人力資源和社會保障局人事檔案管理的有效性探討

摘 要：眾所周知，人事檔案管理是人力資源和社會保障局的基本職能之一。人事檔案是辦理各項人社業務的重要載體，在辦理人員調動、職務晉升、繳納保險等工作時發揮著重要作用。近年來，基于社會經濟的快速發展，對人事檔案管理工作人員的專業要求已經有所提高，但在新時期背景下，人事檔案管理工作也必須與時俱進，才能保證與效率提高需求相適應。基于此，文章將人力資源和社會保障局人事檔案管理作為重點研究對象，闡述其有效性問題，希望對人事檔案管理工作有所幫助。

關鍵詞：人力資源；社會保障局；人事檔案管理；有效性

人力資源和社會保障局在開展人事檔案管理工作的過程中，應正確認識檔案在人才儲備以及未來發展方面占據的重要地位，不斷強化對既有工作人員的管理力度。當前，人事檔案管理工作仍存在諸多不足之處，在今后發展中，應積極構建健全的人事檔案管理制度，將人自身的能動性充分發揮出來，以保證人事檔案管理工作的有效性。由此可見，深入研究并分析人力資源和社會保障局人事檔案管理的有效性具有一定的現實意義。

1 現階段人力資源和社會保障局人事檔案管理工作問題闡釋

人事檔案管理工作的作用十分重要，當前，人力資源和社會保障局已經在長期發展的過程中總結了相關的管理經驗。但仍需正確認知的是，在檔案內容收集和檔案管理等方面，仍存在一定的問題，導致了人力資源和社會保障局人事檔案管理工作的開展受到了嚴重的制約，具體表現在以下幾個方面：

1.1 人檔分離與棄檔不用問題突出

近年來，在社會經濟持續發展的過程中，社會制度深化改革，使得私營經濟在市場中的比重不斷增加，所以人才資源配置市場化趨勢愈加突出。對于私營企業而言，業主和雇員并不需要人事檔案[1]。長此以往，大部分人都忽視了人事檔案的重要作用，出現了人檔分離與棄檔不用的情況。當前，很多企業人員檔案已成死檔，沒有人去過問。但是，被遺棄的檔案不能不管理，因而也直接對人事檔案管理工作的效率產生了直接的影響。

1.2 人事檔案內容簡單且信息量不豐富

檔案材料補充收集是檔案管理工作的重要環節，具體工作中嚴格執行《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發〔2009〕12號）等有關規定，歸檔范圍主要包括履歷材料、自傳、考核、學歷、入黨材料、獎勵、錄用、工資與任免等。在國內用人制度深化改革和完善的背景下，人員考核機制不斷發展和健全，但在實踐工作中，人事檔案材料當中有關人才類型、工作成就以及個性特點和技術專長等方面材料信息并不充足，企業、單位報送材料不及時，導致個人檔案中信息量嚴重不達標。

1.3 人事檔案管理模式滯后

傳統的干部人事檔案主要以紙質檔案為主，紙質檔案對保存條件有嚴格的要求，對檔案室面積、溫度、濕度、保管年限都有具體規定，很多檔案室的保存條件還達不到規定要求。目前，國內大部分地區人事檔案管理工作并未引入現代化技術方式，也沒有針對信息展開有效的分類與歸納。長此以往，使得查閱人事檔案的難度顯著增加，難以將其作用充分地發揮出來。

1.4 管理機構與人員安全意識薄弱

部分人力資源和社會保障局在建設人事檔案信息化的過程中，因其自身安全意識薄弱，且對于信息技術安全未形成正確地認知與了解，所以操作不合理的問題經常發生，在實際使用方面也存在軟件安全漏洞的問題，最終致使電腦出現癱瘓，被黑客亦或是病毒攻擊，甚至還會引發檔案信息的大量丟失，嚴重影響人事檔案管理工作的可持續發展。

2 增強人力資源和社會保障局人事檔案管理有效性的路徑

根據上文對人力資源和社會保障局人事檔案管理工作存在問題的研究與分析，可以發現，要想實現人事檔案管理工作的規范化發展，增強工作開展的質量與效率，將人事檔案作用充分發揮出來，就必須積極采取有效的措施，可以借鑒以下幾點措施：

2.1 建立檔案管理中心，分級別管理人事檔案

在人力資源和社會保障局人事檔案管理工作開展的過程中，應全面衡量社會的發展需求，結合各類社會群體個性化需求，針對人事檔案展開分類化地管理，將人社局管理的人事檔案全部整合，統一管理，根據人員類別區分干部檔案和企業工人檔案。在實踐過程中，一定要及時處理死檔與棄檔，并且增強人事檔案便捷性以及可流動性，以保證人事檔案在人才流動方面價值的有效彰顯[2]。在對以上措施合理應用的基礎上，能夠將更多的精力集中在人事檔案管理工作當中，并且實現人事檔案管理工作質量與效率，使得人事檔案管理工作的重要作用在人才流動以及社會發展中有效發揮出來，進而為社會經濟的全面可持續發展提供必要的支持。

2.2 全面收集人事檔案需投檔材料

在實踐過程中，應高度重視收集人事檔案利用信息的作用，及時補充收集十類必須入檔的材料，并且將個性特點、人才類型以及技術專長等信息也作為重點收集對象，以確保人事檔案管理工作與時代發展需求相適應。

2.3 建立健全人事檔案管理制度

人力資源和社會保障局需要在短時間內構建統一化的人事檔案管理模式，制定相應的管理制度，注重人事檔案管理工作的重要作用，以確保在人事檔案產生并成形的整個過程中具備能夠參考的規范以及制度[3]。與此同時，要對人事檔案內容進行嚴格地規范，盡可能確保人事檔案內容與法律法規相關要求吻合，適應市場經濟發展的實際需求。這樣一來，才能夠保證人事檔案使用效率與可使用率得以全面提高。

2.4 增強安全意識與業務能力

人事檔案管理工作操作人員在開展工作的過程中，應不斷增強個人業務能力與水平，嚴格按照單位制定的人事檔案管理、調閱等程序進行處理，完善人事檔案責任落實制度。單位要根據具體情況將責任落實到具體個人，以責任來加強檔案管理人員的保管意識。另外，充分利用業余的時間對有關計算機安全防范技術知識進行全面學習，在對高新技術手段予以合理運用的基礎上，有效地增強人事檔案管理工作的安全水平。

3 結束語

綜上所述，在新時期背景下，科學技術實現了全面可持續發展，并進入到攻堅階段。伴隨相關技術應用于完善，國內人事檔案管理工作的質量與效果也明顯加強。然而，結合當前檔案管理工作發展現狀，卻始終存在一定的問題，最典型的就是如果管理人員忽視人事檔案管理的重要性，人事檔案管理工作人員自身專業知識不豐富，就會對人事檔案管理工作的開展產生負面影響。基于此，上文深入研究并探討了新時期背景下人事檔案管理工作有效性的問題，并根據當前人力資源和社會保障局人事檔案管理工作存在的問題，提出了具有可行性的增強與改進策略，以期能夠為人事檔案管理工作的未來發展提供有價值的參考依據。

參考文獻

[1]王雪瑩.試論新時期人力資源和社會保障局人事檔案管理的有效性[J].西部皮革，2016，38（2）：143.

[2]趙玲.從人力資源管理角度分析人事檔案管理[J].魅力中國，2014（17）：9-9.

[3]李靜，張玉.試論新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理工作[J].中國科技投資，2016（4）：147.

作者簡介

邵文婷（1988-），女，漢，檔案助理館員，本科，人事檔案管理 莒縣人力資源和社會保障局人事培訓考試中心。