我國電子政務工程建設中存在的項目管理問題研究

鄧恒 呂燧棟

【摘 要】電子政務是信息化社會中政府實施管理的重要模式，采用先進的管理方法及相關的信息技術，對傳統政務方式進行系統性地改造，切實有效地提高電子政務建設水平，已成為我國政府當前面臨的緊迫任務。

【關鍵詞】電子政務；電子工程建設；項目管理

電子政務建設是一項龐大復雜的政務信息化系統工程，它如同其他的工程項目一樣，在組織和實施過程中必須進行有效的管理。本論文以項目業主為主要研究對象通過運用主要的項目管理的理論和方法，分析當前典型電子政務工程項目的特點及其管理中存在的主要問題，提出一套適用于項目業主有效組織實施電子政務工程的項目管理模式，并在實踐中加以驗證。

一、我國電子政務工程建設中存在的項目管理問題

（一）業主缺乏整體、全程管理的觀念

業主在項目建設過程中沒有掌控全局，起到主導作用，因而，未能對項目進行全面的計劃、跟蹤和控制。特別是不重視項目的前期和收尾工作，項目常常是倉促啟動，又草草收尾。結果是項目實施過程中問題成堆，或是建成后也無法正常運行使用，績效低下，“信息孤島”、“重復建設”等現象普遍存在[1]。

（二）項目的組織管理體系不適應

電子政務工程項目是一項投資大、涉及范圍廣、技術要求高、業務需求復雜的系統工程項目，需要有一個臨時性的專門柔性組織或團隊來負責項目的建設。然而，目前多數政府部門只是由個別經辦人直接委托社會上的專業公司搞。致命的是，采取這種方式的政府部門往往就成了“甩手掌柜”，不僅建設方案、系統設計，工程實施，甚至包括前期的需求分析、工可研究等全都由公司做，自身介入很少。而公司對政務往往是外行，再加上出于自身的利益考慮，做出來的方案往往需求分析不充分或片面強調技術的先進性。到具體實施時，業主的監管和協調力度也往往十分薄弱，這就很容易造成項目的失敗。

（三）計劃的制定和執行不嚴肅

一個電子政務工程項目必須要有一整套完善計劃來指導實施。但是在許多政府部門中的電子政務工程計劃的制定，往往具有非常大的隨意性，用長官的意志計劃，用拍腦袋計劃，有的電子政務項目在立項時就沒有經過嚴肅的科學論證就紛紛上馬。其后果是，所制定的計劃隨意性大，可執行性差，需求、目標不明確，中途計劃變動大。結果是導致項目時限一再延遲，資源浪費嚴重，工程質量低下，甚至失敗。

（四）質量和風險防范意識薄弱

電子政務工程項目比一般傳統項目具有更大的風險，要求業主要有很強的防范意識，才能保證項目按時高質的完成。然而，目前多數政府部門對這方面的意識十分薄弱，可行性分析往往流于形式，項目建設過程中也沒有相應的質量控制和風險防范措施。結果是，項目延期、質量低下現象普遍，有的甚至導致項目中途停工，或者即使勉強建設也問題成堆[2]。造成上述項目管理問題的原因，在本人看來，主要有三點一是政府部門在電子政務工程項目的建設過程中普遍缺乏項目管理理念，不重視項目管理，這是問題的根源二是政府部門普遍缺乏既熟悉業務，又懂信息技術和管理的復合型人才，業主無人才可用，這是問題的關鍵三是在實踐中業主缺少一套針對性強、實踐性強的電子政務項目管理方法來指導管理工作，業主不知該如何進行有效管理，這是問題的結癥。

二、電子政務項目管理模式的研究

（一）業主主導的項目管理模式的管理過程

項目前期階段以成立項目管理小組為開始標志，以項目立項獲得批準并落實建設資金為結束標志。該階段管理過程如圖所示。電子政務工程項目的自身特點決定了任何一個建設項目都難于單獨依靠某個人的力量和智慧去完成，需要吸收多方面人員組成項目管理小組共同完成。通常情況下，項目管理小組由政府部門的組織人員、業務骨干、技術骨干和外聘專家組成，具體負責項目的統籌組織與管理。大型的項目還需要成立由主管領導掛帥的項目建設協調領導小組，加強對項目建設的領導與協調。

電子政務工程項目招標是政府采購行為，應采用嚴格規范的招投標方式，一般采用公開招標。項目管理小組在該階段的主要任務是選擇和委托招標代理機構進行招標，并以建設方案工可報告為基礎，編制招標文件。招標文件一般應包括投標人須知、招標項目性質、技術要求、質量要求、工期要求、培訓要求、驗收要求、報價要求、投標人資質等級要求、投標保證金、投標文件編制要求、評標標準、履約保函、合同主要條款等內容。招標代理機構負責組織整個招標工作，其包括很多環節，其中至關重要的環節是開標、評標和定標。

（二）業主主導的項目管理模式的管理方式

電子政務工程項目的組織實施對人的依賴性比其他行業更為突出，因此，如何加強項目各參與方之間以及各參與者之間的有效溝通是項目成功的一個非常關鍵的因素。特別是在項目實施階段更是要有一個良好的溝通機制來保證項目順利實施，業主方和承建方的項目實施小組之間應建立起有效的溝通渠道，包括業主方項目負責人和承建方項目經理之間項目經理和項目組成員之間雙方項目組成員之間雙方高層之間項目經理和高層之間。相對于其他行業的項目管理，電子政務項目的目標剛開始時往往是不精確的，任務的邊界也是模糊的，大多數業主只能給出一個總目標和一些初步的功能要求和想法，而對這些功能和要求的技術實現方法和可能性更不了解。因此，需要進行細致的調研分析，逐步明確項目的目標和范圍[3]。

有人說項目管理就是按計劃管理，這句話畫龍點睛地說明了項目計劃在項目管理中的地位和重要性，電子政務工程在項目建設過程中的各個階段也必須編制各種類型的計劃。因為項目是要做從未做過的事情，因此計劃編制對項目來說是非常重要的。雖然說，在項目建設的初期必須進行認真細致的計劃，才能保障項目的順利實施。但是，可以一成不變被實施的完美計劃是很少的，被有效管理的項目是那些在實施過程中盡早發現實際情況和計劃的差異并及時進行調整的項目。因此，要保證按時高質的完成項目建設，就必須對進度進行嚴密的跟蹤控制。

（三）業主主導項目管理模式的模式特點

業主方存在于項目建設的各個階段，也就是說業主參與工程項目建設的全過程，而且它不是一般的參與者，而是項目管理的主導者。這種主導作用不僅體現在第一階段的需求分析、工程可行性研究、落實資金也體現在第二階段的招標程序等都是由業主方主導管理的即使是到了第三階段，承建商所進行的需求調研，實施計劃等也都必須經過業主方認可，而且規定在實施過程中必須定期向業主報告項目進展情況。由此可見，在業主主導的項目管理模式中業主的主導作用是貫穿工程建設的始終。這種業主方主導的項目管理模式很少有人專門研究，也未見過有關報道。成立一個在項目協調領導小組領導下的項目管理小組。負責對項目目標范圍、時間、成本、質量、人力資源、溝通協調、采購、風險和實施進行有效管理。要求承建方成立項目實施領導小組和由項目經理負責的項目實施小組。必要時還需要組織利用一些介于業主和承建方的第三方機構，如咨詢監理機構、招標代理機構等。

三、結語

綜上所述，業主運用該模式進行管理將可以做到一是樹立整體、全程和主導的管理觀念二是理順建設中的組織管理機制三是提高計劃的制定和執行水平四是保障建設質量和規避風險。從而保障項目能夠按時保質、高效節約地完成。相信該模式對從事電子政務建設的同行會有一定的參考價值。

【參考文獻】

[1]國家信息安全工程技術中心，國家信息安全基礎設施研究中心，電子政務總體設計與技術實現仁Ml.北京：電子工業出版社，2016.

[2]左美云.CIO知識體系指南仁M].北京：電子工業出版社，2015.

[3]中國（雙法）項目管理研究委員會，中國信息產業商會，中國電子信息產業發展研究院.i KPMBOK）） 2014： IT信息化項目管理知識體系與國際項目管理專業資質認證標準鬧」.北京：電子工業出版社，2014.