信息化背景下電子檔案管理方法淺談

閆雅娟

摘 要：電子檔案是對實體檔案信息進行轉(zhuǎn)換，以字節(jié)、比特方式對其進行表示，并將其存儲到計算機磁盤等各種設(shè)備中，以此實現(xiàn)對檔案文件的信息化管理，有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。為充分發(fā)揮電子檔案管理的效果，需要對信息化背景下檔案管理工作的轉(zhuǎn)變進行深入分析，準確掌握電子檔案管理工作的內(nèi)容和特點，從而采取科學有效的管理方法使電子檔案管理更具有規(guī)范性和全面性，為電子檔案管理的發(fā)展提供有利環(huán)境。

關(guān)鍵詞：信息化；電子檔案；管理方法

隨著我國進入信息化時代，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個行業(yè)領(lǐng)域中，不僅有效改善了我國人民的生產(chǎn)生活方式，也進一步促進了我國社會的信息交流，為我國社會建設(shè)的發(fā)展作出了巨大的貢獻。而檔案管理作為一項重要的信息管理工作，不僅面臨著大數(shù)據(jù)環(huán)境的挑戰(zhàn)，也對檔案管理人員的技術(shù)水平和知識水平提出了更高要求，以致傳統(tǒng)的檔案管理方法很難滿足于檔案事業(yè)的發(fā)展需求，這就需要充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代存儲技術(shù)、通信技術(shù)及軟件技術(shù)實現(xiàn)高效的電子檔案管理，并采取科學有效的管理方法使電子檔案管理工作更具有規(guī)范性和可靠性，為電子檔案管理的進步和發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

1 信息化背景下檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

1.1 檔案載體的轉(zhuǎn)變

在進行電子檔案管理過程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件被具有快捷的傳遞速度和辦文進度的電子文件所取代，在圖紙方面也采用了更具有優(yōu)勢的電子圖紙取代了手工圖紙，使得檔案信息的保存和管理更具有可控性。同時，在計算機輔助設(shè)計的應(yīng)用條件下，對產(chǎn)品圖紙的設(shè)計、保存、修改和查詢都變得更加便捷和快速，且電子文件的保存壽命比紙質(zhì)文件更具有優(yōu)勢，能夠有效提高檔案信息的整體質(zhì)量。

1.2 檔案的分類變化

在進行電子檔案管理過程中，傳統(tǒng)檔案管理的分類方案已經(jīng)不具備適用性，需要采用電子檔案管理系統(tǒng)中管理模塊和流程的設(shè)置。一般某份完整的檔案信息都會分散在多個管理系統(tǒng)中，而計算機就會按照事先規(guī)定的指令對檔案管理目標進行分類和調(diào)整，有效確保電子檔案的整體質(zhì)量。同時，不同檔案信息的分類都會有所不同，但是在電子檔案管理中的檔案分類能夠更加貼近管理需求，且檔案的分類也會更加科學、規(guī)范和詳細，有效避免了檔案使用和查詢方面的困難和阻礙，使檔案信息的使用價值得到充分發(fā)揮。

1.3 檔案接收和保管的改變

電子檔案管理工作涉及到某個企業(yè)或單位工作的全過程，想要保證檔案管理工作的質(zhì)量就必須要從檔案信息產(chǎn)生的源頭進行檔案收集、處理和保管工作，嚴格落實檔案管理的監(jiān)督職能，使電子檔案管理工作的目標得以順利實現(xiàn)。根據(jù)我國《電子文件管理辦法》中的規(guī)定，在建立電子檔案信息系統(tǒng)的時候，要在其中增加電子文件的歸檔、鑒定、保存和使用等各項檔案管理內(nèi)容，確保電子檔案管理工作具有準確性、系統(tǒng)性和全面性，為電子檔案管理工作的科學發(fā)展提供有利環(huán)境。

2 信息化背景下做好電子檔案管理的具體方法

2.1 做好電子檔案制度化建設(shè)

為保證電子檔案管理工作的順利進行，首先就要確定檔案信息的歸檔范圍，可以根據(jù)我國的相關(guān)規(guī)定進行確定。對于檔案信息的歸檔時間可以劃分成階段性歸檔和任務(wù)完成歸檔，其中階段性歸檔比較適用于周期較長的科研項目、工程項目及其他專業(yè)項目。其次，管理人員要做好電子檔案管理中的檢測工作，對軟件環(huán)境和硬件環(huán)境的可靠性進行檢測，對檔案信息的記錄格式進行檢測，確保電子文件的準確性和安全性，確保電子文件是最終的稿本，并保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的內(nèi)容具有統(tǒng)一性，從而有效保證電子檔案的整體質(zhì)量。最后，管理人員需要及時制定科學合理的檔案管理規(guī)定，設(shè)置必要的檔案登記和記錄的管理制度，若是圖形文件存在更改歷史，就需要和產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)一致的版本檔案進行歸檔和保存，對于原稿和草稿就要結(jié)合實際需求確定是否歸檔，對于一切在歸檔范圍的文件都要及時進行收集和保存，避免電子檔案庫存在缺失狀況。同時，要針對電子檔案的格式、規(guī)格和載體質(zhì)量進行統(tǒng)一規(guī)定，對于有歸檔標志的文字文件進行集中形成歸檔數(shù)據(jù)集，并將其拷貝到不同載體進行保存，根據(jù)檔案管理的需要對其進行使用和封存，有效提高電子檔案管理的整體水平。

2.2 做好電子檔案全程化管理

電子檔案的全程化管理是一種信息時代下產(chǎn)生的新檔案管理理念，想要做好電子檔案全程化管理不僅要保留傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢經(jīng)驗，也要采用適應(yīng)電子檔案管理的方法和思路。首先，檔案管理人員要明確電子檔案的全程化管理理念，在電子文件的形成階段就要進行控制和管理，但是在管理過程中不能對電子檔案的生成進行干預(yù)，通過對電子檔案形成的管理使檔案內(nèi)容的原貌得到有效保障，避免檔案內(nèi)容在控制和管理過程中出現(xiàn)不利變化。其次，在進行電子檔案的全程化管理過程中，技術(shù)標準不能直接由檔案部門選擇，檔案部門只需要選擇幾個較為成熟的技術(shù)標準，由各個單位自行選擇使用，對存在缺陷的技術(shù)標準也要禁止使用，以此保證電子檔案管理的整體質(zhì)量。最后，電子檔案的全程化管理模式可以區(qū)分為以立檔單位為單元的模式和以區(qū)域為單元的模式，就以立檔單位為單元的管理模式來說，這種檔案管理模式具有統(tǒng)一的文件管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，而檔案室就是系統(tǒng)中心，各個部門的檔案都要在檔案室的信息中心服務(wù)器中生成最終稿本，且電子文件的復(fù)制也要由檔案室負責。就以區(qū)域為單元的管理模式來說，就是在區(qū)域政府網(wǎng)中構(gòu)建統(tǒng)一標準、統(tǒng)一開發(fā)和統(tǒng)一平臺的電子檔案管理系統(tǒng)，由本區(qū)域檔案館設(shè)立服務(wù)器，由檔案館的服務(wù)器對各單位的檔案進行處理，并生成最終稿件。

2.3 對電子檔案進行合理利用

在信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展背景下，檔案服務(wù)的手段逐漸多樣化，檔案工作人員可以充分發(fā)揮其功能作用，對檔案信息進行深入挖掘，為檔案使用者提供更加準確、全面的檔案信息服務(wù)，有效提高檔案資源的利用率。首先，檔案管理人員要積極利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案編研業(yè)務(wù)，通過撰寫著作、寫史、修志使檔案的文化和內(nèi)涵得到充分展示，使檔案使用者能夠更加快捷的獲取到檔案文件中的知識和重要信息，為檔案使用者提供全方位、多角度的信息服務(wù)。其次，為確保電子檔案的使用具有便捷性和簡單性，需要利用計算機技術(shù)編制電子檔案的索引目錄，并嚴格遵守相關(guān)的保密規(guī)定對電子檔案進行查閱和利用，對于保密等級的電子檔案要經(jīng)過審批之后才能夠進行使用，以此確保電子檔案的安全性，有效避免檔案信息的泄漏問題，為電子檔案管理工作的發(fā)展提供有利環(huán)境。最后，在電子檔案使用之后，也要仔細填寫檔案利用登記表，其中內(nèi)容包括了檔案使用者的姓名、單位、查檔范圍、查檔目的及查找內(nèi)容等等，從而為電子檔案的合理利用及服務(wù)提供有利依據(jù)。

3 結(jié)語

綜上所述，為確保信息化背景下電子檔案管理工作的順利進行，應(yīng)積極做好電子檔案制度化建設(shè)、做好電子檔案全程化管理、對電子檔案進行合理利用，從多方面提高電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為我國檔案事業(yè)的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

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