芻議信息數字化發展對高職院校檔案管理工作的影響

唐娟

摘 要：高職院校檔案管理工作是比較重要的一個組成部分，為了更好實現對于對于檔案資料的有序管理，重點加強對于先進技術手段的綜合運用是比較重要的發展方向，比如信息數字化技術的發展運用就需要引起足夠關注，確保高職院校檔案管理能夠實現較為理想的優化落實。本文就重點圍繞著高職院校檔案管理工作中信息數字化的應用影響從積極方面和消極方面進行了全方位分析，然后又探討了如何落實信息數字化發展，綜合提升積極作用效益。

關鍵詞：信息數字化；高職院校；檔案管理；影響；措施

隨著當前我國高職院校的不斷發展，其學生數量越來越多，相應管理難度必然也越來越大，尤其是從高職院校管理內容和目標上來看，其需要處理的內容越來越繁雜，如此也就更加需要重點圍繞著相應管理技術和手段進行創新優化。現階段信息數字化的發展越來越成熟，也確實能夠表現出較強的實際作用價值，在高職院校相關管理工作中，檔案管理的落實同樣也可以借助于信息數字化技術進行創新優化，改變傳統高職院校檔案管理工作中存在的各類問題和缺陷，逐步提升其管理水平。

1信息數字化發展對高職院校檔案管理的積極影響分析

對于當前高職院校檔案管理工作的有效落實，其存在的積極作用和有利影響是比較突出的，這也是未來高職院校檔案管理工作中大力發展信息數字化的重要原因，具體到實際開展過程中來看，這種信息數字化發展的積極影響主要表現在以下幾個方面：

（1）符合時代發展需求。在現階段教育體系發展中，高職院校越來越受到重點關注，尤其是對著社會發展中對于技術人員數量需求的提升，相應高職院校更是需要取得較大突破，滿足國家發展的相關需求。結合這種時代發展需求的滿足，相應高職院校的發展必然也就需要從技術手段層面進行不斷創新優化，確保高職院校各個方面的管理運行取得較大突破，能夠適應于社會發展提出的相關需求。從高職院校檔案管理層面來看，其需要管理的檔案資料越來越繁多，管理難度也正在不斷加大，如此也就必然需要切實圍繞著先進技術進行引入和運用，信息數字化的發展趨勢也就顯得極為必要，成為滿足時代發展需求的重要手段。

（2）符合高職院校管理發展需求。從高職院校自身管理層面來看，其同樣也在當前面臨著較多的困難，相應管理壓力正在不斷加大，尤其是隨著當前高職院校中學生數量的不斷增加，相應檔案資料文件越來越多，如此也就同樣需要檔案管理工作能夠實現較為理想的創新優化，解決以往傳統檔案管理模式存在的明顯缺陷和問題，逐步提升其整體管理效能。此外，當前高職院校發展中對于檔案管理工作的關注力度同樣也越來越高，這種重視程度的提升同樣也需要切實圍繞著相應高職院校的原有檔案管理模式進行創新優化，最終為高職院校教學管理水平的提升做出應有貢獻。比如對于高職院校教學評估方面的落實，其就需要依托相應檔案管理工作進行落實，確保其能夠對于高職院校學生的動態表現效果進行綜合評估，掌握高職院校學生的培養需求和具體培養效果，提升自身發展水平。當前社會發展中對于高職院校的評價考核也已經將信息數字化的發展應用效果作為了重要的評價指標，這也是高職院校發展成為示范性院校的重要組成部分。

（3）有助于提升檔案資料實際應用價值。對于信息數字化發展在高職院校檔案管理工作中的具體表現，其存在的積極作用往往還表現在最終檔案資料應用價值方面，這也是信息數字化發展的主要優勢所在。對于傳統高職院校檔案資料管理工作的落實，其雖然能夠形成對于檔案資料的有效搜集和保存，但是在應用方面卻存在著較為明顯的限制，紙質的檔案資料文件很難取得較為理想的應用便捷性效果，如此也就很可能會造成高職院校大量檔案資料無法及時應用，產生了較為明顯的浪費問題，利用率明顯偏低。此外，信息數字化發展對于高職院校檔案管理工作的優化還表現在資源共享方面，該技術的創新運用能夠較好實現不同部門之間的資源共享，如此也就能夠更進一步發揮出信息數字化作用效能，促使高職院校檔案管理工作更為便捷高效，最終應用價值也能夠得到較好提升。

2信息數字化發展在高職院校檔案管理中存在的問題分析

雖然在高職院校檔案管理工作中有效運用信息數字化技術確實能夠表現出較為理想的作用價值，也能夠實現傳統檔案管理模式的創新優化，但是在引入和推進過程中，同樣也會面臨著較多的問題和障礙，這也是后續發展需要關注的核心要點。當前高職院校檔案管理工作在對于信息數字化的發展可能面臨以下幾個方面的問題：

（1）技術層面存在問題。對于高職院校檔案管理工作的落實，其在技術層面存在的問題是比較突出的，這也是限制高職院校檔案管理工作引入信息數字化管理模式的重要因素。為了較好構建高職院校檔案信息數字化管理模式，必然需要大量先進設備和軟件的引入，如此也就必然造成了相應技術層面的壓力，對于高職院校的經濟也會形成一定的負擔。此外，因為當前信息數字化在高職院校檔案管理中的運用尚未形成統一的制度體系，對于相關設備和技術的應用也存在著一定的模糊現象，如此也就很容易導致相應設備或者是軟件的引入相對而言較為混亂，很難形成較強的應用流暢性，也容易帶來設備和技術的浪費和閑置問題。

（2）人員層面存在問題。對于高職院校檔案管理工作的開展，其要想實現較為理想的信息數字化轉變，同樣也對于具體管理人員提出了更高的要求，現有檔案管理人員如果不經過培訓和指導，直接投入到新型信息數字化檔案管理模式中，必然也就容易產生較為明顯的混亂威脅，容易導致較多管理失誤和缺陷的產生。由此可見，人員層面存在的問題和缺陷同樣也是比較明顯的，其同樣也存在著較多的新要求，需要對于檔案管理人員的選拔和培訓進行重新布置，如此必然也就會消耗大量的人力物力，并且也并非是短時間內能夠完成的一項工作，同樣也需要在信息數字化發展中予以重點關注。

（3）信息安全層面存在問題。當前各個行業中對于信息數字化進行有效運用還需要重點關注于信息安全方面的內容，這一點在高職院校檔案管理工作中同樣也不例外，一旦在高職院校檔案管理中出現了較為明顯的信息泄露問題，其形成的威脅是比較惡劣的。因為當前高職院校檔案管理的信息數字化發展運行模式并不是特別成熟，進而也就必然可能存在著較為明顯的問題隱患，安全方面的漏洞同樣存在，信息泄露問題屢見不鮮。此外，很多高職院校檔案管理人員也不具備較為理想的安全控制意識，在信息數字化發展模式應用后，不注重對于檔案資料的有效保護，進而也就同樣極有可能產生較大的安全影響，信息人為泄露問題也較為常見，同樣也需要引起足夠重視。

3高職院校檔案管理中信息數字化發展措施

為了更好提升未來高職院校檔案管理中信息數字化發展水平，促使其積極作用和有利影響得到最大程度體現，盡量規避和解決可能面臨的各類問題和障礙，必然需要圍繞著如何引入和推廣落實進行探究，其中較為核心的優化發展措施需要把握好以下幾點：

（1）深化信息數字化管理意識。對于未來高職院校檔案管理工作的發展，信息數字化管理模式要想得到較好落實，必然需要切實圍繞著相應意識層面進行深化改進，促使信息數字化管理意識能夠在高職院校檔案管理人員方面得到較好體現，逐步完成由傳統檔案管理模式到新型管理模式的過渡。基于這種信息數字化管理意識的深化，其需要切實圍繞著相關信息數字化檔案管理技術手段進行重點解讀，促使各個相關檔案管理人員以及高職院校負責人員，能夠意識到檔案資料管理信息數字化發展的必要性，領會其應用積極作用價值，如此也就能夠較好提升自身對于信息數字化檔案管理系統引入和應用的重視程度。

（2）完善制度建設。為了更好促進和推動高職院校檔案管理工作中信息數字化發展落實效果，從制度建設層面進行優化也是比較核心的重要內容，其能夠為高職院校檔案管理工作未來信息數字化發展提供必要引導和約束，降低可能形成的混亂性問題。結合相應制度層面的有效建設，需要首先研究國家相關標準和技術規范，尤其是對于信息數字化技術發展和應用的具體內容進行詳細解讀，避免可能形成的較大威脅和違規現象，為后續具體工作的開展指明方向。此外，對于具體信息數字化檔案管理制度的完善，還需要重點加強對于管理制度的明確，確保相應檔案管理人員都能夠具備較為明確合理的責任，如此也就能夠較好推進信息數字化技術在高職院校檔案管理中的落實。

（3）恰當引入先進設備和軟件技術。對于信息數字化發展在高職院校檔案管理方面的有效推進，其注重對于具體設備以及相關軟件技術的恰當引入和運用同樣也是比較重要的一個核心內容，直接關系到信息數字化檔案管理模式的運行效果。相應先進設備以及軟件技術在高職院校檔案管理中的引入和推進需要重點加強對于自身實際情況的詳細分析和解讀，能夠促使引入的技術和設備能夠適應于自身發展運行需求，匹配性較為突出。此外，先進設備和軟件技術的引入還需要考慮到經濟層面的要求，避免超出高職院校對于該方面的投資限制。

（4）加強管理隊伍建設。為了較好適應高職院校檔案資料管理的信息數字化發展模式，必然還需要從管理隊伍入手進行有效培訓和指導，確保相關管理人員能夠有效適應這一新型管理模式，熟練運用相關先進設備以及軟件技術參與檔案資料管理，降低后續操作過程中可能存在的人為失誤和操作缺陷。這種管理隊伍建設不僅僅要關注到技術層面的指導，還需要加強對于信息數字化管理意識的培養，促使其各個人員都能夠適應于新型管理模式。

（5）注重檔案資料信息安全。對于信息數字化發展在高職院校檔案管理工作中的落實推進，較好實現對于檔案資料信息的安全保護同樣也是比較重要的一個方面，其需要切實圍繞著信息安全防護系統進行合理配置，避免檔案信息資料出現較大泄露隱患威脅。結合這一檔案資料信息的安全防護，除了要構建更為完善的檔案管理信息化平臺，確保其系統更為安全可靠之外，還需要注重相關管理權限的合理設置，降低因為人為篡改帶來的信息泄露威脅。

4 結束語

綜上所述，對于高職院校檔案管理工作的落實，其在當前面臨著越來越大的難度，為了更好實現對于檔案管理工作的優化推進，注重對于信息數字化模式的發展應用是比較重要的一個手段，應該結合高職院校檔案管理需求和基本內容進行逐步過渡和推廣，促使高職院校檔案管理工作能夠發揮出更強的作用價值。

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