檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

懷金平

摘 要：檔案信息化的管理是未來發展的方向，具有提出優勢，一方面可以確保檔案資料可以長時間保存之余，另一方面還可以實現檔案的共享。也正是因為這個原因，加速推進檔案的信息化建設顯得極為重要，有效的提升檔案管理水平，可以積極推動檔案的的信息化進程。所以本文主要分析了檔案信息化建設和檔案管理之間存在的問題，并提出了有針對性的解決措施，希望能夠進一步完善檔案管理的工作。

關鍵詞：檔案信息化管理 檔案管理 思考

1 引言

目前，檔案信息化管理的發展勢頭迅猛，但是從目前的發展來看，我們還是應該認識到發展過程中存在的問題，需要妥善的解決好這些問題，掃除障礙，只有這樣才能確保檔案信息建設工作的有序進行，提升檔案管理工作的水平。

2 檔案信息化建設的主要內容

2.1 檔案信息資源

檔案管理工作還包括檔案信息化建設，和傳統的檔案進行比較，我們發現涉及到多媒體、檔案全文數據庫等建設，通過多媒體幫助電子檔案管理實現規范化的管理，檔案信息資源的質量以及利用率都能得到進一步的提升，檔案信息資源建設的效率以及整體質量得到了根本保障。

2.2 加強基礎設施建設

檔案信息化的基礎設施主要包括硬件環境、網絡環境以及軟件系統，其主要作用是為了能夠更好的利用和開發信息資源，實現檔案信息的交換和傳輸，實現資源共享。

2.3 標準化建設

檔案信息建設中，為了能夠達到建設目標，需要對檔案信息化工作進行約束，加大檔案信息化體系的建設，明確檔案信息資源的各個部分，逐步的實現電子檔案的規范化的管理。

3 檔案信息化建設存在的問題分析

3.1 管理人員缺少先進的意識

于檔案信息管理人員而言，開發和利用檔案信息資源的過程中存在有一定的問題，一部分的檔案管理人員將重心放在了過度開發檔案信息之上，一味的進行數字化的采集工作，沒有重視提升檔案信息的利用率，只是單純的采集資料，沒有真正的利用好資料，這也就是目前普遍存在的人力資源和物力資源嚴重浪費的問題，這非常不利于檔案信息資源工作的有序開展，數據過于龐大，一方面會占據較大的空間，另一方面也會給工作人員的工作增加難度，會耗費更多的時間在數據整理上。

3.2 未實現檔案信息資源的長期規劃

從目前的發展來看，一部分的住建局檔案管理部門沒有對自身的發展進行規劃，也沒有采取科學有效的管理手段，尤其是檔案的信息化管理，較多的還是局限在目錄的錄入上，保管工作尚未實現數字化和網絡化，在最近幾年也沒有實質進展。而且，檔案管理信息沒有有效的整合資源，造成了開發出來的信息沒有實現共享，仍然是分散管理。

3.3 電子文件的保存安全性得不到保證

我們知道，檔案信息的采集需要耗費較長的時間，要想在較短的時間里完成檔案的收集難度較大，也正是因為收集工作較為艱難，所以更加凸顯了檔案信息的重要新。在信息技術的支撐之下，檔案信息的采集速度有了明顯的提升，質量也得到了保障。但是還存在有一定的問題，就是電子文件的內容很容易丟失，安全性得不到保證。

4 檔案信息化的管理手段

4.1 建立起完善的信息化管理機制

檔案部門需要建立起完善的信息化管理機制，是實現檔案信息化建設的前提保障，檔案管理部門需要在此基礎上開展信息化的管理，從目前的發展來看，檔案信息化管理工作具體包括下面幾方面內容：

一方面，需要實現管理體制和運行之間的有效連接，作為檔案部門需要建立起電子管理機制，實現部門和部門之間的相互連接，這樣才能在所有環節實現對電子文件的有效管理，而且要將國家關于檔案的信息化管理的文件落實下去；另一方面，在建設電子政務時，檔案信息化管理也占有較大的比重，但是占比不多，相關的部門應該下意識的提升檔案管理建設的比重，同時對兩方面加以建設，此外，還需要完善績效的評估機制。

4.2 加強技術和資金的支持

信息化建設過程中需要對基礎設施加以完善，可以在財政預算中將檔案信息建設的資金考慮進去，而且也會加大基礎設施建設和運行維護的費用支持。還可以適當的創新檔案信息化的投入機制，比如說服務外包和合作開發等。此外，還需要加強軟件、硬件的設施建設，為檔案信息化建設的有序開展創造良好的環境氛圍，對目前的設備進行更新，在全國范圍中建設統一的標準，加大研究的力度，并且對技術開發企業進行分級認證。

4.3 重視數字化建設，加速推進資源共享

加強檔案的信息化建設主要是為了加速推進資源共享的進程，提升檔案的綜合利用率。檔案信息化建設的重心是要加強數字化的建設。建設者需要了解用戶的需求，建立起與之相對應的數字化目錄，減少資源浪費的可能性。

4.4 引進優秀的信息化人才

做好檔案的信息化管理和建設，需要工作人員具有一定的綜合素養，要定期的組織人員培訓，同時還要加速推進優秀的網絡信息化人才的引入機制，優秀的人才是做好檔案管理工作的重要保障。

5 結束語

綜上所述，檔案信息化建設工作是做好檔案工作的關鍵環節。社會在飛速的發展，現代化建設的重要性也逐漸凸顯出來，檔案管理部門也需要對檔案信息化建設加以足夠的重視，在拓寬檔案管理領域時，也需要有效的利用檔案信息資源，對檔案管理方式進行改進。完善各類設施，主動的進行檔案的信息化建設，從各個方面著手，提升工作效率和管理水平，積極推進檔案管理數字化和信息化的進程。

參考文獻

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