新時期規范和加強高校文書檔案管理

張楠 茍煜林

摘 要：文書檔案是高校發展的首要記實載體，文書檔案管理是衡量高校檔案管理水平的一個重要尺度。新時期做好高校文書檔案管理工作，應當運用現代化檔案管理手段，實現電子文書檔案管理與紙質檔案管理的有機結合，使檔案工作人員樹立信息化服務理念。在檔案管理已走向網絡化和數字化情勢下，不斷改進文書檔案的管理方法，使之逐步走向程序化、數字化、網絡化，智能化。

關鍵詞：文書；檔案；管理；網絡化；數字化

1 提高認識水平，強化做好文書檔案管理工作的歷史責任

檔案工作是一項記錄事實、傳承歷史、服務社會的重要工作，樹立正確的檔案觀，是我們做好檔案工作的思想保證。文書檔案工作是檔案管理工作的重要組成部分，有些人對文書檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，對機關檔案工作的職責范圍、工作內容等認識不到位，甚至存在片面性，認為文書檔案管理工作可有可無、可大可小；還有一些檔案管理工作人員自身就對文書檔案管理工作沒有給予高度的重視，在工作中缺乏工作責任感。我們應該清醒地認識到，今天的現實就是明天的歷史，在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好文書檔案管理工作，要不斷地更新文書檔案管理觀念，積極地尋求和嘗試新的檔案管理手段，推動文書檔案工作在繼承中發展，在前進中創新。

文書檔案管理工作可以分為兩個類別：一類是上級部門產生的文檔管理；另一類是由本級單位產生的文檔管理。加強文書檔案管理，要從信息化管理入手，加強硬件設施建設，進行規范化的紙質和電子檔案管理，自上而下形成重視檔案的風氣；二是經常參與和反思檔案管理工作的具體細節，對檔案管理工作中存在的問題及時提出改進的意見，把加強和規范文書管理工作列入全年的工作計劃中，并認真落實負責人， 進一步改進和加強文書檔案管理工作。

2 完善工作機制，為高校文書檔案管理工作提供保障

高校文書檔案必須嚴格按照文書處理部門立卷歸檔制度進行歸檔。隨著檔案管理信息化水平不斷提高，在紙質文書檔案按要求歸檔的同時，還應建立一套完備的數字化檔案規范體系，做到紙質與數字檔案同時歸檔，可以大大提高歸檔的完備性和查詢利用的效率。目前，還存在一些檔案管理不規范的情況：一是檔案收集不及時，不完整。累積起來一次立卷，往往造成立卷時間不準確，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；二是檔案整理不規范。檔案管理人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照立卷程序進行組卷、分類，有的卷內目錄與卷內實際文件不相符，出現卷內文件漏失現象。三是檔案綜合管理隨意化。缺乏統一、規范、系統的管理規則，存在“講起來重要、忙起來不要”的現象，有的存在部門各自為政、自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還；有的甚至違反保密規定，擅自復印、復制文書檔案，擴大借閱范圍。

對此，要認真學習和領會“檔案法”和“國家行政機關公文處理辦法”，根據部門公文管理工作的實際，制訂相應的“公文處理實施辦法”，集檔案管理、歸檔統計、文件處理程序、檔案保密、檔案借閱、檔案鑒定及銷毀為一體，提出規范化的要求，建立統一標準、統一要求、統一運行的操作規程。將“公文處理實施辦法”列入部門“規章制度手冊”的重要內容，并組織部門人員學習，進一步提高部門同志對檔案管理工作的認識，對其中所應執行的程序進行統一，提高各部門在文書辦理之初的質量和效率，減少管理部門的復核工作量，做到有章可循，有據可依。

3 加強檔案信息化管理，夯實新時期高校文書檔案管理工作基礎

隨著信息化技術的飛速發展，檔案無論從形成過程和管理形式都發生了諸多變化。一方面，規范日常文書管理為紙質檔案整理提供了良好基礎，而電子公文的格式是否規范也會直接影響到檔案的信息化管理質量，尤其在辦公自動化和數字化檔案管理迅速發展的今天，這種關系顯得更為密切。高校文書工作的處理程序要與檔案管理有機地聯系起來，一脈相承。比如平時對文件的鑒定、分類以及歸檔編號等，應當在紙質檔案文件形成之初就已經確定并錄入檔案管理系統，這樣不僅減少了工作環節，避免了重復勞動，降低了差錯，也保證了文書和檔案的統一及協調，提高了辦公效率。同時，要將發文和收文中的各項工作環節和程序予以規定，并嚴格按此辦理。如收文中從簽收、拆封、登記、擬辦、批辦、分發到回收、銷毀等，發文中從審核、簽發、打印、用印、分發等，每道環節都須按規定程序落到實處，以防止因任何一個環節出現問題而影響到整個檔案管理的質量。

另一方面，檔案材料的收集是檔案管理工作中最重要的一個環節，也是整個文檔整理的第一步，收集要及時、全面，并注意做到以下三點：一是健全規章制度；二是加強催收，對領導忙于其他事務而容易忘記返還的文件進行催收，必要時給領導提個醒；三是年終歸檔，根據發文記錄，檢查是否有缺漏文件，如有缺漏務必想法補齊。所以，平時就注意收集，并根據預立卷制度將檔案資料整理齊全，按時間順序或文件內容歸檔，這樣對歸檔工作具有事半功倍的作用。

4 加強教育培訓，不斷提高新時期高校檔案管理人員素質

隊伍素質和程序制度是強化文書檔案管理工作的兩大方面，一方面，檔案管理人員的素質、經驗與責任心直接影響著一個單位檔案事業的發展。檔案管理需要檔案管理人員具備良好專業素質的敬業精神。另外，檔案管理人員要不斷更新知識結構，積極參加各種培訓，不斷提高自身的理論水平，學習先進的管理方法， 與其他高校檔案管理人員經常溝通、交流，取長補短，學習數字化檔案管理的新方法，新觀念，這樣才能與時俱進地搞好文書檔案管理工作。同時，要進一步建立責任制，開展檢查考核，樹立正面的激勵導向，引導和督促有關人員認真履行崗位職責。

高校檔案管理工作是學校工作的重要組成部分，是傳承和重現高校歷史真實面貌的一項重要環節，在高校全面建設中有著舉足輕重的作用。只有充分重視高校文書檔案管理工作，采用科學管理的工作方法，才能順應新時期文書檔案管理發展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，指導和服務于管理工作，促進學校建設的科學發展。

參考文獻

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