如何做好財務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)

楊曼

摘 要：21世紀(jì)以來，信息技術(shù)的飛速發(fā)展給財務(wù)檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)和機(jī)遇，在這種形式下國內(nèi)財務(wù)制度改革工作的不斷深入，財務(wù)檔案的利用率也迅速提高。盡管當(dāng)前財務(wù)檔案信息化建設(shè)的水平離高效、安全、經(jīng)濟(jì)的財務(wù)檔案管理工作需求相距甚遠(yuǎn)，但我們可以依靠互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，結(jié)合計算機(jī)管理技術(shù)不斷的深入財務(wù)檔案各層管理工作。本文就以財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的意義為出發(fā)點，分析目前檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，提出檔案信息化建設(shè)的策略和思路。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案；信息化；高效；安全

21世紀(jì)，人類進(jìn)入一個全新的信息化時代，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)生了深刻變革，財務(wù)檔案管理內(nèi)涵也有了新的延伸，財務(wù)檔案管理工作發(fā)展要順應(yīng)時代的要求，朝著信息化的方向去發(fā)展，這就使得財務(wù)檔案信息化建設(shè)顯的更為重要。不斷的加快財務(wù)檔案信息化建設(shè)不僅能提高財務(wù)檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率，還可以更好的適應(yīng)時代和社會發(fā)展要求。

1 研究財務(wù)檔案信息化建設(shè)的意義

在信息化背景下，人工收集、紙質(zhì)介質(zhì)、手工整理、簿冊管理的傳統(tǒng)的干部財務(wù)檔案模式封閉僵化、效率低下。為適應(yīng)組織工作的基本需求，財務(wù)檔案管理正逐漸從以檔案實體保管和利用為重心轉(zhuǎn)向財務(wù)檔案信息化建設(shè)、數(shù)字化管理和檔案信息的準(zhǔn)確、安全、高效的服務(wù)利用為重心發(fā)展。財務(wù)檔案信息化建設(shè)符合信息化時代要求，是現(xiàn)代化管理的體現(xiàn)，能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)檔案信息資源共享，更好的服務(wù)于社會和人民，財務(wù)檔案信息化管理是財務(wù)檔案管理的必經(jīng)之路，也是目前管理途徑的熱點方式，是我國財務(wù)檔案管理水平與世界接軌重要手段。

2 財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 財務(wù)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低

在互聯(lián)網(wǎng)中實現(xiàn)相關(guān)信息的共享是財務(wù)檔案管理信息化的終極目標(biāo)，為了能夠達(dá)到這一目標(biāo)就要在各個財務(wù)檔案信息化系統(tǒng)之間有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，可以說，沒有財務(wù)檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)則，就不可能實現(xiàn)財務(wù)檔案資料的數(shù)字化和信息化，也就更不可能實現(xiàn)財務(wù)檔案管理的數(shù)字化和信息化。而如今在財務(wù)檔案信息化建設(shè)方面，普遍缺乏統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化意識。

2.2 財務(wù)檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)

當(dāng)今檔案信息化管理是財務(wù)檔案管理的發(fā)展方向，財務(wù)檔案信息化的建設(shè)被認(rèn)為是社會檔案信息化管理的關(guān)鍵。近年來，財務(wù)檔案材料信息化管理建設(shè)進(jìn)展的十分迅速，在單位內(nèi)部已建成財務(wù)信息網(wǎng)、辦公局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)體系，財務(wù)檔案材料通過計算機(jī)可以完成的錄入、整理、分類、保管等工作。但是，目前網(wǎng)絡(luò)存在許多的不安全因素致使檔案網(wǎng)絡(luò)管理運行中保密問題日益突出，計算機(jī)安全管理問題越來越重要。

2.3 缺乏信息化建設(shè)的人才

一切工作都要依靠人來完成，財務(wù)檔案管理的信息化也不例外，因此，財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)的提高是實現(xiàn)信息化的根本所在，不僅要求工作人員精通傳統(tǒng)的財務(wù)檔案業(yè)務(wù)，還必須掌握網(wǎng)絡(luò)化、自動化等現(xiàn)代信息技術(shù)。而如今財務(wù)檔案管理專職人員較少、年齡結(jié)構(gòu)偏大、學(xué)歷層次不高、專業(yè)分布不合理，且其工作積極性不高，這充分暴露出財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)不高和缺少復(fù)合型人才等問題。

2.4 對檔案信息化建設(shè)不夠重視、資金投入有限

財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)需要軟件和硬件設(shè)備的支持，許多單位或是部門沒有專用的服務(wù)器，基本都是普通的微機(jī)來代替，況且一些設(shè)備老化的十分嚴(yán)重，信息化的管理還需要軟件的開發(fā)，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立，這些都需要資金來運作。然而單位或是部門領(lǐng)導(dǎo)不給于足夠的關(guān)注，財務(wù)檔案主管部門不能得到足夠的經(jīng)費去進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)，造成財務(wù)檔案信息化建設(shè)相對滯后，不能適應(yīng)新時代下財務(wù)檔案管理工作。

3 加強(qiáng)財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1 實現(xiàn)財務(wù)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、現(xiàn)代化

財務(wù)檔案的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。作為部門或是單位的人力資源管理部門，應(yīng)該把財務(wù)檔案管理工作和當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法相結(jié)合，形成一套適合單位財務(wù)檔案管理制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式，通過電子數(shù)據(jù)的整理、保存、轉(zhuǎn)發(fā)、使用等工作都實現(xiàn)有序化，避免出現(xiàn)不能兼容、各自為政、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象，并制定一系列管理制度，如：檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、檔案借閱制度、借用和轉(zhuǎn)遞遵守有關(guān)規(guī)定等，通過貫徹和制定各種規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，使得財務(wù)檔案管理工作在單位人力管理中能發(fā)揮最大的效益。

3.2 健全相應(yīng)制度，加大檔案安全保密力度

財務(wù)檔案管理是一項政治性、專業(yè)性以及機(jī)密性很強(qiáng)的工作，這些檔案都記錄著個人的珍貴信息，需要妥善的保管，然而目前財務(wù)檔案管理工作人員缺乏計算機(jī)安全保密方面的基本知識，加上財務(wù)檔案信息化管理還沒有完善的安全保障系統(tǒng)。所以在檔案管理信息化過程中要加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)管工作，注重檔案管理人員相關(guān)軟件技能培訓(xùn)。根據(jù)財務(wù)檔案信息保密級別的不同，為其進(jìn)行分類加密，并進(jìn)行不同的使用權(quán)限設(shè)置，對公開信息和非公開信息分開管理，以保證財務(wù)檔案電子資源的安全性、有效性、完備性和可用性。檔案管理人員是檔案制度的直接貫徹者，對檔案的安全保密負(fù)有義不容辭的責(zé)任，因此，檔案管理工作的好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，高度的保密意識，防止看到的、聽到的、接觸到的秘密在不知不覺中泄密。所以檔案管理人員無論何時何地，都應(yīng)做到頭腦清醒、守口如瓶，把保守國家、單位秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)，同時這也是講政治、守紀(jì)律的最直接體現(xiàn)，就要求檔案工作既要認(rèn)識到保密的重要性，又要使檔案在一定范圍限制內(nèi)合理地發(fā)揮自身價值，使檔案資源得到充分利用。所以，保密與利用兩者都十分重要，正確處理好兩者關(guān)系，決不可偏頗。

3.3 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)

以人為本，培養(yǎng)財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)隊伍，要加強(qiáng)人才建設(shè)，努力培養(yǎng)和穩(wěn)定一批高素質(zhì)、復(fù)合型財務(wù)檔案管理人才。提高財務(wù)檔案管理人員的政治素質(zhì)，要建立良好的學(xué)習(xí)機(jī)制，定期對檔案工作人員進(jìn)行各種形式的培訓(xùn)。財務(wù)檔案要實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化，信息專業(yè)和檔案專業(yè)知識必不可少。所以，要提高財務(wù)檔案管理人員的思想觀念，更新其知識結(jié)構(gòu)，努力提高工作人員的綜合素質(zhì)和信息化能力，并注意其學(xué)科的交叉性和專業(yè)的互補(bǔ)性。此外，檔案管理人員要不斷拓寬自己新知識技術(shù)視野，豐富自身檔案管理的水平，同時提升自身職業(yè)道德和素養(yǎng)，為財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)作出自己的一份貢獻(xiàn)。

3.4 加大財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)投入

信息化建設(shè)本來就是資金密集型工程，需要大量的資金投入來購置相應(yīng)的軟硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，因此單位應(yīng)該為財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)提供足夠的資金。通過提高財務(wù)檔案管理的科技程度，挖掘單位自身內(nèi)部的科技人才，充分利用現(xiàn)有的科技成果，推進(jìn)財務(wù)檔案管理信息領(lǐng)域中新的經(jīng)濟(jì)增長點。這樣不僅能降低資金的投入，又可以加快單位自身財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度。

4 結(jié)論

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為單位檔案管理人員，必須提高科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作的能力，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。

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