對檔案管理信息化建設的有關研究

王吉平

摘 要：隨著我國科學技術的發展，信息化技術已經逐漸被應用到各個領域，信息化技術的普及讓我們的生活變得越來越方便。我國事業單位的傳統檔案管理模式存在一定的弊端，因此如何將信息化技術應用到目前階段事業單位的檔案管理模式中，逐漸向著信息化的方向發展，是所有單位普遍面臨的問題。基于此，本文主要針對事業單位檔案管理信息化存在的問題、事業單位檔案管理信息化建設的特點及優勢以及完善事業單位檔案信息化建設的對策進行探討分析。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；對策；分析

前言：隨著我國社會的快速發展，可以說已經邁入一個新的時代，即信息化的時代。目前階段，各個行業想要對其工作效率進行提高，就必須加強對信息化技術的運用，事業單位的檔案管理工作更是如此。雖然截止到目前階段，我國檔案管理領域的信息化建設已經獲得了一定的成果，但是在其實際的管理工作中，仍然存在一定的欠缺。因此，事業單位的相關管理部門就需要在以后的檔案管理中，加強對檔案管理信息化建設，進而對其工作效率進行有效地提高。

1 事業單位檔案管理信息化存在的問題

1.1 缺乏專業的檔案信息化管理人才

目前在我國的事業單位普遍都存在著這樣的問題，即缺乏專業的檔案信息化管理人才，因為大多數事業單位都并沒有對檔案管理工作人員進行正式的培訓，這樣一來就極易導致在檔案信息化的建設過程中，出現各種人為的失誤，進而使得經過信息化建設之后的檔案也存在很多的錯誤。除此之外，目前階段很多的事業單位甚至都沒有專門的人員對檔案進行管理，大部分檔案整理人員都只是從別的部門臨時抽調過來的。這樣一來很容易就會造成檔案信息化管理的過程中，很多工作無法順利進行。

1.2 檔案信息的保存缺乏有效的措施

目前階段，很多企業在對檔案信息進行保存時，往往缺乏行之有效的措施，造成相關的信息無法被有效地保存。雖然現階段的電子檔案管理已經逐漸應用各個企業的實際管理中，但是企業中一些絕密的檔案信息往往還不能使用電子檔案的方式進行儲存，為了其機密性，只能采取紙質檔案的方式保存。除此之外，由于事業單位在檔案的信息化管理中的建設還十分落后，缺乏行之有效的管理措施，很多的電子檔案的管理制度也尚未完善，進而就導致很多的檔案無論是電子檔案還是紙質檔案都會出現丟失以及損壞的現象[1]。

2 事業單位檔案管理信息化建設的必要性

2.1 便于檔案資料永久保存

對事業單位檔案進行信息化管理，將便于檔案資料永久保存。傳統的紙質檔案管理會受到很多因素的影響，如天氣原因、人為翻閱造成的損壞等等。所謂天氣原因其實就是一旦紙質檔案造受到潮濕環境的影響，就會出現發霉的問題，基本上來說紙質檔案都很難進行長期的保存，而且相比于電子檔案其查詢起來也更加的困難。而如果將檔案進行信息化管理，將其存儲于電子磁盤中，那么這樣一來不僅可以節約大量的空間，還能進行永久的保存，不會出現丟失損壞的情況。

2.2 加速了資源共享

將檔案進行信息化管理，不僅可以對其管理效率進行有效地提高，同時由于其是網絡信息的原因還可以進行相互間的資源共享，工作人員在尋找檔案信息時，還能更加快速的進行傳輸和瀏覽，打破傳統紙質檔案存在的問題，打破了時間以及空間上的壁壘，促進信息資源的開發和利用，加快了資源共享的建設進程[2]。

3 完善事業單位檔案信息化建設的對策

3.1 加強事業單位的檔案管理人員的培訓

檔案的管理人員作為企業進行檔案管理的執行者，其自身必須具備過硬的業務能力，只有其能夠掌握專業的網絡技術，才能加快檔案的信息化建設進程。因此，企業相關的管理人員必須對檔案管理人員進行定期的培訓，加強其對專業的技能知識的掌握，進而使其認識到此項工作的重要性。只有這樣相關的才員能更好地進行檔案的信息化管理。除此之外，事業單位還可以采取對外招聘的方式，對優秀的檔案信息化管理人才進行吸納，進而打造出一支專業的檔案信息化管理團隊，為企業的發展打下人才基礎。

3.2 做好離職交接的工作

事業單位在實際的管理過程中，應加大對離職交接工作的重視程度，同時還要對相關的管理制度進行完善，確保單位的交接工作都能有法可依。而且一旦單位的工作人員由于一些特殊原因需要進行離職的時候，企業應及時地對其離崗之前的檔案交接工作進行合理的管理，同時必要的時候還要留下其相關的聯系方式，因為只有這樣，才能夠在出現問題之后及時地與一個工作人員進行聯系溝通，進而及時地解決發現的問題。

3.3 做好檔案信息的更新管理工作

由于事業單位每天都處在不斷地變化中，因此事業單位的檔案管理工作人員就需要及時地對其相關信息進行更新，進而才能不斷地對檔案的信息庫進行完善。除此之外，事業單位管理部門還要根據其發展的實際要求，對相關的檔案管理設備進行更新，淘汰那些落后的設備，引進先進的設備，進而才能更好地進行后續的檔案管理工作，加快事業單位的信息化建設速度，使得事業單位的檔案管理工作能夠更好地服務其自身[3]。

4 結束語

綜上所述，隨著我國科技的不斷發展，事業單位在對其檔案進行管理時，必須對一些現代化的信息技術進行有效地利用，進而加快事業單位檔案信息化管理的建設進程。但是在事業單位檔案管理信息化建設的實際過程中，往往會涉及到很多復雜的因素，進而導致其建設速度受到極大的影響。因此，事業單位的管理人員必須加強對檔案管理信息化建設的重視程度，充分的結合單位發展的實際情況，采取合理的管理方式，為企業的長遠發展打下良好的基礎。

參考文獻

[1]粟盛民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2013（16）.

[2]劉俊巖，彭兆偉，薛曉明.新形勢下事業單位檔案管理信息化建設探討[J].黑龍江檔案，2013（4）.

[3]邢莎莎.事業單位檔案管理信息化建設的探討[J].辦公室業務，2012（7）.