加強糧食檔案工作之我見

儀效磊

糧食管理檔案是指糧食管理部門在糧食管理儲藏等工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、圖紙、聲像、實物等各種載體的歷史記錄，是黨和國家的寶貴財富，具有長遠的歷史查考價值。經過廣大檔案工作者的努力，糧食檔案工作取得了很大成績，有效地為糧食管理工作提供了服務。但是，由于種種原因，不少基層糧食部門的檔案工作還處于混亂狀態，遠遠不能適應新形勢下糧食工作快速發展的需要。

一、存在的問題

1、規章制度不健全。不少基層糧食部門沒有系統的檔案管理制度，缺乏特定的工作程序，使檔案工作無章可循，長期處于塵封狀態，嚴重影響了檔案作用的發揮，制約了檔案管理水平的提高，從而造成了檔案管理的混亂局面。

2檔案意識淡薄。由于檔案不能直接產生經濟效益，加之檔案的社會效益轉化率低，一些檔案工作者和領導同志對檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作納入本單位工作的重要議事日程，給糧食檔案的收集、利用、管理造成一定的困難，影響了檔案的完整性和系統性。

3檔案信息系統不夠健全。目前縣級以下糧食部門大多只有縱的信息系統，而橫的信息系統還不夠完備，與有關部門之間的檔案交流很少，處于封閉和半封閉狀態。由于信息傳遞不靈，渠道不夠暢通，使檔案人員的思路和眼界不夠開闊，從而影響了工作效率和系統功能的發揮。

4行業標準沒有完全配套。糧食檔案的行業標準雖已頒發多年，但目前仍沒有出臺與其相配套的實施方案，留給人們的解釋、探索空間較大，且個別標準缺乏統一的技術規范，可行性差，操作起來難度大，亟待制定和完善。

5檔案缺乏完整性和準確性。不少基層糧食部門沒有集中統一管理檔案，而是分散分級管理，平時不注意形成和積累糧食文件材料，使檔案缺乏完整性；在工作活動中，判定保管期限不準確，掌握糧食文件材料的鑒定標準有偏差，從而影響了檔案的準確性。

6、沒有專職檔案管理人員。

據筆者調查，由于基層糧食檔案的不統一性，不少基層糧食管理所沒有明確專職檔案管理干部，有的兼職檔案干部工作不積極、職責不明確，業務不熟悉，專業水平不高，不能勝任檔案管理工作，更為嚴重的是，有的檔案干部連最基本的歸檔方法和管理技術都不熟練，給檔案管理工作帶來了不利因素，影響了檔案工作的正常開展。

7、檔案保管條件低劣。

不少基層糧食部門檔案基礎工作非常薄弱，突出表現在“八防”設備不齊全，檔案室不達標，檔案櫥放在單位辦公室，還有的檔案和文件材料同用一個櫥。因為存放檔案的環境條件不足，加之檔案形成時間太久，所藏檔案大部分是紙質材料，既不是計算機管理，又沒有有效進行整修和補救，使檔案毀壞破損，給國家財產造成了嚴重損害。這些現象如果發展下去，糧食系統廣大干部職工用勤勞和智慧形成的珍貴檔案資料，將毀于一旦。所以，購置先進檔案設備，強化檔案管理刻不容緩。

8、檔案流失非常嚴重。

由于糧食工作具有一定特殊性，加之一些工作人員缺乏強烈的檔案意識，不i少在臨時機構和野外工作中形成的部分檔案史料，不能及時收集歸檔。一些領導和工作人員借出的重要檔案材料，由于沒有履行嚴格的借閱手續，不能及時歸還檔案室，而失散在個人手中，還有的檔案零散保存在某些單位和個人家中，由于他們沒有保存檔案的相應條件，一旦遭受損害，將造成無法挽回的損失。

二、解決的對策

1.認真貫徹執行《檔案法》。以“三個代表”重要思想為指導，全面落實科學發展觀，勇挑重擔，加大工作力度，克服一切困難，找準最佳工作切 入點，要以大局為重，首先要強化檔案法制觀念，把檔案工作列入單位工作的重要議事日程。同時，檔案工作也講求效益，使其達到最佳工作效 果。要在形式、方法、特點、對象、影響力上做文章，不斷提高廣大 檔案工作者的工作水平，達到增強依法治檔和依法保管利用檔案的目的。

2.完善檔案工作規范。在現有糧食檔案行業標準的基礎上，制定與其相適應的標準規范和規章制度，做到有章可循，令行禁止，將目前“五花八門”的做法逐步趨于一致，把糧食檔案制度建設納入法制化、規范化軌道。

3 .加強檔案隊伍建設。形成一個宏觀與微觀相結合的糧食檔案管理格局，改變重微觀輕宏觀的現狀，促進糧食檔案工作全面、平衡、健康發展。要改善用人渠道，多方吸納人才，與檔案部門結合，采取以檔案部門監督和指導為主的宏觀管理、以基層糧食部門檔案管理為基礎的微觀管理的工作方法。

4.做好檔案的保護與搶救工作。首先，形成糧食管理文件材料的監督管理網絡，建立糧食管理文件材料形成、積累的保證體系，使其正常運轉；其次，采取必要手段，增加資金投入，改善糧食檔案的存貯環境和保管條件，克服和防止一切損害檔案的不利因素，最大限度地延長檔案的壽命。

5.加大檔案收集力度。要采取必要措施，抓住關鍵環節，廣泛征集檔案資料。一方面，要疏通和確定收集渠道，定向、定內容收集；另一方面，要掌握重要工作動態，掌握糧食科技、生產活動的規律和節奏，不失時機地進行收集。在此基礎上，還要把流失在社會上的糧食檔案盡快征集過來，對已經損壞的檔案進行技術處理，恢復其歷史面貌。

6.加快檔案信息化建設步伐。把檔案信息化納入糧食工作信息化和辦公自動化建設計劃，加大資金投入，加快檔案信息數據庫和檔案信息網站的建設，逐步取消傳統的手工操作管理方法，轉向以電子計算機為中心的機械化、自動化的管理方法。要盡快以機器設備代替人工操作，實現管理和檢索的自動化，同時形成網絡，實現聯機自動化系統，真正體現國土資源檔案的價值和糧食檔案工作的作用。

7、注重對基層檔案工作的指導。糧食主管部門定期檢查監督基層單位檔案工作，特別是二級單位的檔案工作，形成基層部門文件材料的監督管理網絡，建立文件材料形成、積累的保證體系，使其正常運轉。同時，強化檔案宣傳工作，以館藏檔案為主要對象，以滿足糧食工作為目的，利用各種新聞媒體向社會宣傳檔案和檔案工作，讓更多的人了解檔案，讓檔案更好地為糧食工作服務。