衛生系統檔案信息化管理和建設之管見

劉曉紅

[摘 要]現階段，隨著經濟的飛速發展，醫療事業也隨之發展起來。基于此，衛生系統檔案管理體系，作為醫療事業中的重要一環，也必須進行不斷完善。衛生系統檔案信息化，不僅能夠提高工作效率，還可以確保數據的準確性，便于部門工作。本文首先分析了醫療衛生檔案管理信息化的作用，進而分析了信息化管理與建設中存在的問題，最后提出了相應的解決措施，以期為相關工作者提供借鑒。

[關鍵詞]衛生系統；檔案管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.06.082

[中圖分類號]R197.2；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）06-0-02

隨著社會的不斷發展與進步，醫療體系改革不斷深入，當前的衛生系統檔案信息化管理工作已經跟不上時代發展的步伐，而且還存在諸多的問題，會使衛生系統檔案信息化管理發展受到一定的約束。基于此，衛生系統有必要對衛生系統檔案信息化管理工作中存在的問題進行全面分析，并有針對性地提出解決問題的對策，從而不斷提升檔案管理的效率。

1 衛生系統檔案管理信息化的作用

1.1 推動檔案管理現代化

檔案管理信息化能夠推動檔案管理現代化主要體現在以下幾個方面。第一，檔案管理信息化能夠大大提高檔案的利用率，還能減輕檔案管理者的勞動量，并且能使醫療衛生機構的檔案資源得到最佳配置與合理管理。第二，工作人員通過計算機就能查閱相關檔案信息，能夠有效提高工作效率，同時還能夠有效避免紙質檔案的損壞、遺失問題。第三，檔案信息化能夠為檔案配上聲音、圖像等，使檔案的展示更加形象、直觀，從而能夠為檔案調閱者提供更好的服務。

1.2 為管理者決策提供可靠保證

管理者在做決策前需要綜合分析醫療衛生機構的各項信息，只有保證信息的完整、可靠，才能制定出正確、合理的政策。檔案管理信息化為管理者決策提供可靠保證主要體現在以下兩個方面。第一，由于電子檔案可以在計算機上隨時查閱，而且信息齊全，一般不會出現信息錯誤和丟失的情況，從而能夠為管理者決策提供可靠保證。第二，檔案管理信息化能夠對各種檔案信息進行綜合分析，從而能夠為管理者決策提供可靠保證。

2 衛生系統檔案管理信息化建設中存在的問題

檔案是衛生系統的重要基礎性信息資源，是國家信息資源不可缺少的重要組成部分。因此，我國必須加快檔案信息化建設的進程，積極開發檔案信息資源，促進檔案信息化建設。但是，在衛生系統檔案信息化管理和建設的過程中，還存在很多問題。

2.1 工作的繁雜性

工作的繁雜性在衛生系統檔案管理中普遍存在。在衛生系統中，檔案綜合管理部門作為信息管理的綜合部門，不僅要管理文案工作，還要延伸到很多部門，如人力資源部門、科研部門、設備管理部門和財務管理部門等。現階段，雖然醫療衛生單位已經逐步實現了檔案信息化管理，但檔案信息涉及的內容種類繁多，有文案、財務、設備、人力資源和科學研究等相關內容，仍然需要很大的工作量。由此可見，檔案信息化管理建設工作具有一定的繁雜性，需要進一步深化。

2.2 檔信息化管理缺乏優秀人才

專業人才可以運用所學的專業知識與相關的計算機知識和網絡安全管理知識，采用先進的信息化管理方法，來解決系統檔案管理中信息存儲容量大、種類復雜、信息兼容性差等難題。因此高素質、綜合性的專業人才是促進衛生系統檔案信息化管理工作有效實施的基礎保障。但是，當前的醫療衛生機構嚴重缺乏此類人才，導致醫療衛生單位檔案信息化管理工作停滯不前，從而制約了檔案管理信息化的持續性發展。

2.3 技術支持不全面

目前，衛生系統檔案信息化管理離不開計算機網絡技術的支持與保障。但是，當前的衛生系統檔案信息化管理工作中卻存在技術支持不全面的問題，其主要表現在以下兩個方面。第一，目前，衛生系統的檔案管理系統采用的技術大多是一些過時的技術和一些已經被淘汰的技術，甚至有些技術還存在安全隱患，極易造成檔案信息丟失。第二，在當前的醫療衛生事業中，檔案信息管理建設還處于基礎階段，由于起步較晚，即使引進了一些先進技術，但是會使用該技術的人員并不多，從而導致先進的技術不能得到充分利用。。

2.4 規范體系不健全

一般來講，對于衛生系統檔案信息管理工作而言，標準與規范的基礎工作是促進管理工作正常開展的前提保障。但是，在當前的衛生系統檔案信息管理工作中，由于受規范體系不健全影響，會出現檔案資料質量低、各類檔案的著錄細則兼容性差、自動化形同虛設、軟件移植性差、業務基礎工作缺少統一的規范與標準等問題。這些都會嚴重約束衛生系統檔案的信息化建設。

3 推進衛生系統檔案管理信息化建設的措施

3.1 建立統一規范的標準化管理體系

在當前衛生系統檔案管理工作中，要想及時解決存在的問題，衛生系統就必須對當前的管理體系進行全面改革，實現檔案管理與現代信息技術的緊密結合，建立一個統一規范的標準化管理體系，促進衛生系統檔案管理信息化工作的有效實施與發展。在衛生系統信息化管理工作中，工作人員要對檔案進行標準化、規范化、統一化的系統管理，將紙質檔案轉化為電子檔案，并進行有效的分類管理與保存，以此來促進衛生系統檔案管理更有邏輯性與專業性，促進衛生系統檔案資料充分發揮自身的價值。

3.2 培養檔案管理專業人才

目前，衛生系統檔案信息化建設需要大量的高素質、專業性、綜合性的人才。由于醫療衛生機構檔案管理工作比較復雜，再加上現代信息技術在檔案管理工作中的應用，對檔案管理人員的專業水平提出了更高的要求。因此，在實際的檔案管理工作中，衛生系統要引進一批專業的檔案管理人才，且他們必須要熟悉掌握各部門的檔案管理條例、職能分類，具有一定的計算機專業知識與醫學專業知識基礎，以此來打造一支專業性強的管理團隊，更好地為群眾進行服務。同時，衛生系統要對檔案管理人員進行定期培訓，不斷強化他們的專業知識與技能，使其能夠跟上時代變革的腳步，與時俱進。

3.3 加快檔案信息化基礎設施和應用系統建設

在檔案信息化建設中，最主要的就是要實現各單位檔案室計算機與網絡系統的普及應用，從而不斷加快檔案信息化基礎設施和應用系統建設。第一，我國要在全國范圍內建立衛生醫療檔案信息網絡，并利用政務網對其進行輔助，來建立市與縣級檔案網絡之間的聯系。第二，對檔案管理軟件進行規范與統一，從而可以有效保障檔案數字信息數據的規范、標準、統一與長期使用性。第三，加強電子文件歸檔管理，積極推進傳統載體檔案數字化建設。在當前實際的檔案信息化建設中，衛生系統必須引進先進的辦公設施和網絡技術，實現衛生系統檔案管理的信息化，最大化地發揮現代技術在檔案管理中的作用，不斷提高檔案管理的信息化水平，以此來實現衛生系統檔案管理工作的可持續發展。

3.4 完善衛生系統信息化建設的安全措施

衛生系統可以從以下幾方方面完善衛生系統信息化建設的安全措施。第一，在出現隱患萌芽時，工作人員一定要科學地評估危險的大小，并重點保護這些有隱患的檔案信息。第二，工作人員要評估檔案數據的安全性，給檔案劃分相應的安全等級，并從實際情況找出相應的解決辦法，最終制訂一套切實可行的安全方案。第三，衛生系統要利用用戶信息認證、電子加密、防火墻等先進的技術保護檔案信息管理系統的安全。這些技術中，防火墻的效果最好，它能夠有效避免計算機訪問危險網站，減少中病毒的概率。當然，電子加密技術也是確保檔案信息安全的重要方式，具體的加密方式有兩種：一是收到數據后加密儲存，二是加密后再傳送。第四，在衛生系統檔案信息化管理中，系統要對相關人員的登錄信息進行驗證，可以在一定程度上保障衛生檔案信息管理系統的安全。

4 結 語

當前，衛生系統檔案管理信息化建設還處于初級發展階段，要想實現信息化系統的全面完善與健全，還需要很多努力。為了保證檔案管理信息化建設工作能夠順利開展，衛生系統應該加強衛生檔案系統管理，采取逐漸完善的原則，建立健全檔案管理制度，并結合工作中的新情況、新問題和新特征，及時對各項規章制度進行調整和完善。現如今，對于衛生系統來說，檔案信息化管理是醫療事業中不可缺少的重要環節，是一個循序漸進的過程，同時也是醫療事業發展的基礎，需要不斷地摸索與完善。

主要參考文獻

[1]張海濤.談醫院檔案的信息化管理[J].黑龍江檔案，2013（6）.

[2]賴慶梅.云時代醫院檔案信息化建設面臨的挑戰[J].中國檔案，2013（9）.

[3]張靜，劉曉丹，彭宇閣，等.城市社區衛生服務中心電子健康檔案信息化管理現狀調查[J].護理研究，2011（17）.

[4]鄒立君.醫療衛生機構檔案管理的信息化建設[J].時代金融，2016（3）.

[5]陳愛萍.衛生系統檔案信息化建設管理中存在的問題及完善措施[J].辦公室業務，2013（3）.

[6]朱允彤.湖南省高速公路建設項目檔案信息化管理問題與對策研究[D].長沙：湖南大學，2016.

[7]張嘉偉.論“互聯網+”背景下的三甲醫院人事檔案信息化管理[J].山西檔案，2016（3）.

[8]宋守君.工程檔案信息化管理系統的功能與對策研究——以山東建筑大學為例[J].山東建筑大學學報，2014（4）.

[9]張緒武.檔案信息化管理的必要性以及提升檔案信息化管理水平的策略[J].辦公室業務，2013（15）.

[10]陳桂龍，黎林峰.信息技術引領城建檔案現代化——第七屆中國智慧城市大會城建檔案信息化管理與發展論壇紀實[J].中國建設信息，2012（21）.

[11]羅敏.城建檔案信息化管理的探討——撫順市城建檔案信息管理系統的設計[J].城建檔案，2009（4）.