淺談工程建設項目管理中材料采購成本的控制

蹇昱婷

【摘要】工程項目的大宗材料、設備采購環(huán)節(jié)是采購管理的重要組成部分，它不僅是保障工程項目如期完成的基礎，也是保證項目質(zhì)量的前提，合理的管理和控制有效降低項目總體成本。本文從制定完整的采購制度；建立完善的供應商管理制度；加強、執(zhí)行內(nèi)控制度三方面闡述了健全、完善的管理制度對材料采購成本控制的重要性。從增加激勵機制；施工過程中的材料成本管控；爭取“零庫存”；充分利用商業(yè)信用減少財務費用等方面對材料采購成本控制進行探討。

【關鍵詞】工程項目 材料采購 成本控制 管理

一、材料采購成本控制對工程建設項目管理的重要性

國內(nèi)鋼鐵行業(yè)已進入去產(chǎn)能時代，作為對環(huán)境影響最大的工業(yè)行業(yè)之一，眾多鋼鐵企業(yè)面臨整體異地搬遷或就地生產(chǎn)線升級改造或關停并轉的選擇。這對于處于產(chǎn)業(yè)鏈上游的項目總包企業(yè)，充滿了機遇與挑戰(zhàn)，現(xiàn)在具備設計、制造、安裝、調(diào)試能力的企業(yè)較多，同行業(yè)的競爭十分激烈，作為承接項目的總包方，在合同價格沒有贏利優(yōu)勢的前提下，只能通過壓縮綜合成本的方式達到增長利潤的目的，降低綜合管理成本、控制各項材料、設備的采購成本勢在必行。工程項目的大宗材料、設備采購環(huán)節(jié)是采購管理的重要組成部分，它不僅是保障工程項目如期完成的基礎，也是保證項目質(zhì)量的前提，合理的管理和控制還能降低項目總體成本。

二、工程建設項目管理中材料采購成本控制的主要內(nèi)容

材料采購是工程建設項目管理的基礎環(huán)節(jié)，也是工程建設項目管理中重要的環(huán)節(jié)。由于各工程項目需要用到的材料種類繁多，采購環(huán)節(jié)耗用資金多，參與人員多，購買渠道多等，眾多因素造成項目采購成本難以把控。所以，對采購的價格以及材料用量的控制就顯得尤為重要。

（一）材料價格因素

材料采購成本包含買價，運雜費、運輸過程中的損耗，材料的買價占采購成本的比重大，合理的控制材料價格對控制成本起到?jīng)Q定性作用。材料價格主要受外部環(huán)境影響，與市場動態(tài)、當前環(huán)境、相關政策有直接關系，但在內(nèi)部控制上也有壓縮空間。建立合理的供應商準入制度，與供應商緊密聯(lián)系起來，實現(xiàn)利益共同體的聯(lián)盟，這樣企業(yè)能以較低的價格購入優(yōu)質(zhì)原材料，實現(xiàn)控制成本的目的。選擇合適的運輸方式及時間，與工程項目節(jié)點緊密結合，避開貨運高峰，降低物流成本。

（二）材料用量因素

工程建設過程中，材料用量巨大，合理的安排用料勢必是控制采購成本的關鍵。企業(yè)應結合工程項目施工情況，計量材料出、入庫數(shù)據(jù)，對比計劃用量與實際用量的情況，對采購工作中每個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督和控制。按照采購工作執(zhí)行方案，對后續(xù)采購結果進行考核，確保材料物盡其用，避免造成浪費。

以我公司承接的某大型鋼廠新建生產(chǎn)線項目中標的價格為10000萬的某標段為例，我公司全面負責該標段的設計、建筑、安裝、設備的采購、調(diào)試等工作。由于當?shù)氐刭|(zhì)和氣候原因，耗用沙石、水泥、鋼結構用量大，人工成本也高；新上生產(chǎn)線工藝要求高，煙氣排放指標嚴格，業(yè)主方對所需各種機械設備、配件的品質(zhì)都提出具體要求，使得該工程執(zhí)行難度大，采購成本高。我公司采取招標、邀標等方式，以競爭的手段完成材料采購工作，以較低的價格購入優(yōu)質(zhì)原材料。在施工過程中按照設計圖紙與實際建設情況不斷調(diào)整材料用量，嚴格把控不必要的耗費，從根本上控制了材料采購成本。并制定了一系列的內(nèi)控制度，從供應商的選擇、采購流程的設計、預算執(zhí)行與調(diào)整等多個方面規(guī)范了采購行為。根據(jù)各項制度的要求，相關部門協(xié)同工程管理部根據(jù)實際情況制定應對措施，按制度分工合作，降低成本。且對采購資金進行檢查和監(jiān)控，以預算數(shù)據(jù)作為采購成本的考核指標，對相關人員進行激勵使其在為自身增效的同時達到降低采購成本的目的。通過上述各種有效手段的應用，該項目結算時，實際成本比預算成本節(jié)約共計381.27萬元，占項目總成本的3.66%。

由此可見，企業(yè)具備完善材料采購的各項管理和內(nèi)控制度，使得項目施工中各個環(huán)節(jié)具有規(guī)范性特點，能合理、合法的控制成本，可提高提高企業(yè)效率，有利于企業(yè)的總包業(yè)務實施，在采購過程中各部門有效聯(lián)動、環(huán)環(huán)相扣，通過增加激勵機制；施工過程中的材料成本管控；爭取“零庫存”；減少財務費用等方面控制材料采購成本，實現(xiàn)企業(yè)的利潤增長。

三、工程建設項目管理中材料采購成本控制的措施

（一）建立健全的材料成本控制管理制度

1.規(guī)范材料采購流程。規(guī)范企業(yè)材料采購的流程，加強各部門聯(lián)動，明確各崗位職責，約束采購人員的行為，提交采購效率，有效降低采購成本。完善的原材料采購流程，可以增進材料采購部門與相關部門的溝通與協(xié)調(diào)，優(yōu)化了企業(yè)的資源配置。工程管理部制定采購計劃并編制項目預算；采購部門安排合理的采購進度，制定采購申請；財務部對預算執(zhí)行情況進行考核；工程管理部根據(jù)項目實施情況，進行預算調(diào)整。

2.制定合理的管理制度，選擇優(yōu)質(zhì)供應商。建立供應商數(shù)據(jù)庫，通過已有供應商、業(yè)主方推薦、業(yè)務部門推薦等多種渠道儲備供應商信息，對其資產(chǎn)情況、管理情況、實際制造、加工技術能力，設備狀況，人員配置等進行實地考察，并根據(jù)供應商的設備能力和業(yè)績、信譽、財務狀況等指標進行評審進行分級管理。建立供應商數(shù)據(jù)庫，企業(yè)加強對供應商的日常管理和評審，建立安全、穩(wěn)定的供應商隊伍。整理供應商設備、材料的詳細型號、產(chǎn)能、報價等并進行分類管理，根據(jù)采購需求，篩選符合條件的供應商進行公開邀標、招標以競爭方式科學、公證、透明的選擇優(yōu)質(zhì)供應商。

3.加強、執(zhí)行材料采購內(nèi)控制度。加強企業(yè)材料采購過程中的內(nèi)部控制，不但可規(guī)范企業(yè)的采購行為，防范采購過程中的差錯和舞弊，還能對相關部門的工作起到指導和制約的作用。沒有完善的內(nèi)控制度，在材料采購過程中，資金沒有預算，存在財務風險；采購價格隨意，存在人為左右采購價格的風險。從企業(yè)的角度出發(fā)，應設定好材料采購環(huán)節(jié)的審批制度，劃分計劃內(nèi)采購與計劃外采購的審批權限，嚴格按照內(nèi)控制度要求進行層層審批。項目總工程師應對其審批的采購有審查、監(jiān)督及領導責任，以確保材料質(zhì)量。對外進行招標時，嚴格執(zhí)行招、投標管理制度審核供應商資格，邀約至少3家但不超過5家供應商參加，引入競爭機制，保障材料采購的價格與質(zhì)量優(yōu)勢。企業(yè)通過制定有效的內(nèi)控制度，各業(yè)務執(zhí)行部門各司其職，從成本預算、責任人審批權限、招標規(guī)則等發(fā)面，約束和規(guī)范材料采購過程中的各種行為。

（二）材料采購成本控制方法

1.加強企業(yè)采購環(huán)節(jié)預算管理，引入激勵機制。預算是一種科學手段，在工程項目的實施中起到檢查和監(jiān)控采購費用的作用，有效的材料預算可實現(xiàn)資金合理配置的效果。在項目采購管理中，材料采購成本預算尤為重要，項目決策人可根據(jù)預算數(shù)據(jù)進行成本、效益分析，對成本進行管控和考核，從而建立完善、嚴格的成本控制系統(tǒng)。各職能部門根據(jù)項目節(jié)點修改采購計劃、申請，并調(diào)整預算數(shù)據(jù)，及時按照調(diào)整后的用量進行采購，通過項目前預算、項目中控制、項目后結算等財務手段管理和審核項目采購成本，從而達到控制成本的目的。根據(jù)項目中各節(jié)點的采購申請調(diào)整預算數(shù)據(jù)，對比原預算成本分析節(jié)約成本情況及指標，以此作為考核指標，對相關人員進行考核，獎懲分明，以此達到制約采購人員行為的目的，促使其站在企業(yè)的角度積極參與，達到降低人為成本的可能性。

2.施工過程中的材料成本管控。每個工程項目耗用沙石、水泥、鋼結構量不一致，且受環(huán)境、地理、設計等因素影響，用量不可控。特別是鋼結構切割后的廢料損耗大，購買價格遠高于處理價，如果這部分工作管理得當，將大量減少原材料的損耗，減少企業(yè)成本。

根據(jù)項目具體情況，可以有兩種解決方式用以選擇。①施工單位提供原材料，將材料損耗風險轉移。像鋼結構一類的材料可由施工方提供，只需達到業(yè)主方對規(guī)格型號的要求即可；同樣沙石、水泥等用量大的原材料，也直接外包給施工方，按預期損耗率考慮成本，這樣除了避免價格波動造成的成本變動外，也節(jié)約了材料的倉儲、管理成本用。但由于合同簽訂時，對于材料損耗的預估，一般是由項目部憑借的工作經(jīng)驗和各種規(guī)范進行預判，可能造成材料損耗率過高，使得采購成本較高。②安排專人管理原材料，配料供應。在施工過程中，安排專人對購入材料進行管理，根據(jù)施工方實際用料情況進行合理安排，將每份材料物盡其用，從根本上降低材料損耗。但由于砂石、水泥、鋼結構等材料耗用量大，需要增加企業(yè)倉儲和管理成本，從而使得施工成本增加。上訴兩種方式各有利弊，企業(yè)可結合自身情況和工程項目特點，對比成本數(shù)據(jù)，選擇較優(yōu)方案執(zhí)行。

3.掌握工程進度，爭取實現(xiàn)“零庫存”目標。要想實現(xiàn)“零庫存”目標，總包方需具備較強的組織、協(xié)調(diào)能力，把握工程建設階段各節(jié)點進度，處理項目實施過程中各種常規(guī)情況、突發(fā)狀況，盡可能在項目施工地完成原材料的出、入庫程序，爭取一步到位的完成搭建、安裝、調(diào)試工作，避免物流中轉、材料存儲環(huán)節(jié)，減少物流，倉儲、材料損耗、人工等成本。但實現(xiàn)“零庫存”目標難度較大，需要有周密的采購計劃，加強各方銜接，制定針對供應、物流等方面應急預案，更重要的是預留一定時間和風險金，用于降低突發(fā)事件產(chǎn)生的影響工程進度風險和增加采購成本的風險。

4.充分利用商業(yè)信用，變相降低采購成本。在與供應商談判時盡量延長付款期限或將付款方式約定為承兌支付。延遲付款可減少資金壓力，加強資金周轉；承兌支付可增強企業(yè)資信，節(jié)約財務開支。開具銀行承兌匯票不僅能提高企業(yè)在銀行的信用記錄，還能以延期支付的方式，讓企業(yè)本應立即支付的貨款享受6個月-1年（電子）的定期利息，減少財務費用。也能將應收票據(jù)背書轉讓，減少貨幣支出，通過財務手段合理分配企業(yè)貨幣資金，減少資金占用獲取更多資源。

綜上所述，加強工程建設項目中材料采購成本控制可使企業(yè)在鋼鐵行業(yè)大環(huán)境蕭條的前提下，降低合同執(zhí)行成本，增加企業(yè)的經(jīng)濟效益，大幅提高企業(yè)在困境下的生存能力。企業(yè)應當結合戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務特點，找到符合企業(yè)自身特點的調(diào)控方式，達到控制成本，增長收益的目的。

參考文獻

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