事業單位檔案管理的規范化措施探討

蔡靜敏

摘 要 事業單位檔案管理工作煩瑣沉重，在網絡信息化時代，事業單位檔案管理規范化日益成為趨勢。事業單位檔案管理工作要求相關工作人員保持嚴謹的工作態度。如何在新形勢下做好事業單位的檔案管理工作，促進檔案管理的規范化，是本文探討的問題。

關鍵詞 事業單位 檔案管理 規范化

檔案管理是針對單位檔案管理部門所從事的檔案管理工作，事業單位在社會活動中形成的能夠保存、查詢的文字、圖表等的歷史記錄。檔案管理是反映事業單位發展歷程的重要依據，是衡量事業單位管理水平的重要尺度。

一、事業單位檔案管理的基本內容

在事業單位檔案管理工作中，從單位其他部門分散的文件中挑選出有價值的文件并進行逐項歸檔，分門別類，這是檔案管理工作中基本的收集整理工作；將陳年檔案按照有無價值，剔除失去保存價值的檔案，分級保管，這是檔案管理工作中的鑒定工作；面對檔案隨時間的推移出現的紙張褪色、字跡模糊的現象，以及各種突發事件而導致的不可逆的損失，要提前采取保護措施，保證檔案完整齊全，這是檔案的保管工作；登記、統計單位檔案，把握檔案管理工作，對檔案進行的統計、記錄工作，稱為檔案的統計工作；利用多種方式滿足檔案的檢索、查找作用，這是檔案的檢索工作；滿足單位工作要求，對檔案史料進行編研，是檔案的編研工作。

二、事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）事業單位部門設置問題導致檔案管理工作不協調

事業單位內部部門繁多，檔案管理工作量巨大，工作煩瑣復雜。事業單位檔案管理關系到職工的切身利益，但有些事業單位的檔案管理制度化工作存在問題。有些事業單位沒有專門的檔案管理工作人員，而是由各個部門和各個崗位開展檔案管理工作，各自相互獨立，缺乏交流和配合，缺乏統一運作的基礎，難以構建完善的檔案管理體系。檔案管理工作分散，資源共享不方便，管理體系不兼容，不利于發揮檔案的價值。

（二）檔案管理工作缺乏完備的設施

檔案資料數據眾多，管理工作龐雜，需要投入大量人力、物力和財力去管理。傳統的檔案管理模式設施和技術落后，許多檔案管理設施配置不全或設備更新不及時，一定程度上制約了檔案管理工作的規范化進程，出現檔案管理工作混亂、延遲甚至錯誤歸檔的現象，造成檔案丟失。分立的檔案部門較多，也造成了一定程度的資源浪費。

（三）檔案管理工作模式不規范

對比傳統的檔案管理工作方式，科技的發展帶動了檔案管理工作的革新，檔案管理工作更加依賴于計算機等高科技產品。計算機技術憑借強大的信息儲存和處理能力，大大提高了檔案管理工作的效率，同時規避了工作失誤，提高了檔案管理的準確性。但是技術的革新并沒有帶動管理模式的改進，事業單位的檔案管理模式無法適應新技術成了主要難題。

三、事業單位檔案管理的規范化措施

（一）健全和完善檔案管理制度

在事業單位的內部管理工作中，健全和完善現有的管理制度，使檔案管理工作具體化和明細化，按照“三合一”制度對檔案進行分類管理，確立事業單位檔案管理工作的基本框架，對事業單位的檔案進行相應的收集、整理、編目和裝訂，確保檔案的完整性；完善檔案管理監督監管機制，提高檔案管理的質量；建立專門的檔案管理機構，添置必需的檔案管理設備，強化檔案防火、防盜、防潮等措施，分類存放檔案并編號管理。事業單位檔案管理規定可以進一步避免出現徇私舞弊現象，有效開展事業單位檔案管理工作。加強檔案管理工作制度化建設，完善制度設計的合理性和可操作性，落實管理制度的執行，保證檔案管理工作落到實處。

（二）加強檔案管理人才培養，抓好保密工作

一些事業單位由于自身的特殊性，檔案不得對外公開，因此要對檔案管理人員做好定期保密教育，增強保密意識。提高工作人員的素質，強化檔案管理人員的責任意識，明確檔案管理對事業單位發展的重要意義。加強人才建設，吸收素質高、有志參與檔案管理工作的人員，充實檔案管理機構隊伍，重點培養檔案管理工作急需的人才，培養和深造單位內部有志之士，努力做到檔案管理工作人員培訓后上崗。

（三）強化檔案管理信息化

加大資金投入，建立事業單位檔案數據庫，以檔案數據信息化為核心，購置必要的信息化設備，使檔案管理工作向規范化、信息化發展。檔案管理工作要進一步突出計算機技術的作用，使用計算機技術收集和保存檔案可以提高工作效率，節約資源。進一步搭建電子檔案平臺，方便查閱相關檔案。提高檔案保存質量，解決檔案紙質易受損的難題。電子檔案拓展檔案存放的形式，增加了檔案存放的空間，同時也可以保存視頻、音頻檔案，實現非紙質資料的有效整理和保存。

（四）提升檔案管理工作的影響力，充分利用檔案

做好檔案查詢和登記工作，將檔案信息填寫清楚，樹立檔案事前介入、事中參與的檔案工作理念，提高檔案利用的現代化水平，發揮檔案作用，提升檔案管理工作的影響力。

四、結語

推進事業單位檔案管理工作的規范化，能夠提升事業單位工作的精細度，減少錯誤決策的發生，促進事業單位的科學發展；一定程度上能夠提高工作效率，節約社會資源。要使檔案管理工作規范化，要做到完善檔案管理制度，引進先進的信息化技術和檔案管理模式及經驗，對檔案管理工作人員進行培訓，使他們適應當下的檔案管理工作，共同推進事業單位檔案管理工作的規范化。

（作者單位為中山市人民政府東區辦事處檔案館）

參考文獻

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