淺析企業檔案編研工作的原則、步驟與方法

文/喬軍玲

企業檔案編研成果是一種通過對企業檔案信息資源的提煉和編輯研究，為企業決策者以及各行各業各層次管理和技術工作者提供滿足企業需求的“再創性”知識產品，也是現代企業檔案工作發展的重點之一。本文介紹了企業檔案編研工作的原則、步驟與方法，為企業檔案人員更好地理清檔案編研工作思路提供參考。

檔案編研工作是檔案業務中技術含量較高的一項深層工作，通過對檔案信息進行編研加工成冊，使檔案資源條理化，并將其編輯成為更具利用價值的方便使用的工具書、企業歷史發展沿革等企業檔案研究成果，向企業員工提供更高級別的檔案利用方式，進一步提升檔案利用效率以及利用價值。企業檔案編研有其工作的原則、步驟和方法，現做以下簡要敘述。

一、企業檔案編研工作的原則

1.編研成果具有系統性原則

檔案編研最終成果具有系統性，編研成果的謀篇布局、書目、索引、編寫的入手與分類編研操作以及最終的總結，都需要系統性敘述。這樣做可操作性也強。作者對編研材料的組織要著眼于全局，既有目的性的選擇成果性材料，也不允許忽略前人成果的經驗性甚至教訓材料的選錄。

2.編研工作應遵循時效性原則

編研成果應具有一定時效性，尤其是對現實工作具有指導作用，對后來的工作也有查考作用，編研成果的時效性與其技術價值幾乎成正比。

3.編研成果應具有實用性原則

編研成果最終具有實用性，可利用價值并不夠高的編研工作成果，是不值得花時間以及人、財、物力去研究的。只有對現實工作有指導意義，對科研、生產工作有促進作用，或具有總結參考價值，能有效滿足企業各行各業各層次人員工作中使用，如查找資料，研究對比數據等等作用，才能真正實現檔案資源的作用，檔案管理經濟效益及社會效益的整體功能才能充分發揮，結合企業需要，為決策者、中層管理者以及科技專業人員提供高效高質量服務，才是企業檔案編研人員研究選題的立足和著眼點，也是檔案工作者提供主動服務的有效手段。

4.編研工作應堅持靈活性原則

企業檔案一般處于集中統一管理狀態，以方便利用和開發企業檔案資源，有效地降低管理成本。檔案工作者根據實際現狀，對企業檔案不斷進行調節和整理，一方面為企業檔案管理工作提供基礎保障，另一方面在檔案整理過程中，可依據企業所處行業特點和時代特性對企業經營管理信息、機器設備基礎管理、產品工藝改良成果、技術研發關鍵數據、重大科學技術創新等資料及時進行歸納總結提升，對檔案進行深加工，編輯研究檔案編研成果，靈活掌握方法方向，更好地為現代企業和社會發展服務。

二、企業檔案編研工作的具體步驟

恰當的工作方法可以有效提高企業檔案編輯研究工作的效率，在進行企業檔案編研工作時，可以將具體工作分為以下幾個步驟。

一是嚴把選題關。選題是編輯研究工作的起點，同時也是關系到編輯研究工作質量成敗的關鍵。選題時應注意把握住三點要素：技術研究過程中出現的問題；執行工作任務時出現的問題；檔案管理工作者發現的問題。

二是制定編研工作方案。選題確定之后，需要確定研究目的和寫作要求，擬訂大綱、主干及方向，明確人員分工、階段任務的完成時限及具體工作方案。

三是對文本材料進行篩選取舍。同一篇目下有時可選用的材料往往不止一份，如何取舍需要檔案編輯研究人員具有審慎的工作態度和專業的判斷，這也是決定編輯研究質量高低的重要因素之一。

四是進行匯編整理完成初稿。經過編輯加工的文本材料，再經過匯編和整理，檔案編研的初稿基本完成，之后檔案編研人員要進行自審，然后送交上級主管審閱批準。

五是信息反饋。檔案編研文本初稿要根據使用者的意見和建議積極進行修改，以不斷完善編輯研究成果。

在進行以上工作時應注意盡量縮短編研周期。企業檔案編輯研究工作往往牽扯頭緒多、材料龐雜，容易耗時過長，為避免編輯研究的資料落后于企業現狀，落后于社會發展形勢，從而失去研究價值，檔案編研人員在收集和使用材料的過程中，要注意加快工作節奏并要不斷及時地更新相關材料。同時，要充分利用計算機科技信息技術，實現企業檔案編研工作從紙質向電子媒體的轉化。

三、企業檔案編研的類型及方法

1.編研大事記

大事記是機關、團體、企事業單位記載自己重要工作活動，在自己轄區所發生的重大事件的一種應用文體。作為檔案信息開發的重要形式及最終編研成果，大事記深受企業各層次各行業管理及技術人員歡迎。檔案編研工作者可以向這一重要編研成果方向深入研究。大事記的寫法一般是按照時間順序把事情發生發展的過程，系統而簡要地記述下來。大事記的結構分為大事時間和大事記述兩部分，大事時間要求記載準確的日期，并按大事發生的時間先后順序排列，以便反映事件發生、發展的進程。大事記述是大事記的主要組成部分，要求選擇反映事物的本質的事件，并照顧事件之間的聯系，形成一個有機體系，通過許多重大事件的記述，展示歷史發展的概貌和規律。具體記錄范圍包括以下方面：重大方針、政策、法律、法令、規章制度制訂、貫徹和實施；重要會議的召開及過程；重大政治活動；行政區劃和地名的變更、體制改革、機構成立、合并、撤銷和名稱改變，主要領導人任免；獲得的上級、本級有關部門獎勵的科研成果、工作業績；重大建筑、工程的開工；重大事項和案件；重要的外事、外貿活動等等。另外，大事記的完成最終需要有關領導及部門以及專業人士的再次確定，以保證編研成果的真實可靠性。一部優秀的編研成果一定是經得起時間和專業人員多重考證，一定有其現實以及歷史存在價值。

2.編輯各種簡介

簡介，大到企業簡介，中等的科研成果簡介、設備儀器簡介、工程類簡介、銷售產品簡介等等，甚至小到種類繁多的具體某個小產品簡介。

產品簡介在企業檔案編研工作中較為多見，其內容包括：產品種類，基本數據，生產性能，屬性，生產指標，產品用途，特點，與國內外其它產品的區別，優缺點，獲獎情況等，并且產品簡介應做到針對企業內外使用者有別的編研。可適用文字、圖表、目錄等多種方式，對外樹立企業形象，開辟市場，對內供技術人員分析對比，是本產品的第一手資料，不但有現實使用價值，還有歷史留存數據價值。

3.各類信息匯編

這一體裁包括管理導向信息，質量信息、生產信息、財務信息、市場營銷信息等等。為領導決策服務，為企業各專業工作者服務是檔案編研工作的重點任務，有關管理者需求的導向信息匯編應與社會主義市場經濟體制相適應，便于領導熟悉有關政策、標準，以及各層次管理者技術人員從中摸索事務發展運行規律，為解決工作中的實際問題提供參考。

作為信息主要載體，檔案在企業可持續發展中發揮著愈來愈重要的作用。目前，國內外企業面臨現代化大變革，人工智能時代的到來，產業轉型，企業改組等一系列重大歷史事件，需要大量有價值的檔案信息，而檔案編研則是提供各類檔案信息服務的最好手段和最佳途徑，檔案管理，尤其是高層次的檔案編輯研究工作更顯示出為企業領導者及廣大員工主動提供信息服務，總結分析形勢，提供可參考有利用價值的深加工信息來源。讓我們檔案專業工作者，與時俱進，鉆研業務，做好信息儲備，迎接大時代的到來！