合肥軌道交通項目檔案特點與管控實踐

席克平

摘 要：軌道交通項目檔案不僅反映了項目立項、勘察、設計、招投標、施工、監理等項目建設的全過程，而且在項目建設營運、維修維護、維權審計及后續項目改建、擴建等過程中發揮非常重要的作用。本文從合肥軌道交通項目檔案管理實踐出發，針對軌道交通項目檔案特點，提出了相應的管控措施，以期能為后續線路的建設及其他城市軌道交通項目檔案管理工作起到一定的借鑒和促進作用。

關鍵詞：軌道交通；檔案；管控

近年來，隨著我國城市化進程的不斷加快，軌道交通建設也步入了快速發展的階段，截至2017年12月31日，中國內地累計有34個城市建成投運城市軌道線路5021.7公里，當前合肥地鐵運營線路2條，在建線路6條，近期規劃15條。軌道交通項目涉及面廣、投資巨大、專業復雜，建設周期長，參建單位多，檔案人員流動性大，如何確保項目檔案資料收集完整、齊全，整理符合規范要求，做好軌道交通項目檔案過程管控尤其顯得重要。

1 軌道交通項目檔案特點

（一）軌道交通項目參建單位多，檔案數量大，載體種類多

軌道交通項目不僅有主體工程，也有附屬配套工程，涉及勘察、設計、土建施工、機電安裝、系統設備等多個領域。參加工程建設的單位有設計單位、施工單位、監理單位及供貨單位等多達上百家，因而形成的工程檔案資料也是種類繁多，數量巨大。以合肥軌道交通1號線線為例，除了有以普通紙張作為載體材料外，還有紙質掃描件、數碼照片、制成照片的感光材料及錄音、錄像的視頻資料、光盤、半導體存貯設備、實物等。當前不完全統計共入庫紙質檔案14000多卷，20多萬件，照片檔案200多冊，紙質掃描件、照片、視頻光盤130多張。

（二）軌道交通項目建設周期長，人員流動頻繁，綜合協調難度大

國內地鐵的建設速度，從開工到通車，總體上可以分為地鐵的前期建設規劃、國家審批、項目融資、項目建設四個大的步驟，建設周期較長，一般有 3～5 年。由于建筑施工企業本身的組織機構是隨著地鐵建設項目的發展而產生相應變化的，一般情況下其人員組成是按照工程建設項目的具體情況而制定的，在工程完工后或者收尾前與該工程相匹配的員工結構會進行新一輪的調整，從而更好的適應下一個工程項目，導致人員流動性大。因建設周期較長，人員流動頻繁的特點，造成項目檔案的形成周期也較長，資料的收集、整理難度加大。又由于地鐵項目建設涉及到交通導改，管線遷改，拆遷、與電力、鐵路部門的綜合協調等，有的標段甚至一年未能施工，為趕進度，最后導致只重工程現場進度，輕視資料整理工作，往往在竣工驗收后，再重視資料的移交工作。

2 軌道交通項目管控措施探索

（一）提前介入，源頭控制

公司檔案部門參加招標文件的審核工作，在招標文件中設立專門條款，明確規定參建單位項目文件管理責任。包括項目文件形成的質量要求、歸檔范圍、整理標準、歸檔時間、歸檔套數、介質、格式、合同解除后項目文件的處置及違約責任等內容。監理合同條款明確規定監理單位對施工文件完整性、準確性的審查責任。還約定竣工文件驗收不合格的不得進行工程竣工驗收，不予結算工程尾款。

（二）參加中標人約談和交底會

根據公司質量管理辦法及檔案管理制度的相關要求，公司檔案部門參加中標人約談和交底會。（1）告知參建單位包括勘察、設計、施工、監理及第三方巡查、監測等單位各自職責及相應的權利、義務，明確軌道公司檔案歸口管理部門；（2）要求指定一名領導（一般要求項目經理、常務副經理、總工、總監等擔任）負責項目檔案的收集、整理、歸檔工作，同時配備一定數量的資料員/檔案員，要求保持隊伍的相對穩定，如有變動應提前向檔案部門備案，并做好交接，交接不好不準離崗。（3）明確歸檔范圍、適用標準、規范、套數及歸檔時間；（4）明確檔案一票否決制，檔案驗收不合格不能通過竣工驗收，不予支付工程款項。

（三）建章立制，組建檔案管理網絡

合肥軌道交通1號線是安徽省第一條地鐵線路，在本省沒有先進的檔案管理模式可以借鑒，在全國也沒有規范性的行業標準可供參照，大量建章立制工作從零開始。為了使公司項目檔案管理工作迅速步入正規，先后派檔案人員到深圳、廣州、無錫等先發城市去調研學習，最終制定了合肥軌道交通項目檔案移交細則等多項標準規范，使檔案工作做到有章可循，有據可依。同時為了便于溝通管理，使信息傳達更加暢通，公司各部門均確定了1名兼職檔案員，具體負責本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，各參建單位明確檔案負責人和檔案管理員各1名，具體開展項目檔案管理及收集整理工作，形成了以檔案部門為主、各部門齊抓共管、業主代表、各參建單位配合實施的檔案管理工作網絡。

（四）注重業務培訓，落實歸檔要求

由于城市軌道交通工程龐大，技術復雜，涉及土建施工、機電安裝、裝飾裝修、弱電工程、系統設備等諸多專業領域， 牽涉到勘察、設計、施工、監理、供貨商等參建單位上百家，因來自全國各地各行各業，受當地行業標準的限制，工程資料收集程度、整理水平參差不齊，做法也大不相同。為把合肥軌道交通項目檔案驗收標準和歸檔要求落實到項目管理中去，公司定期邀請省、市檔案局、城建檔案館及軌道公司有經驗的檔案員擔任主講，從收集范圍、整理標準到具體歸檔、移交要求及后期檔案數字化標準、導入檔案系統模板格式、常見的一些問題等進行詳細講解，并現場答疑，為后續地鐵項目竣工檔案的編制移交打下了堅實的基礎。

（五）以考核促管理，加強過程管控

公司特別重視項目檔案管理工作，將項目檔案管理作為每月月度考評和半年綜合檢查六大檢查模塊之一，并占整個權重的20%，進行考核評比。根據施工進展情況，抓住關鍵節點，對參建單位項目檔案的形成質量、收集情況，是否規范整理等有針對性的進行檢查，并以檔案檢查通知單的形式下發到參建單位，要求其對存在問題進行限時整改。公司檔案部門并依據檢查情況，進行考核打分，報安質部匯總，對考核后并將項目檔案管理工作納入到合肥市軌道交通項目信用評價考核體系，與后續招標掛鉤，確保參建單位重視檔案管理工作，保證項目檔案工作與項目工程建設同步，及時規范做好檔案過程收集、整理、歸檔移交工作。

（六）強化監理、業務部門審核職責，杜絕不合格檔案入庫

檔案部門參加各（子）單位工程竣工驗收，通過省、市檔案局、城建檔案館、地鐵質監站、業主代表、監理單位對歸檔的工程檔案資料層層把關，確保形成的工程資料符合歸檔要求。首先施工單位對形成的項目文件先進行自檢，在自檢合格的基礎上，由監理單位進行審核，符合歸檔要求后，出具項目文件歸檔專題質量審核報告。然后公司工程（技術）部門負責對勘察設計、監理、施工、檢測等文件的完整性、準確性、系統性進行審核把關，并形成記錄。最后公司檔案部門對檔案分類的科學性，組卷、排列的合理性，編目的規范性等進行審核把關，并簽章確認，堅決杜絕不合格檔案入庫。

（七）尾款控制

為了確保已竣工的檔案資料按時歸檔，在參建單位竣工支付審核時，確定了財務部門必須在得到檔案部門關于竣工資料已歸檔的簽章后方可進行工程尾款結算這一內部制度，保證了竣工資料的歸檔率達100%。

參考文獻

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