探究檔案管理信息化建設的必要性

摘要：現如今，檔案管理在我國社會發展中占據著重要的單位，逐漸發展成為我國一種重要的戰略資源。作為記載個人或者團體發展的歷史載體，對于人才的開發以及人才的科學利用都具有很重要的意義。隨著我國信息技術的不斷進步，人們的思維空間觀念也在發生不斷的變化，在新的形勢下傳統的檔案管理方法已經不能夠滿足社會生產的發展需要，為了能夠更好的與現代化社會的發展完美結合，更好的適應現代化社會的科學管理水平，我們必須要提高對檔案的管理水平。因此，對于檔案的管理的信息化建設就顯得非常有必要性，本文就將對檔案管理信息化的建設的必要性加以闡述，并針對相關推進策略進行探討。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；必要性

一、檔案管理信息化建設的必要性

1、我國信息化管理工作的迫切需要

隨著我國經濟的迅速發展，信息資源已經發展成為人類經濟社會建設的一項重要資源，信息資源的的發展離不開檔案資料的記載。檔案作為記載各項信息發展的歷史載體更是得到人們的廣泛關注與重視。尤其是近幾年來信息資源管理在社會發展中的重要作用凸顯，加之信息技術的不斷完善對于檔案管理開化、社會化轉變，為檔案管理信息化建設提供了條件，這是時代發展的必然趨勢，也是我國信息化管理工作的迫切需要。

2、提高工作效率和工作質量

檔案管理記載了各項資料的歷史載體，必然會有大量的信息不斷更新，我們對檔案管理進行信息化建設不僅可以提升對于檔案信息管理的速度，而且對于一些新舊更替的信息還可以進行及時的更新補充，將更新后的實時信息與大家共享，成為共享資源。通過對檔案管理的信息化建設可以在一定程度上消除傳統紙質工作的繁瑣流程，對于檔案管理的工作人員來說減少了很大的勞動量，可以預留出更多的時間進行業務知識補充，對于個人的發展來說也是有一定的輔助作用。信息數據庫上有關于員工和干部的最新考核信息，這些能夠為領導的選拔決策提供幫助，因而，檔案管理信息化建設是節約勞動力、加快信息更新速度、提高信息資源時效性的必要途徑，有利于提高檔案管理水平，提高工作效率和工作質量。

3、創建和諧勞動關系的重要手段

檔案的管理過程中，需要不斷增加一些新的信息，檔案信息就是在不斷地查詢、整理和修改中完善的。我們對檔案管理進行信息化的建設后，所有的操作流程均利用計算機信息技術進行，這樣一來可以有效地避免相關人員對檔案信息的修改，更是避免了對原始檔案的破壞。所以檔案信息化建設管理不僅可以使得信息保持一定的完整性，更重要的是保證了原始檔案的權威性與客觀性。通過信息化建設，在進行檔案管理時，還可以通過網絡使員工了解自己檔案，并對員工的疑義給出解答，有利于消除矛盾，體現了人性化服務。因此，檔案管理信息化建設是提高人力資源管理水平、創建和諧勞動關系的重要手段。

二、檔案管理信息化的建設策略

1、檔案數據資料與信息化技術融合

數據資料的信息化表現在檔案輸入的環節， 這一環節需要非常認真地對待。與此同時， 在輸入檔案的時候應當使用規范的、統一的數據格式，這樣才可以方便日后的查找和管理。同時，因為信息化管理與網絡安全有著分不開的關系，為了確保檔案處于一個非常安全的環境中，在輸入、保存的時候還要備份檔案，如果出現更改檔案或者檔案丟失的情況，還能夠將原本的檔案找回。另外，還能夠確保在日后出現檔案矛盾的時候，有原文檔作為證據。如今人們對于信息化的建設越來越重視，我們在加強檔案的信息化建設水平時主要的建設管理目的是不斷地對信息化的建設進行開發和利用，從而才能夠體現動態性、即時性和快捷性，不斷提高檔案管理水平。

2、實現一體化管理

檔案管理實現信息化的管理過程，要重視對其過程的管理和監控，檔案管理是歷經時間比較久的一項工作，確保檔案信息的完整性是對檔案管理的基本前提。所以在這一過程中我們務必要對整個檔案信息管理的過程實現一體化，運用科學管理手段加強對電子檔案的管理，使檔案管理在計算機技術和網絡技術的基礎上支持檔案工作的所有業務，比如建檔管理、歸檔管理、檔案綜合查詢、檔案借閱、檔案借出、檔案盤點、檔案處理、檔案轉出等，實現對檔案信息接收、傳送、存儲、使用管理的一體化，使檔案管理具有一體化服務職能。

3、檔案管理工作流程與信息化技術融合

工作流程信息化表現在后臺操作上， 盡管該方面是群眾很少直接接觸的， 但是人們對檔案信息化管理的滿意程度取決于該流程進行的好壞。最大可能就是達到全自動化辦公，盡量避免過多人員的加入。檔案的信息化管理體系創建成功后，人們最重要的任務就是保護系統的安全，另一方面，就是最大化地減少參與人員數量，這樣才能夠確保檔案管理工作效率。同時， 要達到這個目標，應該制訂統一的標準，規范流程，才可以達到檔案管理的信息化，這也是創建全套信息管理體系的基礎。如果缺少了這些標準，體系中的信息就不能夠互相融合，檔案信息網絡就會堵塞，資源共享也就成為了一個幻想。

結束語：

隨著互聯網+時代的到來，檔案管理工作信息化是一種必然趨勢。將傳統的檔案管理與信息化技術相融合，利用信息化技術服務于檔案管理，并在人、財、物上給予支持，將有效地提高公司企業的檔案管理能力，促進公司企業健康、穩定發展。

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