高校檔案管理信息化建設

尹丹丹

摘要：網絡技術的不斷發展與數字技術的整合促進了信息化時代的到來。信息化在社會的各個領域當中應用極為廣泛，而完善高校檔案信息化建設是推動社會信息化發展的必要途徑。由此可見，加強高校檔案信息化建設意義重大。本文中詳細闡述了高校檔案管理信息化建設的具體意義，同時也提出了高校檔案管理信息化建設的有效建議，希望能為提高高校檔案管理的效率及質量提供幫助.

關鍵詞：高校;檔案管理;信息化建設

引言：

檔案管理對高校的發展起到了積極的意義也是其中重要的部分之一。做好檔案管理工作，是促進高校各項管理工作順利開展的前提。隨著時代的不斷發展，高校檔案管理成為了人們逐漸關注的問題。在信息技術不斷發達的背景下檔案管理工作的地位也越來越高，高校檔案管理也逐步趨向于自己化管理，所以完善高校檔案管理信息化建設勢在必行。

一、高校檔案管理信息化建設的意義

（一）有助于推動高校各項事業的發展。

就當前高校檔案管理工作的現狀來講，與信息化檔案管理的實際要求還存在一定的差距。隨著信息化技術的提高與發展，使高校的各項業務都產生了很大的變化，高校管理部門的工作方式及職能也發生了很大的轉變。而檔案管理工作是高校管理工作當中最基礎的工作之一。加強高校檔案管理信息化建設對提高高校檔案管理的效率及質量有所助益，同時也對高校檔案管理工作為高校其他各項業務服務起到很大的推動作用。

（二）有利于和檔案世界的信息化建設接軌。

信息化的檔案管理已經成為了一種主流趨勢，在我國高校檔案管理的信息化建設過程中，與世界檔案管理接軌已經成為了潮流，從而能夠大力促進高校信息化水平的提高，促進高校整體信息化實力的提升。

（三）更好地推動信息化社會的發展。

信息技術的發展與提高對社會中的各個行業信息化建設都起到了很大的推動作用。信息時代的全面覆蓋，使高校檔案管理信息化建設能夠有效推動高校教育教學工作的開展，促進信息化社會的建設，其意義重大。

二、高校檔案管理信息化建設有效建議

（一）提高思想認識加快高校檔案管理信息化建設進程

要充分認識到對檔案管理信息化思想方面的提高，高校領導要切實認識到檔案管理信息化工作是高校信息化建設中的主要部分之一，對提高檔案資源的利用價值，促進檔案資源的交流共享都有著重要的意義。同時高校領導也要對檔案管理信息化建設的優勢及意義充分的理會，給予人力、物力、財力等方面的支持及保障，做好宣傳教育工作，積極引導各級部門對檔案管理信息化工作的正確認識及關注。

（二）建立統一的信息管理體系

首先，高校需要構建具有統一性的信息管理體系，不能只限于高校自身，也要與其他高校聯合實現信息互通、信息共享，打造出一個地區性或全國習慣的檔案數據庫，師生只要通過自己的獨立賬號就可隨時查閱所需的信息資源。其次，高校也要加快對檔案信息化管理人才的培養，不斷完善人才招聘制度，注重引入優秀人才，改變傳統的檔案管理理念及管理手段，充分調動檔案管理工作人員對工作的積極性。最后，高校檔案管理部門也要加強與其他單位的合作、溝通與交流，讓高校中的所有師生都能夠對檔案信息化建設的重要意義進行充分的了解，幫助他們樹立信息化意識，促進他們與各部門之間的溝通交流，從而有利于檔案資料收集工作的順利開展。

（三）加強網絡維護，確保信息安全

網絡的發展讓人們的生活變得更加的充實與美好，而信息化管理在檔案管理中的應用為其注入了新的活力，同時也為高校答案信息數據處理上的困難提供了很大的幫助，減輕了管理負擔及管理壓力，所以先進、成熟的管理系統是實現高校檔案管理的的關鍵性因素。但是隨著網絡技術的不斷提高與更新，它的一些弊端也逐漸暴露出來，由此檔案信息也存在了一定的安全隱患。所以為了避免這種現象的發生，學校需要定期對檔案管理系統進行檢查和更新，及時更換不適用的系統。聘用專家對確保信息數據的安全也是一種有效的方法，專家對于網絡安全管理有著立竿見影的管理方式，對系統維護更是十分的專業，能夠對網絡漏洞及時發現，及時處理，從而給予檔案信息數據的安全提供一定的保障，加強保密措施的建設。檔案管理工作人員不僅要熟練操作系統，還需要在此基礎上對系統進行日常的維護，避免一些故障的產生。此外，除了維護工作之外，檔案管理工作人員也要注重檔案信息數據的保密性，對任何人不得透露學校的檔案信息，確保自身的職業操守和職業素養，從而確保高效答案信息數據的安全性。

（四）做好檔案信息化人才建設

檔案信息化建設除了管理方法、設備、技術及思想觀念等方面的提升與優化，還需完善檔案管理模式及管理步驟。但是想要確保信息化建設的長遠性，真正實現檔案信息化建設，還需要具備一支綜合性、專業性的檔案管理人才隊伍，讓他們充分發揮自身的能力，對計算機系統進行開發與維護實行全面性的管理，同時還要提高管理人才的專業技能以及信息技術掌握的純熟度，這樣才能將檔案信息化建設的最大價值充分的發揮出來。除此之外，高校的答案管理人員也要對自身的工作理念及時的更新，提高自身的信息化思維能力，這樣才能擔當起檔案管理工作的實際職責，并且能夠全面的精通計算機技術以及信息化建設技術，不僅能夠拓展自身的知識領域，還能夠提高自身計算機專業知識、數據庫管理、信息化技術以及操作技能等方面的學習能力。這樣才能成為具備綜合素養較強的信息化檔案管理人才。同時，校方要對檔案管理人員的工作、生活給予更多的關懷，讓他們能夠全身心的投入到工作當中，真正達到信息化建設的良好效果

結束語：

總而言之，高校檔案管理信息化建設對高校的發展及教育的發展都起到了積極的作用，它也是時代發展的客觀要求。高校領導及相關部門要加強對檔案管理信息化建設的重視，促進高校檔案管理信息化建設的良性發展，提高投資力度，加強軟硬件設施的完善，健全檔案管理人才隊伍，加快實現高校檔案管理信息化建設的進程，實現高校檔案的服務價值。

參考文獻

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（作者單位：國防大學政治學院）