信息化背景下事業單位會計檔案管理的優化

梁華杰 陳詩佳

一、引言

會計檔案記錄著與單位管理相關的經濟事項，是各項財務工作開展的基礎依據，對反映單位發展過程中各項經濟事務有著重要的參考價值和現實意義。近年來，隨著我國經濟社會的快速發展以及信息技術的廣泛應用，會計檔案的內容范圍、表現形式、管理手段、利用方式均發生了較大變化，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產生、傳輸、保管，并形成了大量電子會計檔案，需要予以規范。為了順應時代發展，提高會計檔案管理質量，財政部、國家檔案局對全國會計檔案管理工作進行了規范化、現代化改造，并于2015年12月11日頒發了新的《會計檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行。新的管理辦法將電子會計檔案納入會計檔案范圍，重點增加了對電子會計檔案的管理規范，完善了會計檔案的定義及范圍，增加了會計檔案移交的管理要求，對會計檔案的銷毀程序以及保管期限等都做出了相應的調整。這些調整對于規范和加強單位會計檔案管理、促進會計工作更好地服務經濟社會發展發揮了積極作用。

二、會計檔案信息化概述

會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接受或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。隨著經濟的發展和科技的進步，會計檔案信息化已成為大勢所趨，不僅推動了財務處理的自動化和高效化，更有利于提高會計檔案管理水平。財政部、國家檔案局修訂發布了新的《會計檔案管理辦法》，在會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面對電子會計檔案均進行了相應規定，主要包括：一是將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規定會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案；二是規定滿足一定條件時單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存；三是要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一并移交，并且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交；四是要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

三、會計檔案信息化的意義

（一）有利于財務處理自動化

當前中國發展進入互聯網創新經濟新時代，計算機具有高效的信息處理能力，能夠方便快捷地輸入、存儲和輸出信息，并進行邏輯推理及判斷。電子會計檔案管理系統是對電子會計檔案進行數據采集、歸檔、編目、管理和處置的信息系統，可以使電子會計檔案管理更加高效、規范。電子化管理是通過對系統功能進行設置，計算機自動生成會計憑證、賬簿、報表，自動判斷會計數據的獲取和核算規則，自動判別會計檔案的真實性、完整性和可靠性，也能對會計檔案信息資源進行分類、分析加工和收集、歸檔、保管和利用，實現了財務業務處理自動化。單位可以設置適當的會計核算系統，以保證準確、完整、有效地接收和讀取信息化會計資料，輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，也可以設定經辦、審核、審批等必要的審簽程序，從而大大提高工作效率和工作質量。

（二）有利于提高會計檔案管理水平

對會計檔案進行科學高效管理，并且將會計檔案管理結合事業單位實際需求進行調整是單位管理決策、實現高效率的會計信息開發必不可少的環節，能夠加強會計檔案管理，并且有效保護和利用會計檔案。實施會計檔案電子化管理后，電子檔案管理系統將來自會計核算系統和其他業務系統的電子會計數據集中收集，并對會計檔案信息進行歸檔、保存和利用等管理，實現了會計檔案數據集中管理、統一管理和全程管理，提高了檔案資料管理的規范性和效益性。推動電子會計數據的深度開發和有效利用，也能為政府決策和管理提供多維度、更具參考價值的會計信息。另外，會計檔案實現信息化后不僅能夠節約大量紙質會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少人力物力資源耗費，并且能提高工作效率，方便工作人員管理，從而推動事業單位會計檔案管理水平的提升。

四、事業單位推進會計檔案信息化路徑分析

（一）健全會計檔案管理制度

會計檔案管理制度是規范會計檔案管理流程，保證會計檔案真實性、完整性、安全性、保密性、可用性、規范性原則的重要保證。事業單位應根據我國《會計檔案管理規范》制定符合單位發展要求的管理條例，健全和完善會計檔案管理制度以及電子檔案管理系統管理制度，明確管理職責和要求，規范操作行為。穩步推進會計工作的規范化、標準化、制度化，同時為會計信息化建設提供必要的人力、財力、物力保障。

（二）加強信息化會計檔案安全建設

會計檔案的首要標準即是準確、真實和安全，這也是對會計工作提出的最基本的要求。由于會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述，其反映的是經濟活動的質變，因此要求資料的準確度極高。單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。信息化會計檔案管理依靠信息系統以及網絡環境而存在，單位在對電子會計檔案系統進行建設的同時應該保障系統運行、檔案管理過程的安全，以提高會計信息的保密性和安全性。應當采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改。另外，建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。

（三）加強人才隊伍建設，培養高素質人才

當今科技水平發展迅速，高素質的會計從業人員對于準確完成會計核算和歸檔工作是不可或缺的。為了更好地完成會計工作，就要加強會計檔案管理人員的理論知識學習以及業務實踐訓練，不斷提高網絡技術和會計檔案管理軟件的運用水平。單位要加強人才隊伍建設，加強素質教育和專業培訓，功以才成，業由才廣，要努力培養高素質的會計師和檔案管理人員，不斷提高從業人員的專業技能和綜合素質，最終推動我國會計檔案管理制度的健全和完善。

五、結語

會計檔案是事業單位會計核算的重要財務信息。在當前互聯網創新經濟新時代背景下，會計檔案的信息化、規范化管理已經是大勢所趨。想要促進事業單位會計檔案的進一步發展，就需要順應時代進步，加大會計檔案管理信息化的應用力度。推進會計檔案信息化管理，建立科學高效的會計檔案管理制度，這對于事業單位會計檔案的管理有著積極的推動作用。

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