樣的工具對相關資料的記錄是簡單的不完善的，并且嚴重缺乏技術革新意識，管理技術具有單一性滯后性。所以要在公園中增加現代化信息技術操作手段。

2.4 服務意識薄弱

隨著社會發展的需要，檔案開放程度有了明顯的提升，各級檔案部門通過積極向社會開放檔案信息資源促進了人才市場的發展，產生了良好的社會效益。服務性工作是對檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務意識是做好檔案管理工作的基礎。龐大復雜、知識密集是檔案管理事務的特點，大量的登記、分類、編纂、保管工作需要檔案管理人員有條不紊地進行，還要考慮到這些資料的查閱利用。

3 公園檔案信息化建設應采取的具體措施

3.1 構建科學有效的總體規劃

提高檔案信息服務質量和服務水平作為檔案管理信息化的唯一通道，在構建公園檔案信息化的過程中，應始終秉持著為人民服務的原則，在研究公園信息化的特點的同時，制定出公園檔案管理信息化短期計劃和長期計劃，同時也應設立一個規模較龐大的網絡信息管理系統，促進公園信息檔案的發展。 例如，為了加強菱湖風景區管理，有效保護和合理利用風景區資源，保護生態環境，根據有關法律法規，結合菱湖風景區實際，制定安慶市菱湖風景區條例。結合安慶市城市建設和菱湖風景區管理規劃，整理和收集本部室的各種類型的檔案材料，按照分類方案編制規定，做好整理公園檔案的各項工作。另外，也需要按照預先統計的數量，然后依據移交歸檔工作原則，將公園的全部歷史檔案移交到城建檔案管理中心，由城建檔案管理中心統一管理。

3.2 推進信息資源的數字化發展

傳統的館藏檔案都是錄像和相片以及紙張等等形式，其使用方式也是以借閱和編輯出版以及咨詢等等方式為主，還是沒有能夠應用到數字化管理信息檔案。從某種程度上來講，檔案數字化可以突破傳統檔案的模式，最大程度上共享檔案信息資源。首先，收集和管理現代電子文件。所謂的電子文化也就是在數字設備和數字環境下，所應用的數碼模式，最終存儲在磁盤和光盤等等載體上。還需要借助計算機數字設備才能閱讀。目前，收藏和歸檔電子文件已經成為檔案信息化的重要組成部分。根據我國各個檔案機構所應用的軟件系統和硬件系統的不同，致使電子文件格式也越來越多，其互不兼容這一特性越發明顯。這就要求檔案管理機構應該構建起科學合理的電子文件歸檔機制，確保電子文件的歸檔效率，在評定歸檔工作者的工作實績時，重點考察電子文件歸檔工作。其次，實行數字化手段管理現存紙質檔案。所謂的檔案數字化，也就是指充分運用現代數字化技術，將文字圖像轉變成為數字化模式，主要包括兩種工作形式，分別是圖像的錄入、文本的錄入。這兩種工作形式都會耗費較大財力和物力以及人力。通常情況下，應該優先考慮具有較高存儲價值的館藏檔案，并且也要確保所提取的檔案原文件字跡清晰和干凈，在具體數字化中，應當根據實際情況，構建起標準的電子文件形式，確保實現數據共享和資源共享。

3.3 建立檔案信息網站

隨著互聯網技術的更新和發展，我國各地區的檔案管理也充分利用了互聯網技術，突破了傳統檔案管理的束縛，應該根據單位實際情況，構建起資源和數據互相共享的網絡體系，完成檔案信息化管理作為實現檔案信息化管理的核心工作，并且也是區別數字化檔案信息和手工信息化信息的主要標志。在構建檔案信息化過程中，結合管理信息系統，將檔案信息系統完全融入其中，同時也將本單位的各方面信息融入其中，從而可以實現信息共享。另外，檔案管理信息化的實現，還需要達到網絡管理的具體要求，具備比較完整的檢索工作，才能確保互聯網的作用充分發揮。可以說建設公園信息管理化，也是檔案管理工作中非常重要的一項工作。不管是在管理信息檔案上，還是從傳播信息檔案上，都已經在檔案信息網站構建的同時，產生了很大的飛躍，既確保了工作質量，也體現出檔案管理的性質。

3.4 規范信息檔案

規范檔案信息這也是建設檔案信息的重點工作之一，也是評價檔案管理者工作能力的主要方面。在檔案信息管理中，要按照國家所制定的管理標準進行，結合自身的實際能力，構建起科學合理的內部管理標準系統，在具體實踐中，在完善檔案目錄數據庫中，不但要始終與國家標準相適應，而且也要有利于實際操作。針對各個建立檔案的內容和檔案項目以及檔案格式等等，制定出完整統一的管理標準。另外，還應該對檔案數據庫管理和硬件文檔格式和軟件文檔格式，實施統一的規范標準，確保數據可以共享，解決由于軟件不同，而無法共享數據這一問題，確保信息檔案數據的規范化和標準化，達到具體的規定要求。

4 結束語

最近幾年來，在我國信息基礎建發展下，辦公自動化得到了飛速的發展，這也為公園信息檔案建設帶來了很大的發展機遇。目前，我國公園檔案信息化建設已經取得了令人滿意的效果，信息化程度也在逐漸加深。可以說，公園信息檔案資源得到了強有力的開發和運用，檔案信息基礎設施建設也得到了快速發展，這也直接提高了檔案管理效率和管理質量。

參考文獻

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